En estos tiempos de transformación digital, la digitalización de procesos es imprescindible para añadir valor a las empresas y hacerlas más competitivas.
En este artículo vamos a explicarte en qué consiste, cuáles son los beneficios que aporta y cómo implementarla en tu negocio paso a paso. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la digitalización de procesos?
Cuando se habla de digitalizar procesos se hace referencia a adaptarlos a los nuevos entornos digitales.
Esto implica pasar de un modelo manual o analógico a otro donde todos los datos, las operaciones y los sistemas de una compañía están disponibles en la nube.
Dentro de esta transformación se incluye:
- La conversión digital de toda la información física archivada en papel, como facturas y documentos.
- La carga y puesta en funcionamiento de todos los datos y sistemas en la red para su fácil acceso desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
- La adopción de herramientas digitales que permitan la automatización de las tareas, el control y la detección de errores, la evaluación de los resultados y la generación de informes de gestión.
De esta manera, el proceso de digitalización no se limita a hacer publicidad en redes sociales y crear una página web o una app móvil relacionada con el producto o servicio comercializado.
Por el contrario, implica el cambio de un esquema de negocio a otro más moderno y tecnológico que abarca a todas las operaciones de la empresa, desde las relacionadas con la producción hasta las que tienen que ver con la venta, la promoción y la atención de los clientes.
¿Por qué es importante la digitalización de procesos?
En un mercado dinámico y cambiante, donde el trabajo remoto y las compras virtuales ganan cada vez más terreno, la mayoría de los clientes exigen soluciones rápidas y eficientes que estén al alcance de sus manos.
Frente a este panorama, las compañías precisan innovar y reinventarse constantemente para seguir siendo competitivas. Y uno de los caminos para lograrlo es a través del uso inteligente de las tecnologías digitales, que ya son una parte fundamental de nuestras vidas.
Esta implementación es vital para modernizar las estructuras internas de las organizaciones y adaptarlas a los tiempos actuales. Así se consigue una mayor flexibilidad en los procesos y se elimina la burocracia corporativa que malgasta tiempo y recursos.
De esta manera, el proceso de digitalización es el punto de partida hacia la transformación digital, que implica un cambio en la cultura y en la forma de trabajar de las empresas.
Ventajas de la digitalización de procesos
Digitalizar ofrece muchos beneficios para las compañías, tanto grandes como pequeñas. Entre los principales se encuentran:
Mejoran la productividad
La digitalización facilita la automatización de los procesos, lo que ayuda a erradicar las tareas manuales y repetitivas, agiliza el flujo de trabajo y acorta los tiempos de respuesta.
Esto redunda en una mejora en la productividad que simplifica las operaciones y las hace más eficientes.
Facilitan el acceso a la información
El proceso de digitalización permite obtener datos más confiables y fidedignos, los cuales están siempre disponibles en la nube. Además, al facilitar la realización de back ups, se evita la pérdida de información valiosa.
Por otro lado, al centralizar todo en un solo lugar y transferir archivos en tiempo real, también se agiliza la comunicación interna y el trabajo en equipo entre las distintas áreas.
Optimizan el control
La adopción de tecnologías digitales simplifica el monitoreo de las operaciones y posibilita la detección automática de errores, los controles de calidad y el envío de reportes en todo momento y desde cualquier lugar.
De esta manera es posible implementar acciones de mejora y resolver incidencias incluso a distancia, lo que ayuda a reducir gastos y favorece la competitividad.
Mejoran la atención de clientes y proveedores
La digitalización de procesos facilita la atención al cliente, al almacenar y permitir un seguimiento detallado de cada una de las interacciones, con canales de comunicación instantáneos.
Además al ofrecer servicios más rápidos, cómodos y eficientes se mejora la experiencia y la fidelización de los usuarios.
De igual modo, la digitalización optimiza la gestión de los proveedores al ofrecer un mayor control sobre la cadena de suministro, el manejo del stock, el monitoreo de las operaciones y de todos los procesos relacionados con su selección, contratación y pago de sus servicios.
Amplían el conocimiento del negocio
A través de las herramientas digitales es posible manejar grandes volúmenes de datos, almacenarlos, procesarlos y analizarlos de forma rápida y sencilla.
