En este artículo te vamos a contar todo sobre la factura electrónica: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿En qué se diferencia con un controlador fiscal? ¿Quién la emite? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Cómo se realiza? ¿Por qué emitir facturas electrónicas desde un sistema de gestión? En este artículo te respondemos estas preguntas y muchas más. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es una factura electrónica y para qué sirve?
Que la tecnología ha modificado la forma de trabajar no es novedad. La transformación digital ya es un hecho y eso es palpable en el día a día. Actualmente, muchos trabajadores y emprendedores utilizan alguna herramienta en la nube para para gestionar su negocio y muchos otros las están sumando para simplificar ciertos procesos como, por ejemplo, la emisión de la factura electrónica que, en muchos países ya es obligatorio emitirla.
Pero, ¿qué es una factura electrónica? La factura electrónica es el comprobante de la entrega de bienes o prestación de servicios por parte de una empresa o un particular a sus clientes o proveedores. Esta tiene los mismos efectos legales que la clásica factura en papel. De hecho, cuenta exactamente con los mismos datos sobre la transacción comercial entre las dos partes.
El principal cambio que introduce la factura electrónica es su formato, que es digital. Es decir, ya no es necesario escribir a mano cada dato y ya no se utiliza el papel. De hecho, en este punto radica una de sus mayores ventajas.
Al igual que la boleta en papel, la factura electrónica es indispensable para llevar adelante la contabilidad de cualquier empresa y cumplir con las obligaciones fiscales que establece la legislación vigente.
Con ella, el objetivo de la ARCA no es únicamente el ahorro de papel, sino también conocer en tiempo real, la facturación de todos los contribuyentes.
¿Quiénes deben emitir la boleta electrónica en Argentina?
En Argentina la factura electrónica es obligatoria desde el 2015 para:
- Inscriptos en el Impuesto al Valor Agregado.
- Exentos en el Impuesto al Valor Agregado.
- Monotributistas.
- Quienes desarrollen alguna de las actividades comprendidas en el anexo de la Resolución General N° 3749/2015.
- Exportadores, por la Resolución General N º 2758/2010.
- Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la Resolución General Nº 3411/2012.
Deben emitir obligatoriamente facturas electrónicas:
- Quienes desarrollen alguna de las actividades comprendidas en el anexo de la Resolución General N° 3749/2015.
- Exportadores, por la Resolución General N º 2758/2010.
- Comercializadores de bienes usados no registrables, enmarcados en la Resolución General Nº 3411/2012.
¿Qué pasa si alguien no emite la factura electrónica de AFIP?
En abril de 2019, las categorías pertinentes (A,B,C,D y E) tienen la obligatoriedad de emitir una boleta electrónica. El modelo de factura en papel puede emitirse, pero únicamente es considerado como un respaldo de información. Por lo tanto, aquellos que no cumplan con esta disposición pueden ser multados.
Tipos de facturas electrónicas en Argentina
En Argentina existen diferentes tipos de facturas electrónicas, entre ellas encontramos:
Factura A: La factura A es la que emite un responsable inscripto a otro responsable inscripto. Su característica principal es que tiene el IVA discriminado.
Factura B: se emite de un responsable inscripto a los consumidores finales. Contiene IVA, pero no está discriminado.
Factura C: la emiten los monotributistas o sujetos exentos en el IVA al público en general sin que influya su condición fiscal.
Factura A con leyenda: este tipo de comprobante reemplazó a la factura M. Se emite de responsable inscripto a responsable inscripto como la factura A. La diferencia es que la persona que reciba una factura A con leyenda va a actuar como agente de retención de IVA y del impuesto a las ganancias.
Factura T: las facturas T son emitidas por hoteles y servicios de alojamiento a turistas extranjeros.
Factura E: es aquella que emite un exportador (ya sea responsable inscripto o monotribustista) a un sujeto del exterior. La suelen utilizar aquellas personas que realizan trabajos para personas o empresas en el extranjero.
Si querés conocer más sobre los tipos de facturas electrónicas, te invitamos a leer este artículo.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
Existen dos maneras de emitir una factura electrónica: desde la página de ARCA y desde un sistema de gestión como Xubio. A continuación te contamos cómo se hace en cada uno.
Facturación electrónica desde ARCA
Lo primero que tenés que hacer es ingresar a la página de la ARCA con tu clave fiscal de nivel 3 o superior.
El sistema va a desplegar la lista de servicios que tenés habilitados. Seleccioná Comprobantes en línea y hacé clic en la opción que te corresponde.
Luego, se desplegará la pantalla del Régimen de Comprobantes en línea. Acá tenés que seleccionar la opción Datos Adicionales del Comprobante, completar tus datos y guardar.
El siguiente paso es seleccionar ABM Puntos de Ventas. Habilitá el punto de venta donde vas a emitir comprobantes electrónicos y el tipo de comprobante que vas a usar. Luego, presioná el botón Continuar.
En la misma pantalla, elegí Generar Comprobantes. Completá los datos de emisión: fecha, concepto y, de ser necesario, moneda extranjera. Una vez hecho esto, hacé clic en el botón Continuar.
