¿Qué tipos de documentos comerciales existen en la contabilidad?

En esta nota les hablaremos sobre los documentos comerciales, fundamentales para establecer un negocio o una empresa y llevar de correcta forma su funcionamiento y el desarrollo de su actividad.

Por eso, con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que te contamos todo sobrelos ellos: ¿Qué son y para qué sirven? ¿Cuáles son los requisitos de los documentos comerciales? ¿Qué tipos hay? ¿Qué comprobantes no son válidos como documentos comerciales? ¿Cuáles son los documentos comerciales más utilizados? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo! 

¿Qué son los documentos comerciales y para qué sirven?

Los documentos comerciales son comprobantes que se emiten de forma escrita. Se utilizan como respaldo o resguardo para que quede constancia de que se ha realizado una operación comercial o se ha desarrollado la actividad de la empresa o negocio.  Son aquellos documentos que sirven para darle marco legal y formal a una transacción comercial.

Estos documentos son muy importantes en el proceso de facturación de la empresa o negocio ya que son requisitos indispensables por la Administración Federal de Ingresos Públicos para darle un marco económico legal al vender productos o servicios.

Por medio de estos documentos, es posible registrar las operaciones comerciales que realizó un negocio.

Cuando se emiten documentos comerciales, el negocio se profesionaliza, lo que genera más confianza a los clientes, proveedores y posibles invesionistas.

¿Cuáles son los requisitos de los documentos comerciales?

Según la normativa con la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) en su Resolución 1415/2003 se establecen los requisitos que tienen que cumplir los documentos comerciales para funcionar como tales y tener respaldo legal. Cuando se realiza una operación, se deben detallar los siguientes datos:

• Apellido y nombres
• Domicilio
• CUIT/CUIL/CDI o número de documento de identidad (LE, LC, DNI o, en el caso de extranjeros, Pasaporte o CI)

Por otro lado, las facturas para que sean validas deben tener como mínimo los siguientes datos:

• Tipo de comprobante (A, B, C, E, M y T)
• Número de factura
• Fecha
• CUIT del emisor
• CAE/CAI y fecha de vencimiento
• Logotipo fiscal

¿Qué tipos de documentos comerciales existen?

Los documentos comerciales que respaldan una operación dependen del tipo de transacción que se realice y de la condición fiscal del cliente/proveedor con el que se está entablando la relación comercial. Dicho esto, te dejamos a continuación ejemplos de documentos comerciales que se pueden utilizar en nuestro país:

Factura

Una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio.

Los tipos de factura más usados en Argentina son:

• Factura A: se emite de responsable inscripto a responsable inscripto o monotributista.
• Factura B: la emite un responsable inscripto a un consumidor final o exento en el IVA.
• Factura C: se emite de monotributista o exento en el IVA a todo destinatario.
• Factura E: es una factura que la emiten los exportadores a un sujeto del exterior.
• Factura T: esta factura se utiliza en el rubro hotelero. Se emite de hotel o servicio de alojamiento a turistas extranjeros.

Notas de débito

Las notas de débito son comprobantes que la empresa envía al cliente para notificarle que se cargó a su cuenta un debito y esto se puede dar por diferentes razones: por un error en la facturación, el cobro de intereses por falta de pago o demora, y por cualquier otra razón que implique el aumento del saldo en la cuenta del cliente.

Notas de crédito

Las notas de crédito son documentos comerciales que se envían al cliente para informarle que disminuyó su deuda y esto se puede dar por diferentes razones: Para corregir el daño de un producto que ya se vendió, por rebajas o descuentos especiales, devoluciones o por exceso o error en la facturación de un bien o servicio.

Documentos fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados

Los controladores fiscales son equipos electrónicos homologados por la AFIP que emiten, registran y procesan comprobantes. De ellos salen los tickets fiscales que sirven de resguardo y son documentos comerciales validos que avalan cualquier operación comercial o transacción.

Los nuevos contribuyentes inscriptos en IVA y monotributistas pueden facturar a través de un Controlador Fiscal de Nueva Tecnología, homologado por AFIP.

Recibo

Un recibo es un documento comercial con el cual se acredita que se han recibido fondos por un pago correspondiente a la venta de un bien o un servicio cerrando de esa manera el proceso de la venta y de la transacción comercial. En él se indicará que factura se abona, su monto y de que forma se realizo el pago por el cliente.

Orden de pago

Una orden de pago es un documento comercial con el cual se da la orden de realizar el pago de una factura por una compra de un bien o un servicio a un proveedor. En él se indicará qué factura se abona, su monto y de qué forma se va a realizar el pago al proveedor.

¿Qué comprobantes no son válidos como documentos comerciales?

Existen otros tipos de documentos o comprobantes que, debido a su uso y costumbre se consideran o se toman como válidos en la práctica y operatoria cotidiana de los negocios, pero es importante saber que en realidad no lo son ya que no pueden reemplazar a las facturas ni respaldan operaciones dentro del marco legal y económico.

Estos son:

• Los documentos no fiscales emitidos mediante controladores fiscales homologados.
• Remitos, guías o documentos equivalentes.
• Notas de pedidos, órdenes de trabajo, presupuestos y documentos de análogas características.
• Talones de factura en restaurantes, bares, casas de comida o similares.
• Tiras de máquina de sumar o calcular.
• Cupones o similares que se emitan en virtud de sistemas de tarjetas de crédito, de compra, de pago y/o de débito.

¿Cuáles son los documentos comerciales más utilizados?

Si bien los documentos más utilizados va a depender de la actividad, del volumen que se facture y de la condición fiscal del cliente o proveedor, podemos afirmar que los documentos comerciales validados por la AFIP más utilizados son las Facturas A,B y C.

La factura A generalmente se usa en los negocios B2B. Las emiten responsables inscriptos a otros responsables incriptos o monotributistas. Por ejemplo, proveedores.

La factura B es el tipo de factura que puede entregar alguien inscripto en el Régimen General a sus clientes.

La factura C es emitida por monotributistas o sujetos exentos en el IVA a todo destinatario, sin importar su condición fiscal. Por ejemplo, esta es la factura que entregan los emprendedores a sus clientes.

En conclusión

Como vimos a lo largo del artículo, los documentos comerciales son el respaldo legal y económico que tienen las empresas para avalar sus operaciones, validar sus transacciones y reclamar ante un incumplimiento o diferencia de pago con un cliente o proveedor.

Además, son los requisitos mínimos que piden desde la AFIP para poder realizar operaciones empresariales bajo una forma regular y correcta. Es muy importante conocer sus diferencias y cuando se tiene que emitir cada documento ya que va variando según los aspectos que mencionamos en la nota.

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