Esto permite conocer mejor el negocio, entender los movimientos del mercado y realizar predicciones más precisas que facilitan el armado de los presupuestos y la planificación de estrategias a largo plazo.
Mejoran el clima laboral
Digitalizar procesos también facilita el trabajo de los empleados. Les permite ganar tiempo y realizar sus tareas de manera más efectiva, incluso desde sus hogares, ya que todo el negocio está en la nube.
Esto aumenta la motivación y la satisfacción general, lo que mejora el clima laboral y el sentido de pertenencia.
Mayor sostenibilidad
La digitalización también ahorra espacio en las oficinas que antes se destinaba al almacenamiento de archivos, memorias, presentaciones, facturas y reportes en soporte físico.
Además se limita el uso de papel y de combustible y la necesidad de traslados de personal y el desplazamiento de flotas, lo que ayuda a cuidar el medio ambiente y mejora la sostenibilidad.
¿Cómo digitalizar tu negocio?
Para llevar adelante este proceso dentro de tu empresa seguí los siguientes pasos:
Paso 1: la evaluación
Lo primero que tenés que hacer es analizar la situación actual de tu emprendimiento y ver qué áreas y operaciones cuentan con sistemas digitales y cuáles no, y qué procesos se verían más beneficiados con su implementación.
Paso 2: la definición
En función del relevamiento y de las necesidades detectadas, establecé un plan de digitalización con etapas y metas bien definidas.
En la mayoría de los casos esta transformación requiere de un proceso gradual, por lo que es importante determinar prioridades y ver qué herramientas y documentos son indispensables para la gestión técnica del negocio.
Paso 3: la implementación
Aquí comienza el proceso de digitalización propiamente dicho, en función del plan trazado.
Una forma rápida y económica de adquirir herramientas digitales es mediante la integración de un software de gestión que opera en la nube. Estos sistemas posibilitan almacenar datos, ejecutar aplicaciones y utilizar toda clase de servicios de manera online sin necesidad de grandes inversiones ni de adquirir infraestructura propia.La mayoría poseen un diseño modular que permite ampliar las funciones a medida que el negocio crece y además ofrecen la posibilidad de personalizar las herramientas y adaptarlas a las necesidades específicas de cada compañía.
Dentro de ellas hay soluciones de contabilidad, de facturación, de ventas, de recursos humanos, de atención a clientes y de inventario que facilitan gran parte de las operaciones.
Paso 4: la elección de los partners digitales
Para facilitar todo este proceso podés asociarte con un partner digital que te asesore y te ofrezca soluciones específicas para tu negocio.
Xubio, por ejemplo, es una plataforma de gestión en la nube que te permite potenciar tu emprendimiento cuando quieras, desde el lugar que quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.
Algunos de los servicios que ofrece son: contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, liquidación de sueldos, envió de presupuestos personalizados, manejo de las cuentas a cobrar, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.
Paso 5: la capacitación
Digitalizar procesos en muchos casos implica cambiar la forma de trabajar de una empresa. Por ello, una vez incorporadas las nuevas herramientas, es necesario instruir a los empleados que van a utilizarlas para facilitar la adaptación y obtener mejores resultados.
En ese sentido, Xubio cuenta con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse de forma rápida y sencilla. Entre ellos se destacan el Centro de Ayuda con respuesta a preguntas frecuentes, el sistema de e-learning con clases online para aprender a manejar cada una de sus funcionalidades y el blog con artículos que ofrecen consejos para mejorar la operatividad de tu pyme.
Paso 6: el seguimiento
Una vez realizada la digitalización de procesos, es importante hacer un seguimiento de los resultados mediante el control de indicadores que evidencien la adaptabilidad y la aceptación de los sistemas implementados.
A partir de ellos podrás llevar adelante acciones de mejora que faciliten el cambio cultural dentro de la empresa.
En conclusión
La digitalización de procesos es clave para mejorar la capacidad productiva y optimizar los costos y la satisfacción general de los clientes internos y externos. Además su implementación amplía las oportunidades de negocio y favorece la adaptación a un mercado cada vez más cambiante y competitivo.
Si esta información te resultó útil, compartila en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu emprendimiento, visitá el sitio web de Xubio para saber más sobre sus beneficios.
