La gestión de control interno garantiza la eficiencia operativa, protege los activos del negocio y ayuda a ahorrar costos.
En este artículo vamos a contarte en qué consiste, cuáles son sus principales objetivos, qué beneficios aporta y cómo implementarla en tu emprendimiento. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la gestión de control interno?
Un sistema de control interno es una red de seguridad establecida por la empresa para monitorear sus actividades y evaluar las posibles situaciones de riesgo.
Está integrada por un conjunto de políticas, reglas y procedimientos, que se encargan de resguardar las operaciones y certificar que estas se lleven adelante de una forma ética y eficiente, y cumplan con la normativa vigente.
Si bien es una responsabilidad que envuelve a toda la organización, la gestión de control interno suele estar a cargo de un área específica que responde directamente la gerencia general o se delega a auditores externos.
La misma se aplica a las tareas más sensibles y estratégicas del negocio, como la organización de las finanzas, el armado de los presupuestos, la optimización de los procesos, el manejo de los recursos humanos, la contratación de los proveedores y la gestión de compras.
Entre otros beneficios, su implementación ayuda a mitigar los riesgos operativos, los errores legales y técnicos, los fraudes internos y la fuga de información sensible.
Bases de un sistema de control interno
La gestión de control interno sustenta su accionar en 5 principios. Ellos son:
La autorregulación
El sistema genera sus propias políticas, procedimientos y códigos de conducta, los cuales le permiten coordinar sus acciones de una forma efectiva y transparente.
Además, establece su estructura de funcionamiento y designa objetivos y obligaciones para garantizar sus resultados.
Las responsabilidades divididas
Esto implica que los controles, las auditorias y las competencias para autorizar transacciones están segregadas en varias actividades, cargos y funciones.
De esta manera, al no recaer en una sola persona, se optimiza el monitoreo y disminuyen las posibilidades de actos fraudulentos.
El compromiso de todos los trabajadores
Cada uno de los integrantes de la organización debe asumir su responsabilidad en las labores que le fueron asignadas y comprometerse a realizarlas de una manera ética y profesional. A su vez, estos tienen que ser capaces de tomar sus propias decisiones y regular su conducta.
El autocontrol
El sistema debe monitorear y evaluar las operaciones y su propio trabajo, en un marco de total transparencia. También tiene que contar con la potestad de mejorar los procesos, identificar las desviaciones y aplicar medidas correctivas.
La relación costo beneficio
El funcionamiento del sistema tiene que generar valor, tanto para la empresa como para los clientes. De esta manera, el costo de la gestión de control interno nunca puede ser mayor a los beneficios generados por las operaciones que verifica.
Ventajas de una gestión de control interno
La implementación de un sistema de control interno ofrece muchos beneficios para una compañía. Entre los principales se encuentran:
- Disminuye los errores, las tareas duplicadas, los fraudes y las situaciones de crisis.
- Genera que las operaciones se mantengan eficientes, confiables y estables en el tiempo.
- Impulsa la mejora continua y ayuda a estandarizar procesos, lo que redunda en productos de mayor calidad y clientes más satisfechos.
- Al aportar información valiosa sobre el negocio, simplifica la planificación estratégica y la toma de decisiones.
- Facilita el cumplimiento de las leyes vigentes.
- Favorece el desempeño y aumenta el grado de responsabilidad de los empleados.
- Ayuda a reducir costos y optimiza la rentabilidad, al permitir un mayor aprovechamiento de los recursos.
- Resguarda los estados contables, los datos operativos y los activos de la compañía de usos indebidos, daños o robos.
- Genera una mayor confianza en inversores, accionistas y clientes.
Por otro lado, un sistema de control interno garantiza el acceso a información confiable, promueve la transparencia financiera y protege la reputación de la compañía.
Sin embargo, esta herramienta también tiene algunas desventajas, como el aumento de las tareas administrativas relacionadas con la carga de los datos y los costos derivados de monitorear los procesos.
¿Cómo llevar a cabo la gestión de control interno?
Para implementar un sistema de control interno en tu emprendimiento, seguí estos pasos:
Generá un ambiente de control adecuado
El ambiente de control representa el marco cultural de la empresa, sobre el cual se sustenta el sistema y su ética de trabajo. En su generación juega un papel clave la alta dirección, que debe transmitir su visión de negocio e invertir en la capacitación de sus empleados.
