La estructura de costos juega un papel fundamental a la hora de controlar los gastos y organizar las finanzas de una empresa.
En este artículo vamos a explicarte qué es, cómo elaborarla, los tipos que hay y por qué es tan importante para la supervivencia de tu emprendimiento. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es una estructura de costos?
La estructura de costos es un documento en el que se registran los gastos de una compañía, para una mejor organización, control y análisis.
En él se incluyen todos los desembolsos realizados para que el negocio pueda funcionar y llevar adelante sus actividades, como el pago de salarios y servicios, el alquiler de inmuebles, la gestión de compras y la contratación de proveedores.
Su desarrollo es de vital importancia para la planificación general y una asignación acertada de los recursos, que derive en un aumento de la rentabilidad.
La estructura de costos puede ser de 2 tipos:
- Orientada a los gastos: que apunta a reducir los desembolsos lo más posible, para ofrecer a los clientes una alternativa de compra más económica y accesible. Por ejemplo, las empresas aéreas que comercializan pasajes con grandes descuentos o los locales minoristas que venden artículos muy baratos.
- Orientada al valor: que pone el foco en una gestión de calidad, con productos que se destacan por su excelencia y alto nivel de personalización, sin importar que tengan un precio de venta más elevado. Por ejemplo, las compañías que venden artículos de lujo u ofrecen un servicio diferencial.
La elección del tipo de estructura de costos dependerá del plan de negocios del emprendimiento.
¿Cómo elaborar una estructura de costos?
Para llevar adelante este documento es necesario seguir los siguientes pasos:
Definir la política de gastos
En función de los objetivos de la compañía, su estrategia comercial y los recursos disponibles, se prioriza una estructura de costos orientada a los gastos o al valor.
Para facilitar esta tarea y evitar las improvisaciones, es importante que el equipo directivo cuente con un amplio conocimiento del mercado, las ventajas competitivas del negocio y su situación financiera real, para optar por la opción más adecuada.
Identificar los costos
En segundo lugar se deben registrar todos los desembolsos en que incurre la compañía y clasificarlos según su tipo. Estos se dividen en:
- Gastos fijos: son aquellos que se mantienen constantes en el tiempo y no se modifican de acuerdo al volumen de producción de bienes y servicios. Por ejemplo, los costos relacionados con los sueldos del personal; el alquiler de talleres, oficinas o depósitos; y la cuota mensual del servicio de hosting de la plataforma de ecommerce.
- Gastos variables: son aquellos que aumentan o disminuyen en función de la cantidad de artículos producidos y comercializados. Por ejemplo, la adquisición de materias primas, los costos de ventas, la gestión de almacenes y las comisiones otorgadas a los vendedores.
- Gastos únicos: son aquellos se dan solo una vez, como la compra de un vehículo para las tareas de logística o la de una maquina específica para empaquetar los productos.
- Gastos indirectos: son aquellos que no están relacionados de manera directa con las operaciones de producción y ventas, pero que son necesarios para el normal desarrollo de las actividades. Por ejemplo, los relacionados con el pago de seguros y licencias, los servicios de luz o los desembolsos realizados para la capacitación de los empleados.
- Gastos directos: son aquellos que están vinculados de forma específica con un determinado producto, servicio o proyecto. Por ejemplo, los materiales utilizados en la fabricación de un artículo y los envases empleados para su almacenamiento o transporte.
Una vez identificados, los costos se suman y se asignan a un proceso o ítem determinado.
Analizar la información
El tercer paso consiste en examinar los datos, ya sea mediante un análisis de costo beneficio, la realización de un mapa de flujo de valor (VSM) u otro método semejante.
A partir de esta evaluación, por ejemplo, es posible determinar el gasto por artículo o unidad fabricada, encontrar las actividades donde hay mayores desembolsos y cuáles son las que generan más utilidades.
También se puede averiguar la inversión requerida para poner en marcha un nuevo proyecto y detectar si vale la pena aumentar los niveles de producción o subir el precio de venta de los productos, entre otras posibilidades.
