¿Cómo emitir una factura electrónica?

En este artículo te vamos a contar todo sobre la factura electrónica: ¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿En qué se diferencia con un controlador fiscal? ¿Quién la emite? ¿Cuáles son sus beneficios? ¿Cómo se realiza? ¿Por qué emitir facturas electrónicas desde un sistema de gestión? En este artículo te respondemos estas preguntas y muchas más. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es una factura electrónica y para qué sirve?

Que la tecnología ha modificado la forma de trabajar no es novedad. La transformación digital ya es un hecho y eso es palpable en el día a día. Actualmente, muchos trabajadores y emprendedores utilizan alguna herramienta en la nube para para gestionar su negocio y muchos otros las están sumando para simplificar ciertos procesos como, por ejemplo, la emisión de la factura electrónica que, en muchos países ya es obligatorio emitirla.

Pero, ¿qué es una factura electrónica? La factura electrónica es el comprobante de la entrega de bienes o prestación de servicios por parte de una empresa o un particular a sus clientes o proveedores. Esta tiene los mismos efectos legales que la clásica factura en papel. De hecho, cuenta exactamente con los mismos datos sobre la transacción comercial entre las dos partes.

El principal cambio que introduce la factura electrónica es su formato, que es digital. Es decir, ya no es necesario escribir a mano cada dato y ya no se utiliza el papel. De hecho, en este punto radica una de sus mayores ventajas.

Al igual que la boleta en papel, la factura electrónica es indispensable para llevar adelante la contabilidad de cualquier empresa y cumplir con las obligaciones fiscales que establece la legislación vigente.

Con ella, el objetivo de la AFIP no es únicamente el ahorro de papel, sino también conocer en tiempo real, la facturación de todos los contribuyentes.

¿Quiénes deben emitir la boleta electrónica en Argentina?

La factura electrónica entró en vigencia en 2002, pero recién en el 2007 se creó un cronograma donde aparecen las personas que están obligadas a emitir boletas electrónicas.  Entre ellos se encuentran:

• Los responsables inscriptos en el impuesto al valor agregado (IVA)
• Los monotributistas
• Los exentos en el impuesto al valor agregado (IVA)
• Los sujetos no alcanzados por el impuesto al valor agregado

¿Qué pasa si alguien no emite la factura electrónica de AFIP?

En abril de 2019, las categorías pertinentes (A,B,C,D y E) tienen la obligatoriedad de emitir una boleta electrónica. El modelo de factura en papel puede emitirse, pero únicamente es considerado como un respaldo de información. Por lo tanto, aquellos que no cumplan con esta disposición pueden ser multados.

Factura electrónica vs controlador fiscal

Antes de comenzar a hablar de las diferencias entre una factura electrónica y un controlador fiscal, vamos a explicar algunos conceptos y realizar algunas aclaraciones.

¿Qué es un controlador fiscal?

Un controlador fiscal es un equipamiento electrónico homologado por la AFIP que se encarga de emitir tickets. A la vez, estos equipamientos procesan, registran y conservan los datos de interés fiscal.  Estos datos son almacenados en la memoria del controlador fiscal.

¿Es obligatorio utilizar el controlador fiscal?

El uso del controlador fiscal no es obligatorio sino opcional para determinados grupos como, por ejemplo, los responsables inscriptos, exentos en el Impuesto al Valor Agregado o monotributistas. Es decir, que estos grupos pueden utilizar ambas modalidades.

No obstante, si micro, pequeñas o medianas empresas realizan operaciones con empresas grandes o MiPyME adheridas al régimen de “Factura de Crédito Electrónica MiPymE” deben emitir exclusivamente una factura electrónica.

Por otro lado, los que opten por emitir facturas electrónicas originales, mediante el webservice correspondiente, y realicen operaciones con consumidores finales tienen que emitir y almacenar de forma obligatoria duplicados electrónicos.

Diferencias entre la comprobante electrónico y el controlador fiscal

Ahora que ya sabés qué es una factura electrónica y qué es un controlador fiscal, vamos a contarte cuáles son sus principales diferencias y ventajas.

Costos

Adquirir un controlador fiscal tiene un costo elevado que se incrementa aún más si son varios los puntos de venta ya que además se suele tener un equipo de backup por sucursal. A este monto hay que sumarle un costo de soporte y mantenimiento, más la renovación de los equipos cada tres o cinco años.

