La implementación de la factura electrónica en Colombia ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus transacciones financieras. En este artículo, exploraremos en profundidad qué es una factura electrónica, para qué sirve, quiénes deben emitirla y cómo puedes emitirla de manera eficiente con Xubio. Además, descubriremos los beneficios que ofrece la facturación electrónica y su importancia en el país. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es una Factura Electrónica y para qué sirve?
Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a las tradicionales facturas en papel. Contiene la misma información legalmente válida, pero en un formato electrónico, lo que facilita su procesamiento y almacenamiento. La factura electrónica se emite y recibe de manera electrónica, lo que agiliza los procesos contables y reduce el uso de papel.
Asimismo, la factura electrónica cumple varias funciones clave en el ámbito empresarial:
Legalidad y cumplimiento: la factura electrónica es un documento legalmente válido en Colombia, lo que la convierte en un requisito importante para el cumplimiento fiscal.
Reducción de errores: al eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente, se reducen los errores de ingreso de información y cálculos.
Ahorro de tiempo y costos: la automatización de procesos ahorra tiempo y reduce los costos asociados con la facturación y contabilidad.
Mejora de la Gestión: facilita el seguimiento de las transacciones y la gestión de cuentas por cobrar.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
Ahora que ya sabes qué es una factura electrónica y para qué sirve, vamos a contarte quiénes están obligados a emitirla. En Colombia, la obligación de emitir factura electrónica aplica a:
- Personas naturales o jurídicas responsables del Impuesto sobre las ventas IVA
- Personas naturales o jurídicas responsables del impuesto al consumo
- Personas naturales o jurídicas voluntarios u obligados por modalidad electrónica (Responsabilidad 52)
- Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – SIMPLE
- Personas jurídicas obligados a facturar por bienes o servicios excluidos del IVA (Responsabilidad 16)
- Personas naturales que superen los montos establecidos
- Personas naturales con las actividades económicas 1811, 1812 y 1820.
- Personas naturales con más de un comercio
- Personas naturales que desarrollen actividades bajo concesión, regalía, franquicia, autorización o cualquier sistema que implique la explotación de intangibles
- Personas naturales que sean usuarios aduaneros
- Personas naturales que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la sumade 3.500 UVT.
¿Qué pasa si estás obligado a emitir una factura electrónica y no lo haces?
Si te encuentras dentro de los obligados a emitir facturas electrónicas y decides no hacerlo, corres el riesgo de recibir múltiples sanciones que van desde lo económico hasta el posible cierre del negocio físico, en caso de tenerlo.
¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica?
La factura electrónica conlleva una serie de ventajas para las empresas colombianas:
Reducción de Costos
Como la factura electrónica se genera digitalmente desde la página de la DIAN o desde un software de gestión, ya no es necesario comprar papel para imprimir los comprobantes ni tampoco hace falta gastar dinero en envíos y almacenamiento. Esto sin dudas reduce costos significativamente.
Ayuda al Medio Ambiente
Al eliminar la necesidad de papel y transporte físico, las facturas electrónicas ayudan a reducir la huella de carbono de una empresa.
Reducción de errores
Las facturas electrónicas suelen tener menos errores que las facturas en papel, ya que los cálculos se realizan automáticamente y la información se transfiere electrónicamente.
Automatización
Si bien siempre una persona deberá cargar inicialmente los datos de las facturas, en muchas plataformas de gestión existe la posibilidad de que esa información quede almacenada. De esta forma, al momento de hacer la facturación, solo basta con unos pocos clics para emitirla.
Mayor seguridad
Las facturas electrónicas suelen estar protegidas por cifrado y autenticación, lo que reduce el riesgo de fraudes y manipulaciones.
Menos errores
Otro de los beneficios de la factura electrónica es la reducción de los errores humanos. Cuando se realiza una factura en papel, hay más posibilidades de equivocarse, mientras que la generación de comprobantes a través de plataformas en línea permite la detección rápida de errores.
Ahorro de tiempo
Las facturas electrónicas se generan y entregan de manera mucho más rápida que las facturas en papel, lo que ahorra tiempo tanto para emisores como para receptores.
Mejora las relaciones comerciales
Este punto está relacionado con el anterior. La entrega rápida y precisa de facturas electrónicas puede mejorar la relación con los clientes y proveedores al mostrar eficiencia y profesionalismo.
