La facturación electrónica automática es indispensable para cumplir con las obligaciones fiscales y llevar adelante la contabilidad de una compañía.
Si bien en Argentina puede realizarse en forma gratuita desde el sitio web de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), hay sistemas de gestión que simplifican esta tarea y facilitan su control.
En este artículo vamos a contarte cómo emitir tus comprobantes de una forma rápida, segura y sencilla. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la facturación electrónica?
La factura electrónica es un documento que certifica la entrega de un bien o la prestación de un servicio por parte de un particular o empresa a un proveedor o cliente.
Cumple la misma función que la antigua factura de papel y tiene efectos legales similares. Solo se diferencia en su formato, que en este caso es digital, ya que se emite y recibe desde una plataforma virtual.
En la actualidad la facturación electrónica es una obligación fiscal establecida por la ley vigente. El modelo de papel también puede entregarse, pero solo vale como un respaldo de la información.
En resumen, el formato digital sirve para validar y registrar una transacción comercial, incluirla en el marco legal del país y que ambas partes –vendedor y comprador– cumplan con sus obligaciones fiscales.
¿Quiénes deben emitir facturas electrónicas en Argentina?
Según la normativa de la AFIP, deben emitir factura electrónica o utilizar controladores fiscales los:
- Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado.
- Exentos en el Impuesto al Valor Agregado.
- Monotributistas.
- Quienes desarrollen alguna de las actividades comprendidas en el anexo de la Resolución General N° 3749/2015.
- Exportadores, por la Resolución General Nº 2758/2010.
- Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la Resolución General Nº 3411/2012.
Cuando el receptor de la factura electrónica es un consumidor final, en la misma deben incluirse los siguientes datos:
- Apellido y nombre.
- Domicilio.
- CUIT / CUIL / CDI, en su caso, número de documento de identidad (LE, LC, DNI o, en el supuesto de extranjeros, Pasaporte o CI).
Los que no cumplan con estas disposiciones legales pueden ser multados.
Beneficios de la facturación electrónica automática
La facturación electrónica automátizada ofrece muchas ventajas. Entre las principales se destacan:
- Disminuye los costos: por este medio se evitan los gastos en papel, impresión, traslados y almacenamiento de los documentos.
- Facilita la operatoria: la emisión de los comprobantes se puede realizar en cualquier momento y lugar, a través de cualquier dispositivo conectado a internet.
- Ahorra tiempo: cuando se utiliza un sistema de gestión para empresas, la carga de los datos y el envío de las facturas es más veloz.
- Mejora la eficiencia: la entrega a través de soportes electrónicos es inmediata, lo que agiliza los procesos de cobro y el trabajo administrativo.
- Aumenta la seguridad:por esta vía hay menos posibilidades de falsificaciones, extravíos de documentos y errores en la carga de la información.
- Favorece el cuidado del medio ambiente: al no utilizar papel, se contribuye con la visión de un emprendimiento sustentable.
Por otro lado, la utilización de un software de contabilidad para la emisión de las facturas electrónicas permite contar con toda la información financiera y económica de la empresa en un solo lugar. Esto facilita el control, la gestión y el análisis de los datos, la presentación de los impuestos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
¿Cómo se realiza una factura electrónica?
La facturación electrónica automática se puede realizar directamente desde la web de la AFIP. Sin embargo, este proceso es más complejo y menos escalable.
Para hacerlo es necesario contar con CUIT, CUIL o CDI, clave fiscal habilitada con nivel 3 de seguridad y los servicios “Comprobantes en línea” y “Administración de puntos de ventas y domicilios” incorporados. De lo contrario, hay que darlos de alta.
Una vez que esté todo listo, seguí los siguientes pasos:
- Entrá a la página de la AFIP con tu clave fiscal.
- Seleccioná la opción “Comprobantes en línea”.
- Elegí la empresa a representar.
- En la próxima pantalla, escogé la opción “Datos Adicionales del Comprobante” dentro de los ítems desplegados.
- Completá los datos requeridos y presioná “Guardar”.
- Seleccioná la opción “Generar comprobantes”, desplegá las opciones de “Puntos de venta a utilizar” y “Tipo de Comprobante” y elegí las correspondientes.
- Completá los “Datos de emisión” y hacé clic en “continuar”.
- Completá los datos del receptor de la factura y hace clic en “continuar”
- Completá los datos sobre la operación y volvé a oprimir el botón.
