¿Qué es una factura proforma? ¿Para qué se utiliza? ¿Cuáles son las diferencias entre una factura proforma y una factura comercial? ¿Cómo hacer una factura proforma? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo!
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento respaldatorio de comercialización de bienes o servicios pero que no tiene validez fiscal ni contable. Es el borrador que se utiliza para tener una visión general de lo que va a ser la factura final que se enviará al cliente por la venta de un bien o la prestación de un servicio.
En general, eEste instrumento se utiliza cuando se aprueba una cotización y de forma posterior se realiza una oferta comercial formal con una factura proforma. Es decir que es el paso siguiente que da el vendedor para poder cerrar una posible operación comercial.
Este tipo de facturas se utiliza en mayor medida en las operaciones de comercio exterior o de importación de bienes y servicios.
¿Para qué se utiliza una factura proforma?
Como mencionamos anteriormente la factura proforma se emite de forma posterior a la aceptación de una cotización o presupuesto siendo el paso previo para el vendedor para poder cerrar una operación comercial.
Este tipo de instrumentos se emplean habitualmente en los siguientes casos:
- La factura proforma se utiliza en operaciones comerciales internacionales para poder mostrar el valor de una operación a modo de ofrecimiento de venta. A su vez para los importadores es un documento comercial útil para adelantar trámites aduaneros como calcular el impuesto por derechos de importación, la posición arancelaria de los productos y demás costos impositivos que incluye una operación de comercio exterior.
- Otra forma de utilización es emitir las facturas proformas para que el cliente pueda documentar los productos o servicios que necesite y al llegar a un acuerdo comercial entre las partes para convertir esa factura proforma rápidamente en una factura comercial.
- Se pueden utilizar como documentos de respaldo ante una financiación por parte del estado o inversión pública mostrando en la factura el compromiso de inversión a realizar.
¿Qué información contiene la factura proforma?
Estéticamente se parece, en el contenido, a una factura corriente. Lo habitual es añadir la siguiente información a las facturas proformas:
- Fecha de emisión.
- Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección…
- Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección…
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario…
- Base imponible.
- Cuota de IVA.
- Precio total.
¿Cuáles son las diferencias entre una factura proforma y una factura comercial?
A continuación, te vamos a contar cuáles son las principales diferencias entre las facturas proformas y facturas comerciales.
La principal diferencia entre ambas, es que la factura proforma es un documento previo a la emisión de la factura comercial y no tiene validez legal, contable ni impositiva. En cambio, la factura comercial es un documento definitivo por la compraventa de un bien o la prestación de un servicio que no se puede modificar y tiene validez legal, contable e impositiva.
En términos de comercio exterior, la factura proforma será la que emite el exportador para que el comprador del exterior pueda tener toda la información necesaria de la mercadería que va a recibir detallando cantidades, bultos con el fin de calcular los impuestos aduaneros. A diferencia, la factura comercial se emite por medio de la página de la AFIP y es comprobante de respaldo que necesitará tener un pago como contraprestación. Además, tiene más detalles que las facturas proformas.
En el siguiente link te dejamos información desde nuestra web de Xubio sobre las facturas “E” de exportación.
Otro aspecto importante, es que la facturas proformas no llevan numeración fiscal ya que no tienen validez y las facturas comerciales tienen que tener su numeración fiscal de forma obligatoria.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Las facturas proformas, notas de pedido, órdenes de trabajo, presupuestos y/o documentos similares, deben estar identificadas con la letra «X» y con la leyenda que diga “Documento no válido como factura”
En caso de poseer controladores fiscales homologados de última generación, estos equipamientos permiten la emisión de “Documentos fiscales no homologados”, pudiendo los contribuyentes o responsables adecuarlos a sus necesidades operativas, como en el caso de «facturas proforma».
A continuación, les enumeramos los elementos que tienen que estar presentes en la confección de una factura proforma:
- Título: el documento tiene que tener un título visible y grande que diga que es una factura proforma.
- Fecha de factura: detallar la fecha en la que la factura fue creada.
- Datos del emisor: se deben volcar todos los datos del emisor de la factura donde se deberá detallar, nombre, dirección, tipo de operación si es (FOB o CIF)
- Datos del receptor: se deben volcar todos los datos del receptor de la factura donde se deberá detallar, nombre, dirección, tipo de operación si es (FOB o CIF)
- Descripción de los servicios o productos que vendes: así como la cantidad y el precio unitario y total.
- Base imponible: suma el importe de los productos.
- Importe de IVA y retenciones a aplicar.
- Total de la factura
- Firma o sello de responsables de la operación comercial.
En conclusión
Como vimos a lo largo del artículo, saber que es una factura proforma, cuáles son sus características y cuál es su utilidad dentro de la vida comercial. Este tipo de facturas son utilizadas mayormente en ámbitos de comercio internacional o exterior y deben ser conocidas por todos los actores que intervienen en la operación comercial.
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¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento respaldatorio de comercialización de bienes o servicios pero que no tiene validez fiscal ni contable.
¿Para qué sirve una factura proforma?
1- La factura proforma se utiliza en operaciones comerciales internacionales para poder mostrar el valor de una operación a modo de ofrecimiento de venta.
2- Para que el cliente pueda documentar los productos o servicios que necesite y al llegar a un acuerdo comercial entre las partes para convertir esa factura proforma rápidamente en una factura comercial.
3- Se pueden utilizar como documentos de respaldo ante una financiación por parte del estado o inversión pública mostrando en la factura el compromiso de inversión a realizar.
¿Qué información contiene la factura proforma?
- Fecha de emisión
- Identificación del proveedor: nombre comercial, CIF, dirección
- Identificación del destinatario: nombre comercial, CIF, dirección
- Descripción de la operación: concepto, cantidad, precio unitario
- Base imponible
- Cuota de IVA
- Precio total
