¿Qué son los costos de almacenamiento?

La mayoría de las empresas no tienen en cuenta los costos de almacenamiento derivados de mantener sus productos en el depósito. Sin embargo, una buena gestión de los mismos es clave para reducir los gastos y mejorar la productividad.

En este artículo vamos a explicarte en qué consisten estos desembolsos, cómo calcularlos, qué tipos hay y cuáles son los factores que influyen en su incremento. 

¿Qué son los costos de almacenamiento?

Cuando se habla de costes de almacenamiento se engloba a todos los egresos de dinero generados por guardar el inventario de una compañía en un espacio determinado, como una bodega o un depósito.

Incluyen tanto a los gastos por el mantenimiento del propio stock, como los relacionados con la posesión y conservación de los inmuebles utilizados para este fin y los sueldos del personal que se encarga de su gestión.

Estos costos pueden ser fijos o variables. Los primeros son estables y no dependen de la cantidad de material almacenado como, por ejemplo, los vinculados al alquiler de un local. En cambio, los segundos aumentan o disminuyen en función de la mercadería depositada y su tiempo de permanencia en el lugar.

En estos casos, un adecuado manejo y control del inventario es clave para reducir los gastos, mejorar la relación con los proveedores y cumplir con los pedidos de los clientes sin retrasos. 

Tipos de costos de almacenamiento

Los costes de almacenamiento se dividen en:

1) Gastos de infraestructura

Son costos -en la mayoría fijos- derivados del propio espacio de almacenamiento. Incluyen:

• El alquiler o la depreciación del inmueble en caso de que la empresa sea dueña del local.
• Los desembolsos en mantenimiento, reparaciones y vigilancia (pintura, desinfección, colocación de cámaras de seguridad, alarmas, etc.).
• Los impuestos relacionados con el lugar.
• Los seguros contra incendios, inundaciones, etc.
• Los gastos de financiación en caso de haber necesitado de una.

2) Gastos de provisión

Son costos que se realizan para mejorar el manejo del stock y la capacidad de almacenamiento del depósito. Los más habituales son:

• La adquisición de herramientas como carretillas, montacargas, elevadores o transportadoras.
• La compra o alquiler de sistemas de embalaje automático, software de gestión, archivadores o estanterías.
• La reparación y la conservación de estos equipos.

3) Gastos de gestión

Son costos destinados a mantener el almacén activo y en funcionamiento. Incluyen:

• Los gastos en el personal encargado de la administración y la gestión del stock y su vigilancia (sueldos, seguridad social, ropas de trabajo, etc.).
• Los desembolsos en suministros (luz, agua, gas, calefacción, refrigeración, ventilación, servicios de internet, materiales de oficina y de limpieza, etc.).

4) Gastos de stock

Son costos originados por el mantenimiento de los propios productos. Contempla:

• La pérdida de mercadería por una incorrecta manipulación o almacenado.
• Los gastos en reparaciones de unidades rotas o dañadas durante este proceso.
• El stock que se vuelve obsoleto por su falta de salida comercial.
• Los desajustes en el control de la mercadería, ya sea por robos o por carga incorrecta.
• El pago de seguros para proteger el inventario. 

Factores que influyen en los costos de almacenamiento

Existen una serie de aspectos que afectan de manera directa en la gestión del stock y los costos de almacenamiento, por lo que es importante tenerlos en cuenta. Los principales son:  

1) Las dimensiones y la ubicación del depósito

El tamaño de la bodega es determinante para saber la cantidad máxima de mercadería que se puede guardar en ella. A su vez, su superficie y la zona geográfica en la que se encuentra inciden en los gastos en infraestructura (alquiler, impuestos, seguros) y transporte.

2) La cantidad y tipos de productos

No es lo mismo almacenar muchas unidades de un mismo artículo que guardar varias mercaderías diferentes entre sí. En el primer caso es posible compactar y maximizar el espacio, mientras que en el segundo es necesario reservar un lugar y un registro específico para cada pieza y categoría.

