Junto con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que hablaremos sobre las cuentas por cobrar y todo lo que tenés que saber sobre el tema: ¿Qué son las cuentas por cobrar? ¿Qué ejemplos de cuentas por cobrar hay? ¿Cómo manejarlas de forma eficiente? A continuación, te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo!
¿Qué son las cuentas por cobrar?
La gestión de las cuentas por cobrar y por pagar es esencial para el manejo del riesgo de liquidez en las compañías. Para asegurar la liquidez empresarial, se requiere un control eficaz de estas cuentas y la implementación de tácticas apropiadas para reducir los riesgos de impago o demoras en el cumplimiento de responsabilidades.
Las cuentas por cobrar son montos que una empresa debe cobrar a sus clientes por bienes o servicios que ya han sido vendidos a crédito. Representan el capital que los clientes deben a una empresa por productos o servicios que ya fueron suministrados a crédito.
Estas cuentas pueden categorizarse en diversas categorías de acuerdo a su antigüedad, tales como actuales, vencidas e incobrables. Se consideran activos circulantes en el balance general, ya que representan dinero que se espera recibir en un plazo relativamente corto, generalmente entre 30 días y un año.
Características de las Cuentas por Cobrar
A continuación te contamos algunas características que tienen las cuentas por cobrar.
- Activos Circulantes: Se clasifican como activos que se convertirán en efectivo en el ciclo operativo normal de la empresa.
- Documentación: Están respaldadas por facturas emitidas a los clientes, que detallan la transacción, los montos adeudados, la fecha de vencimiento y los términos de pago.
- Provisión para Cuentas Incobrables: Las empresas suelen establecer una provisión para anticipar la posibilidad de que algunas cuentas no se cobren, reflejando así una estimación de los riesgos asociados.
- Impacto en el Flujo de Efectivo: Las cuentas por cobrar afectan la liquidez de la empresa, ya que representan recursos que no están disponibles hasta que se realicen los cobros.
Las cuentas por cobrar son un elemento crucial para cualquier empresa, ya que una mala gestión de estas puede conducir a una compañía a serias repercusiones. Estas cuentas no solo son un registro contable, sino que también simbolizan activos de gran valor, previendo ingresos venideros que se anticipan se transforman en dinero en efectivo.
Ejemplos de cuentas por cobrar
Ventas a crédito: Una empresa que comercializa productos a un consumidor con un periodo establecido para realizar el pago. Un ejemplo es una factura emitida a un cliente que ha adquirido productos por parte de una empresa de suministro de oficinas que le otorga un plazo de 30 días para pagar
Prestaciones Realizadas: Una compañía de servicios que genera una factura por labores efectuadas, que se requiere abonar en un periodo establecido. Un ejemplo podría ser una empresa de servicios que ofrece sus servicios a un cliente y emite una factura, lo que genera una cuenta por cobrar hasta que el cliente realice el pago correspondiente.
Suscripciones (bimestrales, mensuales, o a veces anuales) o cuotas o pagos a cuenta: una persona o comercio paga una cuota por un servicio o producto en intervalos regulares a una empresa.
¿En qué consiste el proceso de administración de cuentas por cobrar?
La gestión de cuentas por cobrar tiene como responsabilidad gestionar la deuda a crédito que un cliente contrae a raíz de la compra de un producto o servicio.
El procedimiento de administración de cuentas por cobrar incluye una serie de etapas fundamentales para asegurar una administración eficaz de las cuentas por cobrar; inicia con la expedición de facturas especificando las condiciones de pago y las fechas límite.
Continúa con el seguimiento de pagos para registrar cuándo se prevé el pago y establecer una comunicación con los clientes para recordarles las fechas límite.
Luego tiene lugar la conciliación de cuentas que asegura que los pagos se alineen con las facturas expedidas, garantizando así una contabilidad exacta. Si los pagos se demoran, se establecen acciones de recuperación, las cuales pueden abarcar recordatorios, llamadas de seguimiento y procesos de cobro más estrictos.
La administración de cuentas por cobrar es el procedimiento de monitoreo y control del dinero que los clientes abonan a una compañía por productos o servicios obtenidos a crédito.
Es de suma importancia mantener un registro contable exacto y efectuar análisis de envejecimiento de las cuentas por cobrar, ya que facilita la identificación de facturas atrasadas y establece las medidas a implementar.
Una vez cobradas, las cuentas por cobrar pasan a ser parte del activo de la empresa.
¿Qué métodos resultan más eficaces para llevar a cabo la gestión de las cuentas por cobrar?
Algunas de las técnicas y tácticas de cobro más eficaces para gestionar las cuentas por cobrar son:
-Establecer una estrategia clara de crédito y cobro: es crucial establecer las políticas de pago desde el inicio. Los plazos, el procedimiento de seguimiento y las repercusiones en caso de demora.
–Ofrecer alternativas de pago adaptables: proporcionar al cliente una diversidad de métodos de pago (dinero en efectivo, cheque, transferencia, tarjeta de crédito, etc.), esto eliminará justificaciones y simplificará el proceso de cobro.
-Poseer un registro al día de las cuentas por cobrar: preservar un calendario de cobros actualizado con la información requerida como número, importe, tiempo, contacto, etc. Esto posibilita un monitoreo eficaz.
–Determinar la diversidad de cuentas por cobrar: Detectar perfiles particulares de riesgo de no pago o demoras para aplicar tácticas apropiadas a cada segmento.
-Emplear soluciones de gestión: utilizar soluciones de gestión para llevar a cabo la gestión de cuentas a cobrar puede simplificar mucho el día a día y ahorrar mucho tiempo de trabajo. Por ejemplo, en Xubio, podés ver en un solo lugar, el total de cuentas a cobrar, cuánto te debe cada cliente y las fechas de vencimiento de cada crédito.
En conclusión
Manejar las cuentas por cobrar de forma eficiente es esencial para la salud financiera de cualquier empresa, ya que estas representan las deudas que los clientes tienen con la empresa por bienes o servicios adquiridos a crédito. Las cuentas por cobrar son una parte importante del capital de trabajo, y su gestión adecuada puede influir significativamente en el flujo de efectivo y en la rentabilidad de una organización.
La administración de las cuentas por cobrar conlleva diversas tácticas, tales como la definición de políticas de crédito precisas, el análisis de la solvencia de los clientes antes de concederles préstamos, y la puesta en marcha de un sistema de monitoreo eficaz para recordar a los clientes sus compromisos financieros. Además, es aconsejable llevar a cabo revisiones regulares de las cuentas por cobrar para detectar las cuentas impagadas y adoptar acciones proactivas, como la comunicación directa con los clientes para recordarles sus obligaciones financieras y discutir planes de pago, en caso de ser requerido.
En conclusión, una administración eficaz de las cuentas por cobrar no solo optimiza el flujo de caja, sino que también favorece la estabilidad financiera a largo plazo de la compañía, posibilitando el uso más eficaz de los recursos y la preservación de una relación sólida con los clientes.
El uso soluciones de gestión permiten automatizar y simplificar este procedimiento, posibilitando un monitoreo más eficaz y una mayor transparencia en el estado de las cuentas. Si te gustaría incorporar una solución de gestión para simplificar tu día a día, te recomendamos que ingreses a xubio.com.
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