Por su parte, la factura electrónica se realiza de forma gratuita a través de la página de la AFIP aunque realizarla puede ser algo engorroso. También existe la opción de emitirla a través de algún software de gestión de forma automatizada, aunque en este caso habría que abonar por el servicio de forma mensual. Sin embargo, de esta manera el ahorro de tiempo sería mucho ya que con un par de clics la información es enviada a la AFIP y a los clientes.

Practicidad y disponibilidad ante contingencias

Para usar un controlador fiscal es necesario que el equipo esté conectado a una fuente de electricidad. Por lo tanto, si la luz se llegase a cortar, no se podría facturar. En cambio, la boleta electrónica tiene un sistema de anticontingencias, por lo que, ante un corte de luz, caída de Internet, se podría seguir facturando.

Ese mecanismo es el CAEA, Código de Autorización Electrónico Anticipado, el cual permite que el comprador pueda hacerse de su comprobante, aunque se presente cualquiera de las situaciones de contingencia mencionadas antes.

Experiencia del cliente y omnicanalidad

Mientras que los controladores fiscales emiten un ticket impreso que puede perderse o romperse, la factura electrónica llega directamente al mail del comprador. Esto sin dudas reduce el impacto ambiental y mejora la experiencia de compra del cliente.

Además, el comprobante electrónico ofrece la posibilidad de integrar múltiples canales de venta, tanto digitales como offline. Por lo tanto, el cliente tendrá siempre la misma experiencia de compra, ya sea que realice la transacción por Internet o en una tienda.

Informes contables e impositivos

Cuando se utiliza un controlador fiscal hay que presentar de forma obligatoria una “Presentación de DDJJ y Pagos – Controladores Fiscales”. Esto implica invertir una gran cantidad de tiempo y dinero ya que no es una tarea que puede automatizarse.

Por su parte, los sistemas de facturación electrónica generan informes contables e impositivos de forma automática.

Ventas

Los controladores fiscales nacieron pensados únicamente para emitir comprobantes y enviarle la información a la AFIP. Sin embargo, la factura electrónica puede convertirse en el eje de una gran cantidad de servicios que van desde el marketing hasta la inteligencia comercial.

Esto se debe a que cuando se emite una boleta electrónica se puede crear una base de datos para enviar luego diferentes comunicaciones y así, fidelizarlos.

¿Cómo se emite una factura electrónica?

Una factura electrónica se puede emitir de forma gratuita desde la página de la AFIP.

 Para ello vas a necesitar tu CUIT, CUIL o CDI, tu clave fiscal habilitada con nivel 3 de seguridad y contar con los servicios Comprobantes en línea y Administración de puntos de ventas y domicilios incorporados a tu clave fiscal. En el caso de que no los tengas habilitados, vas a tener que darlos de alta a través del Administrador de relaciones de clave fiscal.

Una vez que tenés todo lo que se pide, debés seguir lo siguientes pasos:

1. Ingresá a la página de la AFIP con tu clave fiscal
2. Cuando el sistema te muestre todos los servicios que tenés habilitados, seleccioná la opción “comprobantes en línea”. Se va a desplegar la pantalla “Régimen de comprobantes en línea”
3. Una vez en esa pantalla, seleccioná la opción de “Datos Adicionales del comprobante”. Completá con tus datos y guardá.
4. Seleccioná ABM Puntos de Ventas.  Habilitá el punto de venta donde vas a emitir comprobantes electrónicos y el tipo de comprobante que vas a usar. Luego, presioná el botón Continuar.
5. Elegí la opción de “Generar comprobantes” y completá con los datos de emisión. Luego, hacé clic en “continuar”.
6. Completá los datos del receptor de la factura electrónica y hace clic en “continuar”
7. Completá los datos sobre la operación y volvé a oprimir el botón Continuar. El sistema te permitirá visualizar y posteriormente imprimir la factura por triplicado.

¿Por qué emitir una factura electrónica desde un sistema de gestión?

Como vimos anteriormente, realizar una factura electrónica a través de la página de AFIP es gratis. Sin embargo, también implica tener que emplear una gran cantidad de tiempo en realizar esta tarea. Esto se debe a que cada vez que hay que emitir una factura, es necesario ingresar a su web, la cual muchas veces se traba o se cae y completar todos los datos de la operación, aunque un mismo cliente compre siempre, ya que los datos no quedan guardados.

En cambio, cuando contratamos un sistema de facturación online como Xubio, no solo evitamos ingresar a la página de la AFIP ya que se realiza todo desde el mismo sistema, sino que también podemos guardar la información de nuestros clientes y con pocos clics, emitir las facturas electrónicas tanto para la AFIP como para el cliente.