Integración con sistemas de contabilidad
La facturación electrónica permite la integración con otros sistemas contables digitales como Xubio. Gracias a esto, se puede administrar el negocio en un ecosistema en la nube. Esto quiere decir que se pueden emitir facturas en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Cumplimiento legal
La facturación electrónica facilita el cumplimiento legal ya que, al tener que generarse desde programas en línea, estos ya conocen las actualizaciones vigentes y las ponen en marcha.
¿Cómo emitir una factura electrónica desde la DIAN?
Para emitir una factura electrónica desde la DIAN debes seguir varios pasos. A continuación te los contamos:
Registro
El primer paso para poder facturar electrónicamente es registrarte en la DIAN como facturador. Para esto debes ingresar a la página de la DIAN, diligenciar tus datos para recibir el link de ingreso y formalizar tu registro.
Luego, debes ingresar al portal “Habilitación”, seleccionar dentro del menú participantes / facturador y configurar “modo operación”. Luego, debes seleccionar “Software gratuito”.
Por último, el sistema generará automáticamente los rangos de facturas de prueba.
Habilitación
Para obtener el estado “habilitado” es necesario realizar un set de pruebas en el Software de facturación gratuita DIAN. De esta forma te familiarizarás con la plataforma: podrás conocer su menú y sus funciones.
También, aprenderás a consultar y agregar prefijos de Numeración de Facturación y a adjuntar el certificado de firma digital.
Por último, conocerás cómo crear clientes y productos, cómo crear facturas electrónicas, notas de débito y crédito.
Numeración
La solicitud de rangos de Numeración de Facturación la debes realizar en el sistema de información MUISCA. Los rangos que debes solicitar son para Factura electrónica y Contingencia de factura electrónica.
Asociación
En este paso debes asociar prefijos de numeración de Facturación – DIAN. Para esto debes ir a la opción de “Participantes” – “Asociar prefijos”
Facturación
Una vez que ya estés habilitado, puedes comenzar a facturar electrónicamente. Si quieres emitir facturas electrónicas, debes ingresar por el portal “Facturando Electrónicamente”, diligencias tus datos y solicitas el token de seguridad para ingresar.
Luego ingresas por el botón del software de “Facturador gratuito” y configuras el sistema para comenzar a emitir tus facturas electrónicas.
Si quieres conocer más en detalle cómo facturar electrónicamente desde la página de la DIAN, te recomendamos que ingreses a este link.
¿Cómo emitir facturas electrónicas desde Xubio?
Como hemos visto en el apartado anterior, para emitir facturas electrónicas desde la página de la DIAN puede ser algo complicado ya que hay que realizar muchos pasos. Por eso, lo más recomendable es incorporar una solución de gestión para simplificar el proceso.
Si bien hay que realizar una configuración inicial, luego los datos ya quedan cargados y en unos pocos clics puedes enviar todas tus facturas, ahorrando mucho tiempo.
De esta forma, el proceso para emitir una factura electrónica desde Xubio es el siguiente:
- Crea tu cuenta en Xubio de forma gratuita.
- Realiza el registro como Facturador Electrónico en la página web de la DIAN, informa el proveedor tecnológico «Cadena S.A.» y realiza las pruebas de envío de facturas electrónicas a la DIAN
- Solicita Numeración de factura electrónica y asocia prefijos
- Ingresa los datos de tus facturas en Xubio
- Xubio, a través de su proveedor tecnológico, presenta tu factura electrónica a la DIAN
- Xubio envía la factura electrónica a tu cliente
En conclusión
En resumen, la factura electrónica es una herramienta esencial en el mundo empresarial de nuestro país. Proporciona beneficios tangibles como la reducción de costos y el cumplimiento fiscal, y su adopción es clave para mantenerse competitivo en el mercado actual. Con Xubio, puedes aprovechar al máximo esta tecnología y simplificar tu proceso de facturación electrónica. ¡No esperes más para modernizar tu negocio y cumplir con las regulaciones vigentes! Te invitamos a ingresar a xubio.com y conocer todas las funcionalidades que tenemos para ti.
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¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a las tradicionales facturas en papel. Contiene la misma información legalmente válida, pero en un formato electrónico, lo que facilita su procesamiento y almacenamiento.
¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica?
- Reducción de Costos
- Ayuda al Medio Ambiente
- Reducción de errores
- Automatización
- Mayor seguridad
- Menos errores
- Ahorro de tiempo
- Mejora las relaciones comerciales
- Integración con sistemas de contabilidad
- Cumplimiento legal