Para obtener mejores resultados, es importante calcular además el punto de equilibrio y el margen de ganancia del negocio, con el fin de garantizar su rentabilidad.
Tomar acciones correctivas
En base al análisis de los resultados y el tipo de estructura de costos elegida, se efectúan los ajustes correspondientes, se ponen en marcha iniciativas de mejora continua y se asignan los recursos disponibles de manera más eficiente.
Además, se establecen mecanismos de control para evitar los despilfarros y garantizar el cumplimiento de los gastos estipulados para cada área dentro del presupuesto.
Por último, se recopila toda la información obtenida y se realiza un seguimiento en el tiempo.
¿Por qué es importante la estructura de costos?
La elaboración de una estructura de costos ofrece muchos beneficios para un emprendimiento. Entre los principales se destacan:
- Permite planificar las operaciones y tomar decisiones estratégicas en base a datos concretos.
- Ayuda a detectar gastos innecesarios, armar el presupuesto de manera adecuada y controlar mejor las finanzas.
- Facilita la fijación del precio de venta unitario de cada uno de los productos, de acuerdo a sus costos reales de producción.
- Garantiza que la empresa cuente con los recursos necesarios para hacer frente a los pagos y deudas pendientes.
- Optimiza el manejo del stock, los gastos de almacenamiento y las inversiones de capital.
- Identifica los artículos y líneas de negocio más rentables y aquellos que no generan ganancia.
- Favorece la automatización de los procesos y la incorporación de nuevas tecnologías que simplifiquen los flujos de trabajo y eliminen el uso indebido de tiempo y recursos.
Por otro lado, la planificación de una estructura de costos también facilita la puesta en funcionamiento de políticas de mejora continua y la fijación de metas de ventas apropiadas.
Además, la información obtenida durante su análisis permite proyectar las ganancias de la empresa a largo plazo, comparar los resultados obtenidos con los estándares de la industria y contar con una mayor flexibilidad para responder a situaciones imprevistas del mercado.
Ejemplos de estructura de costos
Para graficar la elaboración de una estructura de costos, tomemos el caso de un local que se dedica a la venta minorista de calzado deportivo. El mismo está orientado a los gastos, ya que busca ofrecer productos bien económicos para destacarse de la competencia.
A la hora de identificar sus principales desembolsos, encontramos lo siguiente:
Costos fijos:
– $1.500 por el alquiler mensual del local.
– $1.000 provenientes de los salarios de los empleados que trabajan en él.
– $300 de servicios de luz e internet, pago de seguros y la compra de artículos de limpieza.
– $200 de servicios de contabilidad y finanzas.
-$200 de otros gastos.
Total: $3.200.
Costos variables:
-$28 por la adquisición de cada producto a vender.
-$2 por el packaging individual.
Total: $30 por artículo comercializado.
De esta manera, si la tienda vende cada calzado a $50, la ganancia por unidad será de $20 (50 – 30 = 20), por lo que deberá comercializar como mínimo 160 pares por mes para cubrir sus gastos (3.200 / 20 = 160).
En función de estos resultados, el dueño del local podrá analizar la forma de reducir sus desembolsos, ya sea contratando un nuevo proveedor o buscando un inmueble más económico. También podrá evaluar si vale la pena aumentar el precio final de sus productos u ofrecer más descuentos para incrementar las ventas, entre otras alternativas posibles.
Para facilitar la planificación de tu estructura de costos, te recomendamos utilizar un sistema de gestión empresarial como Xubio, que se especializa en servicios de contabilidad en línea y facturación electrónica para pymes. Entre otras ventajas, estos softwares permiten cargar al instante todas las operaciones de la compañía en un solo lugar y llevar adelante simulaciones, predicciones y proyecciones de una forma rápida y sencilla.
En conclusión
La elaboración de una estructura de costos ayuda a detectar los principales gastos de una empresa y organizar mejor las finanzas. Además, su análisis permite planificar las operaciones de manera más adecuada y tomar decisiones estratégicas que redunden en un incremento de la rentabilidad.
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