Se considera que un ambiente de control es adecuado cuando promueve el profesionalismo y la integridad de sus miembros, quienes comprenden la importancia de monitorear las operaciones y desempeñar sus funciones con rectitud.
Para ello, es necesario establecer una estructura organizativa efectiva, que asigne responsabilidades y trabaje para reclutar y retener a colaboradores honrados y competentes.
Evalúa los riesgos
El sistema de control interno necesita conocer los riesgos a los que se enfrenta. Por eso, hay que investigar e identificar las posibles situaciones de crisis a las que está expuesta la compañía, las cuales pueden dañar su reputación, credibilidad y operatividad.
Una vez detectadas las áreas y procesos potencialmente problemáticos, hay que fijar prioridades y tomar acciones preventivas y correctivas.
Implementá actividades de control
La gestión de control interno requiere de normas y políticas claras que garanticen un monitoreo adecuado de las operaciones y el cumplimiento de los objetivos fijados.
Estas actividades pueden incluir desde la creación de manuales de procedimiento y la adopción de medidas de seguridad, hasta la distribución eficaz de los recursos y la supervisión sistemática de los procesos.
Algunas acciones que se pueden poner en práctica son:
- La creación de un comité de ética para resolver asuntos delicados.
- La generación de diferentes mecanismos de control para la aprobación de los contratos y la autorización de las transacciones económicas.
- La división de funciones, para evitar que las responsabilidades caigan en una sola persona.
- La protección de los activos físicos a través de cerraduras reforzadas, un circuito de cámaras o cajas fuertes para guardar el efectivo.
- El recuento periódico del inventario físico, para constatar que no haya diferencias con las cantidades cargadas en los sistemas.
- La incorporación de nueva tecnología que automatice los procesos y facilite el monitoreo.
- La implantación de controles de acceso a los sistemas y a las instalaciones de la empresa, mediante contraseñas y otras autenticaciones.
Informá a tus empleados
Para que sea efectivo, el sistema de control interno requiere de una comunicación interna adecuada, que informe de manera clara y eficiente a los miembros de la organización sobre sus alcances y objetivos.
De esta manera, se garantiza de cada uno de ellos entienda sus funciones y responsabilidades, los planes de negocio y los mecanismos de control implementados.
Por otro lado, la comunicación debe promover el sentido de pertenencia, fomentar el diálogo entre los compañeros y motivarlos para que realicen sus tareas con una mayor eficacia.
Supervisá el sistema
Por último, la gestión de control interno debe ser monitoreada de manera permanente y realizar las modificaciones necesarias para garantizar su éxito.
Entre otras tareas, esto implica la revisión periódica de sus normas y procedimientos, la actualización de los esquemas de evaluación y vigilancia, y la identificación de oportunidades de mejora en las que trabajar.
La frecuencia en que se realicen de estas supervisiones dependerá del éxito de los procesos implementados y de los riesgos detectados en los análisis.
Beneficios de sumar un software para la gestión de control interno
Muchos sistemas de control interno utilizan programas básicos o realizan monitoreos manuales de sus operaciones. Sin embargo, a medida que los procesos se vuelven cada vez más complejos, estos pierden su eficacia y demandan de mucho tiempo, además de incrementar las posibilidades de errores humanos.
Toda esta tarea se puede agilizar con la incorporación de un software de gestión empresarial, el cual permite llevar un registro ordenado de todas las actividades que se desarrollan en la compañía y consultar los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Estas soluciones simplifican el control de las operaciones, la gestión de los riesgos y la evaluación de los resultados obtenidos, además de garantizar el acceso a información confiable.
Xubio, por ejemplo, ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, liquidación de sueldos, manejo del inventario y reportes de ventas y datos financieros.
Su uso también facilita el cumplimiento de las regulaciones y las obligaciones fiscales, al incorporar herramientas integradas con la normativa vigente.
En conclusión
La gestión de control interno es clave para mejorar la eficiencia de las operaciones, maximizar el uso de los recursos y evitar las situaciones fraudulentas. Además, ayuda a detectar las posibles situaciones de riesgo y proteger los activos del negocio.
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