El sistema te va a pedir los datos del receptor de la factura electrónica y las condiciones de venta. Completá la información y nuevamente hacé clic en el botón Continuar.
Por último, completá los datos sobre la operación y volvé a oprimir el botón Continuar.
El sistema te permitirá visualizar y posteriormente imprimir la factura por triplicado.
¿Cómo emitir una factura electrónica desde un facturador en línea?
Como mencionamos anteriormente, hay una manera mucho más fácil y rápida de emitir una factura electrónica y es desde un sistema de gestión. A continuación, te mostramos cómo se hace desde Xubio.
Lo primero que debés hacer es configurar tu punto de venta. Para esto debés ir a Configuración > Mis Facturas. Luego, hacé clic en «Nuevo punto de venta».
En el paso siguiente, completá con los datos correspondientes. Es importante que tildes la opción «Facturas electrónicas con Xubio» y que también el número de punto de venta coincida con el de ARCA.
Una vez creado el punto de venta, debés dirigirte a Ventas >Comprobantes de venta. Hacé clic en «Nueva venta» y por último, completá con los datos correspondientes.
Beneficios de automatizar la facturación electrónica
Como vimos anteriormente, realizar una factura electrónica a través de la página de ARCA es gratis. Sin embargo, también implica tener que emplear una gran cantidad de tiempo en realizar esta tarea. Esto se debe a que cada vez que hay que emitir una factura, es necesario ingresar a su web y completar los datos cada vez, aunque sea un cliente recurrente.
En cambio, cuando contratamos un sistema de facturación online como Xubio, no solo evitamos ingresar a la página de la ARCA ya que se realiza todo desde el mismo sistema, sino que también podemos guardar la información de nuestros clientes y con pocos clics, emitir las facturas electrónicas tanto para la ARCA como para el cliente.
Poder agilizar el envío de las facturas electrónicas te permite, por ejemplo, ahorrar tiempo que vas a poder utilizar en crear estrategias para aumentar tus ventas. Además, vas a ahorrar dinero en costos de papel, envíos y almacenamiento.
Factura electrónica vs controlador fiscal
Antes de comenzar a hablar de las diferencias entre una factura electrónica y un controlador fiscal, vamos a explicar algunos conceptos y realizar algunas aclaraciones.
¿Qué es un controlador fiscal?
Un controlador fiscal es un equipamiento electrónico homologado por ARCA que se encarga de emitir tickets. A la vez, estos equipamientos procesan, registran y conservan los datos de interés fiscal. Estos datos son almacenados en la memoria del controlador fiscal.
¿Es obligatorio utilizar el controlador fiscal?
El uso del controlador fiscal no es obligatorio sino opcional para determinados grupos como, por ejemplo, los responsables inscriptos, exentos en el Impuesto al Valor Agregado o monotributistas. Es decir, que estos grupos pueden utilizar ambas modalidades.
No obstante, si micro, pequeñas o medianas empresas realizan operaciones con empresas grandes o MiPyME adheridas al régimen de “Factura de Crédito Electrónica MiPymE” deben emitir exclusivamente una factura electrónica.
Por otro lado, los que opten por emitir facturas electrónicas originales, mediante el webservice correspondiente, y realicen operaciones con consumidores finales tienen que emitir y almacenar de forma obligatoria duplicados electrónicos.
Diferencias entre la comprobante electrónico y el controlador fiscal
Ahora que ya sabés qué es una factura electrónica y qué es un controlador fiscal, vamos a contarte cuáles son sus principales diferencias y ventajas.
Costos
Adquirir un controlador fiscal tiene un costo elevado que se incrementa aún más si son varios los puntos de venta ya que además se suele tener un equipo de backup por sucursal. A este monto hay que sumarle un costo de soporte y mantenimiento, más la renovación de los equipos cada tres o cinco años.
Por su parte, la factura electrónica se realiza de forma gratuita a través de la página de la ARCA aunque realizarla puede ser algo engorroso. También existe la opción de emitirla a través de algún software de gestión de forma automatizada, aunque en este caso habría que abonar por el servicio de forma mensual. Sin embargo, de esta manera el ahorro de tiempo sería mucho ya que con un par de clics la información es enviada a la ARCA y a los clientes.
Practicidad y disponibilidad ante contingencias
Para usar un controlador fiscal es necesario que el equipo esté conectado a una fuente de electricidad. Por lo tanto, si la luz se llegase a cortar, no se podría facturar. En cambio, la boleta electrónica tiene un sistema de anticontingencias, por lo que, ante un corte de luz, caída de Internet, se podría seguir facturando.
Ese mecanismo es el CAEA, Código de Autorización Electrónico Anticipado, el cual permite que el comprador pueda hacerse de su comprobante, aunque se presente cualquiera de las situaciones de contingencia mencionadas antes.
Experiencia del cliente y omnicanalidad
Mientras que los controladores fiscales emiten un ticket impreso que puede perderse o romperse, la factura electrónica llega directamente al mail del comprador. Esto sin dudas reduce el impacto ambiental y mejora la experiencia de compra del cliente.
