¿Cómo digitalizar una PyME?

Un estudio de Movistar Empresas reveló que para 2024 el 88% de las compañías argentinas iba a invertir en transformación digital. Para que tu negocio no se quede atrás, la digitalización debería ser una prioridad de cara al 2025. Pero ¿qué significa digitalizar una pyme y cuáles son los pasos esenciales que tenés que dar? ¡Seguí leyendo para enterarte! 

¿Qué significa digitalizar una pyme?

Digitalizar una pyme implica incorporar tecnologías y herramientas en la nube para optimizar procesos, mejorar la gestión del negocio y satisfacer las demandas de un cliente cada vez más digital. 

Claro que esto no se limita a tener presencia online, se trata de construir un ecosistema digital que transforme integralmente el negocio. Este ecosistema abarca desde la automatización de procesos hasta la implementación de sistemas avanzados que centralizan, analizan y convierten los datos en información útil, para tomar decisiones más informadas.

Esta transformación digital responde a un cambio profundo en los hábitos de consumo. Hoy, el recorrido de compra de un cliente comienza en el entorno digital: según datos recientes de Google, el 93% de los compradores investiga online antes de tomar una decisión de compra
De ahí la importancia de digitalizar una pyme para responder a las necesidades actuales de los consumidores y conectar con el público en los canales donde pasan la mayor parte de su tiempo.

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7 pasos para digitalizar una pyme 

La transformación digital no es un proceso inalcanzable, pero requiere planificación estratégica y un enfoque claro. Para ayudarte con eso, te compartimos los 7 pasos para digitalizar una pyme y adaptar tu negocio a las exigencias del entorno online. 

1. Evaluar la situación actual de tu empresa

Antes de comenzar con cualquier implementación digital, es fundamental hacer un análisis exhaustivo de tu empresa, por ejemplo:

  • ¿Qué procesos están funcionando bien? 
  • ¿En qué áreas existen cuellos de botella o ineficiencias? 
  • ¿Qué oportunidades se está perdiendo tu compañía?

Una vez identificados estos puntos, podés enfocarte en las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades. Por ejemplo, si tu empresa aún lleva el papeleo y la contabilidad manual, este puede ser el momento de considerar un software de gestión que automatice estos procesos y te ayude a minimizar errores. 

2. Hacer un nuevo estudio de mercado

Otro de los tips para digitalizar una pyme también requiere de investigación. Implica comprender cómo está evolucionando tu industria y qué tecnologías están utilizando tus competidores. 

Un estudio de mercado te permite detectar oportunidades de mejora y definir qué soluciones digitales pueden poner a tu pyme en una mejor posición. Herramientas que ofrecen la posibilidad de analizar datos y acceder a la información de manera centralizada pueden ser muy útiles para cumplir con este paso de forma ágil. 

3. Conocer en detalle las necesidades y expectativas de tus clientes

La digitalización no solo afecta los procesos internos de la empresa, sino también la interacción con los clientes. Por eso es clave entender las expectativas y preferencias de tu público

Por ejemplo, si notas que tus compradores prefieren interactuar a través de redes sociales o aplicaciones de mensajería, podrías considerar implementar estos canales como parte de tu estrategia digital. 

En este punto, una herramienta de CRM (Customer Relationship Management) puede ayudarte a gestionar y analizar esta información de manera eficiente.

4. Establecer objetivos claros para digitalizar tu negocio

Otro de los pasos para digitalizar una pyme de forma efectiva consiste en establecer objetivos claros y medibles. En otras palabras, preguntarte qué querés lograr con el proceso de transformación digital.

  • ¿Ampliar el alcance de tu negocio?
  • ¿Reducir los tiempos de entrega? 
  • ¿Aumentar las ventas online? 
  • ¿Mejorar la experiencia del cliente? 

Se trata de definir con exactitud qué metas querés alcanzar y eso va a darte claridad sobre los recursos y tecnologías digitales que necesitás para lograrlo.

¿Cómo digitalizar una PyME?

5. Crear una estrategia de canales digitales

Una parte clave de digitalizar un negocio es establecer los canales a través de los cuales vas a interactuar con tus clientes. Hoy en día, tener una presencia online sólida es fundamental. Esto puede incluir, entre otras cosas:

  • Contar con una página web optimizada, 
  • Estar presente en redes sociales.
  • Usar plataformas de ecommerce. 
  • Vender en marketplaces. 

Antes de seleccionar estos canales es importante analizar cuáles son los adecuados para tu negocio, según los objetivos, el sector o industria de tu pyme y, sobre todo, las preferencias de tu cliente ideal. 

6. Optimizar operaciones con herramientas digitales

La digitalización de una pyme requiere sí o sí optimizar las operaciones internas. Desde la gestión de inventarios hasta la facturación y la contabilidad, existen soluciones digitales que te permiten automatizar estos procesos y hacerlos más eficientes. 

Una de esas herramientas es el sistema de gestión. Este se convierte en tu mano derecha para agilizar tareas repetitivas que, de otro modo, requerirían mucho tiempo y esfuerzo manual. Por ejemplo, la generación automática de facturas, la actualización de inventarios, o la conciliación de cuentas. 

Otro beneficio de estos sistemas es que te permiten mantener toda la información relevante de la empresa centralizada en una única plataforma, lo que facilita al personal acceder a datos actualizados y colaborar mejor entre equipos. 

Sumado a eso, las herramientas de gestión proporcionan informes detallados sobre los diferentes aspectos del negocio. Esto permite monitorear el desempeño de manera continua, detectar áreas de mejora y tomar decisiones informadas

Por ejemplo, un reporte de ventas puede mostrar en qué productos o servicios se está teniendo mayor éxito, lo que permite ajustar las estrategias comerciales de manera más precisa. 