Por otro lado, el tamaño de los productos influye en su empaque y forma de colocación, ya sea en estantes, tarimas, archivos o cajas, y en la maquinaria necesaria para su movilización. Por ejemplo, en algunos casos el transporte manual es suficiente, mientras que los más voluminosos y pesados requieren de carretillas, montacargas o vehículos.

3) La demanda y la época del año

Hay productos que se venden solo por temporadas o tienen una mayor salida en un determinado período del año como, por ejemplo, durante las fiestas de fin de año, el verano o el invierno.

Mantener un artículo almacenado por varios meses puede encarecer los gastos de depósito. Por ello es importante analizar los cambios de stock para mejorar su organización y sostener un flujo de movimiento efectivo de acuerdo a la demanda.

4) El proceso de preparación de los pedidos

Gran parte de los costos de almacenamiento dependen del picking, es decir, del método que se utiliza para preparar los pedidos en el depósito una vez que se recibe la confirmación de compra por parte del cliente.  

En ese sentido, la identificación de las mercaderías y su localización específica dentro del lugar es clave para mejorar la productividad y la velocidad de entrega.

En muchas ocasiones, para aumentar la capacidad de un almacén, se suelen colocar estanterías elevadas para aprovechar el espacio aéreo. Sin embargo, la manipulación de cargas en altura es más costosa que las situadas a ras del suelo.

A su vez, en función de la ubicación de los artículos es posible que para su selección y traslado se necesiten máquinas especiales. Lo mismo para su embalaje y envío. Tené todos estos factores en cuenta a la hora de planificar tu estructura y sus gastos asociados.

¿Cómo calcular el costo de almacenamiento?

Existen diferentes formas de calcular los gastos de almacenamiento de una empresa. Por un lado, es necesario sumar todos los desembolsos ya mencionados y analizarlos por período, ya sea a nivel mensual, trimestral, semestral o anual. 

Además, estos valores se pueden dividir por la cantidad de productos almacenados para tener una base de cuánto cuesta la permanencia de cada uno de ellos en el depósito.

Para ello, sumá el total de unidades vendidas en el último año y agregale la cantidad de productos guardados en la actualidad, como indica esta fórmula: Total de unidades vendidas + Total de unidades en el depósito / Costo total de almacenamiento.  

Este dato puede ser útil para conocer la rentabilidad general de los productos y tener una base de cómo las mejoras en los procesos de logística y stock pueden afectar el costo por unidad.

Por otro lado, en función de la superficie utilizada por cada artículo es posible obtener el gasto diario por metro cúbico ocupado dentro del almacén. Con esta información, podés calcular, por ejemplo, si vale la pena alquilar un local más grande o conviene mudarte a uno más pequeño. 

¿Cómo reducir los costos de almacenamiento?

Para abaratar los costos de almacenamiento es clave realizar una buena gestión del inventario y de toda la cadena de suministro. En ese sentido, la implementación de un sistema de gestión empresarial ayuda a agilizar y automatizar los procesos y administrar mejor los recursos, al centralizar toda la información en un solo lugar.

Entre otras ventajas esto permite:

• Conocer la cantidad real de productos en el depósito disponibles para la venta.
• Evitar las faltas o la superpoblación de stock.
• Hacer un uso más eficiente del espacio y de las instalaciones.
• Planificar las compras de bienes y materias primas con antelación.
• Reducir los gastos en mano de obra innecesaria.
• Evitar el deterioro y el vencimiento de los artículos.
• Facilitar la comunicación con proveedores y clientes.

Por otro lado, para bajar los costes de almacenamiento también es importante tener una mirada global del negocio. Por ejemplo, muchas veces se realizan compras al por mayor para obtener descuentos por cantidad, sin estimar el gastos que implica el mantenimiento y guardado de esos productos en el depósito.  

Por el contrario, los desembolsos en tecnología y equipos que mejoren las operaciones, como el picking por voz, los softwares de gestión o las embaladoras automáticas, no deben verse como un gasto, sino como una inversión que ayudará a disminuir los costos a mediano y largo plazo. 

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En conclusión

Conocer y analizar los costos de almacenamiento es vital para gestionar mejor el inventario, optimizar los procesos de producción y reducir los gastos logísticos.

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