- Visualizá el resumen de los datos y, si está todo ok, confirmá el proceso.
Una vez terminado, el comprobante de la factura electrónica se genera por triplicado y se puede visualizar en cualquier momento desde la opción “Consultas”.
¿Cómo facilitar la facturación electrónica automatizada?
Como pudimos ver, la página de la AFIP permite la realización gratuita de los comprobantes, pero requiere de cierto tiempo y paciencia. Esto sin contar los casos en que la página se traba o directamente se cae y deja de estar disponible por un tiempo.
Para facilitar la facturación electrónica automatizada, lo mejor es utilizar un sistema de facturación online como Xubio, que además ofrece servicios de contabilidad en línea, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, control del stock de mercaderías y reportes de datos financieros.
Esta plataforma hoy es utilizada por más de 50.000 pequeñas y medianas empresas y estudios contables de América Latina y cuenta con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse de forma rápiday sencilla sobre su manejo.
Con su uso, no es necesario ingresar a la página de la AFIP, ya que la facturación electrónica se realiza toda desde el sistema, trabajando en la nube y sin tener que descargar programas.
Además, Xubio tiene la ventaja de que guarda la información de los clientes y toda la operación se lleva adelante con unos pocos clics. También ofrece seguridad garantizada, gracias al uso de certificados digitales SSL.
Por otro lado, la plataforma permite anular facturas electrónicas sin costo alguno, una opción que no está disponible en la web de la AFIP. En el caso de algún error, esta última solo deja realizar una nota de débito o crédito, según corresponda.
En definitiva, con el uso de esta solución el proceso se agiliza y se gana tiempo valioso, que puede destinarse a tareas propias del negocio.
¿Cómo emitir facturas electrónicas con Xubio?
Los comprobantes de ventas emitidos por Xubio cumplen con todos los requisitos de la AFIP. Desde allí es posible crear facturas A, B, C y E para monotributistas, responsables inscriptos y sociedades, por medio de una interfaz diseñada para ser utilizada sin conocimiento previo. Esta es muy intuitiva y amigable, incluso para los que no tienen ninguna experiencia en contabilidad.
Para iniciar el proceso primero hay que ingresar los datos fiscales del usuario y habilitar a la plataforma ante la AFIP. A continuación, para crear una nueva factura electrónica, seguí estos pasos:
- Seleccioná “Ventas” en el menú superior y presioná el signo “+” a la derecha de “Comprobantes de venta”.
- Ingresá el nombre del cliente o elegilo del menú. Si se trata de uno nuevo, escribí su nombre y presioná “crear cliente”.
- Indicá el “Punto de venta” asignado y seleccioná el tipo de “Comprobante”. Xubio generará automáticamente la letra de la factura, de acuerdo a la condición fiscal asignada para el cliente en el momento de su creación. A su vez, su número será correlativo al último generado.
- Ingresá la “fecha” del comprobante, la “condición de pago” –contado o cuenta corriente-, el “vencimiento del cobro”, el “producto o servicio”, la “cantidad”, el “precio” y si otorgaste algún descuento. El IVA se calcula automáticamente.
- Por último, presioná “Guardar”.
Una vez terminado el proceso, Xubio presenta la factura electrónica a la AFIP y la envía a los clientes con un solo clic. Además, permite agregar el logo de la empresa y analizar y rastrear información en tiempo real.
Desde la plataforma también es posible facturar las ventas de Mercado Libre, Mercado Pago y Tiendanube, respaldar los datos descargando copias en formato PDF e importar comprobantes previos directamente desde la AFIP.
Xubio ofrece distintos tipos de planes para emprendedores, empresas y contadores, con una prueba gratuita de 14 días para cada uno de ellos. Estos no tienen cargos extras por licencias, actualizaciones o mantenimientos, y no exigen un período mínimo de permanencia.
También hay planes sin costo, que permiten realizar hasta 10 facturas electrónicas gratis por mes.
En conclusión
Si bien es posible realizar la facturación electrónica automática desde la web de la AFIP, los sistemas de gestión facilitan esta tarea, ayudan a ganar tiempo y optimizan la operatoria. Además, incorporan otros beneficios adicionales, como el control y el análisis de todos los datos desde un solo lugar.
Si te gustó este artículo, te invitamos a calificarlo y a compartirlo en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión para tu emprendimiento, te recomendamos ingresar al sitio web de Xubio y conocer todo lo que tenemos para ofrecerte.