Poder agilizar el envío de las facturas electrónicas te permite ahorrar tiempo que vas a poder utilizar en crear estrategias para aumentar tus ventas, por ejemplo. Además, vas a ahorrar dinero en costos de papel, envíos y almacenamiento.  

Te invitamos a ver nuestro webinar para entender mejor cómo emitir una factura electrónica con Xubio.

¿Cómo anular una factura electrónica?

La AFIP no permite anular facturas electrónicas. En el caso de que se encuentre algún error, lo que se debe hacer es realizar una nota de débito o crédito, según corresponda.

Si querés saber cómo realizar una nota de crédito, te invitamos a leer nuestra nota «¿Qué es una nota de crédito y cuándo emitirla?» y si querés conocer cómo se hace una nota de débito, hacé clic aquí.

10 razones para usar un comprobante electrónico

Ya hemos adelantado algunas de las razones de por qué usar una factura electrónica. Sin embargo, a continuación te vamos a detallar las diez principales.

Menos costos

¿Cuántas veces nos hemos quejado de tener que reponer el papel de una impresora o comprar el repuesto? Esta desventaja se elimina de manera automática con la factura online ya que los comprobantes electrónicos se generan digitalmente, usando un software específico para ese fin. De esta manera, se eliminan los costos de impresión y así podremos, incluso, ahorrar dinero.

Mayor rapidez

¿Por qué la factura electrónica es más rápida? Imaginemos el caso del pago de un servicio. Antes, teníamos que enviar esa factura al domicilio. Eso generaba demoras para la empresa y para el cliente. Al enviar comprobantes en línea, el cliente recibe instantáneamente su factura y puede consultarla incluso en el mismo momento en el que está realizando la transacción.

Más eficaz

¿Quién nunca perdió un ticket importante porque se le cayó sin querer o se le mezcló entre una pila de papeles? Perder una factura es prácticamente imposible con los sistemas de facturación en la nube. Ya que, tanto el proceso de envío como de almacenamiento, es digital.

Más segura

Al mismo tiempo, otro de los temores asociados a la facturación es el riesgo de la falsificación. En este caso, el comprobante electrónico posee sellos digitales únicos e irrepetibles que no se pueden alterar. Además, la plataforma utilizada para crear estos comprobantes cuenta con protocolos de seguridad robustos para proteger los datos de los usuarios.

Mayor control

Como cada comprobante queda almacenado en el sistema, se puede acceder a estos de forma inmediata para consultas. Esto brinda un mayor control sobre la documentación del negocio vinculada a la facturación.

Más productividad

Emitir facturas electrónicas permite que los procesos administrativos se lleven a cabo de manera más rápida, pero también de forma más eficiente. De la misma manera, se agilizan los procesos de cobro, lo que aumenta la productividad de cualquier negocio.

Menos errores

Los errores humanos existen. Sin embargo, es mucho más fácil equivocarse al escribir a mano. Lo cierto es que otra ventaja de la factura electrónica es que reduce al mínimo los errores humanos, ya que cada campo del comprobante requiere de información específica que, generalmente, se digita con sumo cuidado. Además, la plataforma de facturación online ofrece la posibilidad de verificar los datos antes del envío.

Automatización

Aunque en la mayoría de los casos sea una persona la que complete los campos en una factura electrónica, muchas plataformas también permiten automatizar ciertas gestiones. Por ejemplo, el algunos sistemas de facturación electrónica, la información de clientes queda almacenada, por lo tanto, se pueden hacer cargas masivas de datos o el prellenado de campos. Esta posibilidad de automatizar la gestión también contribuye a la productividad de la empresa.

Integración con sistemas de contabilidad

La facturación electrónica permite la integración con otros sistemas contables digitales. Gracias a esto, se puede administrar el negocio en un ecosistema en la nube totalmente integrado.

Comodidad

No cabe duda de que las facturas electrónicas son más cómodas que las de papel ya que las primeras se pueden emitir desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Lo único que se necesita es una buena conexión a Internet.

En conclusión

Como vimos a lo largo del artículo, la emisión de la factura electrónica para la AFIP es obligatoria. Es por eso que esperamos que hayas podido entender bien qué es, para qué sirve, en qué se diferencia con el controlador fiscal y por qué es más conveniente emitirla desde un sistema de facturación online.

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