Además, el comprobante electrónico ofrece la posibilidad de integrar múltiples canales de venta, tanto digitales como offline. Por lo tanto, el cliente tendrá siempre la misma experiencia de compra, ya sea que realice la transacción por Internet o en una tienda.
Informes contables e impositivos
Cuando se utiliza un controlador fiscal hay que presentar de forma obligatoria una “Presentación de DDJJ y Pagos – Controladores Fiscales”. Esto implica invertir una gran cantidad de tiempo y dinero ya que no es una tarea que puede automatizarse.
Por su parte, los sistemas de facturación electrónica generan informes contables e impositivos de forma automática.
Ventas
Los controladores fiscales nacieron pensados únicamente para emitir comprobantes y enviarle la información a la ARCA. Sin embargo, la factura electrónica puede convertirse en el eje de una gran cantidad de servicios que van desde el marketing hasta la inteligencia comercial.
Esto se debe a que cuando se emite una boleta electrónica se puede crear una base de datos para enviar luego diferentes comunicaciones y así, fidelizarlos.
¿Cómo anular una factura electrónica?
La ARCA no permite anular facturas electrónicas. En el caso de que se encuentre algún error, lo que se debe hacer es realizar una nota de débito o crédito, según corresponda.
Si querés saber cómo realizar una nota de crédito, te invitamos a leer nuestra nota «¿Qué es una nota de crédito y cuándo emitirla?» y si querés conocer cómo se hace una nota de débito, hacé clic aquí.
10 razones para usar un comprobante electrónico
Ya hemos adelantado algunas de las razones de por qué usar una factura electrónica. Sin embargo, a continuación te vamos a detallar las diez principales.
Menos costos
¿Cuántas veces nos hemos quejado de tener que reponer el papel de una impresora o comprar el repuesto? Esta desventaja se elimina de manera automática con la factura online ya que los comprobantes electrónicos se generan digitalmente, usando un software específico para ese fin. De esta manera, se eliminan los costos de impresión y así podremos, incluso, ahorrar dinero.
Mayor rapidez
¿Por qué la factura electrónica es más rápida? Imaginemos el caso del pago de un servicio. Antes, teníamos que enviar esa factura al domicilio. Eso generaba demoras para la empresa y para el cliente. Al enviar comprobantes en línea, el cliente recibe instantáneamente su factura y puede consultarla incluso en el mismo momento en el que está realizando la transacción.
Más eficaz
¿Quién nunca perdió un ticket importante porque se le cayó sin querer o se le mezcló entre una pila de papeles? Perder una factura es prácticamente imposible con los sistemas de facturación en la nube. Ya que, tanto el proceso de envío como de almacenamiento, es digital.
Más segura
Al mismo tiempo, otro de los temores asociados a la facturación es el riesgo de la falsificación. En este caso, el comprobante electrónico posee sellos digitales únicos e irrepetibles que no se pueden alterar. Además, la plataforma utilizada para crear estos comprobantes cuenta con protocolos de seguridad robustos para proteger los datos de los usuarios.
Mayor control
Como cada comprobante queda almacenado en el sistema, se puede acceder a estos de forma inmediata para consultas. Esto brinda un mayor control sobre la documentación del negocio vinculada a la facturación.
Más productividad
Emitir facturas electrónicas permite que los procesos administrativos se lleven a cabo de manera más rápida, pero también de forma más eficiente. De la misma manera, se agilizan los procesos de cobro, lo que aumenta la productividad de cualquier negocio.
Menos errores
Los errores humanos existen. Sin embargo, es mucho más fácil equivocarse al escribir a mano. Lo cierto es que otra ventaja de la factura electrónica es que reduce al mínimo los errores humanos, ya que cada campo del comprobante requiere de información específica que, generalmente, se digita con sumo cuidado. Además, la plataforma de facturación online ofrece la posibilidad de verificar los datos antes del envío.
Automatización
Aunque en la mayoría de los casos sea una persona la que complete los campos en una factura electrónica, muchas plataformas también permiten automatizar ciertas gestiones. Por ejemplo, en algunos sistemas de facturación electrónica, la información de clientes queda almacenada, por lo tanto, se pueden hacer cargas masivas de datos o el prellenado de campos. Esta posibilidad de automatizar el proceso también contribuye a la productividad de la empresa.
Integración con sistemas de contabilidad
La facturación electrónica permite la integración con otros sistemas contables digitales. Gracias a esto, se puede administrar el negocio en un ecosistema en la nube totalmente integrado.
Comodidad
No cabe duda de que las facturas electrónicas son más cómodas que las de papel ya que las primeras se pueden emitir desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Lo único que se necesita es una buena conexión a Internet.
En conclusión
Como vimos a lo largo del artículo, la emisión de la factura electrónica para la ARCA es obligatoria. Es por eso que esperamos que hayas podido entender bien qué es, para qué sirve, en qué se diferencia con el controlador fiscal y por qué es más conveniente emitirla desde un sistema de facturación online.
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