7. Involucrar y formar a tu equipo

Otra de las claves para que la digitalización sea exitosa es contar con un equipo involucrado y bien capacitado. Por eso es importante hacer partícipes a tus empleados del proceso de transformación digital, comunicando las metas a alcanzar, las razones que impulsan este cambio e indicando cuál es su rol en esta gestión. 

Además, la capacitación continua y el desarrollo de habilidades digitales es esencial para mantener a tu equipo al día con los avances en tecnología, reduciendo así las brechas. 

Tené en cuenta también que la formación es una manera de brindar apoyo a tu talento, lo que puede contribuir a aumentar su compromiso y facilita la adopción de las nuevas herramientas y formas de trabajo. 

pasos para digitalizar una pyme

¿Por qué digitalizar una pyme?

La digitalización de un negocio va más allá de adaptarse a las nuevas tecnologías, como dijimos antes, se trata de construir un ecosistema digital que integre todas las áreas de la compañía, con el objetivo de aumentar la eficiencia, facilitar el crecimiento y mantener la competitividad.

Al desarrollar un ecosistema digital sólido, una pyme puede operar de manera más ágil, optimizar recursos y responder de forma efectiva a las demandas del mercado. A continuación, te explicamos en detalle por qué digitalizar una pyme puede traerte grandes beneficios.

1. Reducción de costos

Automatizar procesos es una pieza fundamental dentro de la transformación digital de una pyme. Gracias a ello se pueden eliminar tareas manuales repetitivas y reducir errores humanos, lo que se traduce en un ahorro significativo de tiempo y recursos

Por ejemplo, implementar un sistema de facturación automática no solo reemplaza horas de trabajo administrativo, sino que también garantiza precisión en las operaciones, evita demoras en los cobros y facilita el acceso a información financiera en tiempo real. 

2. Nuevas oportunidades de negocio

La digitalización abre un abanico de oportunidades que antes parecían inalcanzables para las pymes. Al integrar tecnologías y crear un ecosistema digital, las empresas pueden optimizar sus procesos internos y detectar y aprovechar nuevas oportunidades de negocio.

Por un lado, estar presente en el canal online permite llegar a nichos de mercado que antes no formaban parte de la estrategia de la empresa. A través de plataformas de ecommerce, redes sociales y marketplaces, una pyme puede ofrecer sus productos o servicios a clientes fuera de su ámbito local, expandiendo su alcance y diversificando sus ingresos.

Por otro lado, la implementación de herramientas digitales facilita la recopilación de datos, lo que brinda información valiosa para identificar tendencias de consumo, anticiparse a las demandas del mercado y personalizar la oferta según las necesidades de los clientes.

3. Llegada a un público más amplio

Otra de las razones para digitalizar una pyme es la posibilidad de ampliar el alcance y llegar a nuevos potenciales clientes. Crear una tienda online, vender en marketplaces o incluso estar en redes sociales permite llegar a un público global y eliminar las barreras geográficas casi por completo. 

En este punto, la clave está en aprovechar la información que brindan las herramientas digitales para identificar qué segmentos de público son más rentables y cómo satisfacer sus necesidades de manera ágil y eficiente. 

Así, no solo se amplía la base de clientes, sino que también se fortalece la relación con ellos a través de una experiencia de compra más personalizada y adaptada a sus expectativas.

4. Mejora de la eficiencia operativa y productividad

La eficiencia es uno de los pilares centrales de cualquier negocio exitoso. La digitalización permite optimizar procesos que consumen tiempo y recursos, transformando operaciones manuales en tareas automáticas y precisas. 

Esta automatización de procesos administrativos, junto con la integración de áreas de trabajo, ayuda a mejorar el flujo de información, permitiendo un control total del negocio y una mayor capacidad de respuesta ante imprevistos.

Lo mejor de todo es que las pymes que logran operar de manera eficiente también pueden maximizar su rentabilidad y desarrollar una mayor capacidad de innovar y crecer sostenidamente. 

5. Mejor experiencia del cliente y fidelización

Según datos de Think with Google el 67% de los consumidores en Argentina utiliza internet  para buscar productos o servicios diferenciados, es decir, acordes a sus necesidades e intereses. 

La personalización se vuelve así una estrategia clave para la captación y fidelización de clientes y la digitalización es la herramienta central para poder ejecutarla con éxito. Al digitalizar una pyme se pueden crear experiencias más satisfactorias para los consumidores, permitiendo ofrecer un servicio más rápido, eficiente y a medida.

A su vez, la implementación de herramientas digitales ayuda a automatizar procesos clave como la gestión de pedidos, atención al cliente y el seguimiento postventa, lo que reduce tiempos de respuesta y mejora notablemente la calidad del servicio.

En conclusión

Digitalizar una pyme es un proceso clave para mejorar la eficiencia, la competitividad y la rentabilidad de un negocio. A través de los tips que compartimos hoy podés dar los primeros pasos hacia la transformación digital y mejorar la competitividad de tu empresa en el mercado actual. 

En Xubio contamos con herramientas que pueden acompañar todo este proceso de digitalización. Con nuestras soluciones, como la centralización de la contabilidad, la facturación electrónica y el control de inventarios, podés optimizar la gestión de tu pyme de manera ágil y eficiente.

Si estás listo para digitalizar tu negocio, visitá Xubio.com y descubrí cómo ahorrar tiempo y enfocar tus esfuerzos en lo que realmente importa: hacer crecer tu pyme. 

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