¿Cómo puedo reemplazar a los controladores fiscales?

Hace un tiempo los controladores fiscales fueron reemplazados por los de nueva tecnología y hoy en día estos nuevos aparatos también tienen un reemplazo.  Conocé qué alternativas existen para no gastar tanto dinero en estos costosos equipos, obtener reportes más completos y evitar trabajo administrativo extra. ¡Seguí leyendo!

El precio actual de mercado de una caja registradora o impresora fiscal de nueva tecnología ronda los $80.000. Para un comercio pequeño o una flota de mayor tamaño puede resultar un costo difícil de afrontar. Además exigen un régimen de información semanal o mensual para informar las operaciones diarias. Esto último incrementa la carga administrativa para el contador o el negocio.

¿Qué es un controlador Fiscal?

Antes de contarte cómo se pueden reemplazar a los controladores fiscales, vamos a explicarte qué son. Un controlador Fiscal es un equipamiento electrónico homologado por AFIP. Sus características técnicas y operativas responden a las exigencias de este organismo.  

Se definen como controladores fiscales homologados porque AFIP certifica y verifica el equipo aprobando su uso como tal.  Permiten el procesamiento, la registración y la emisión de comprobantes. También facilitan la conservación de los datos de interés fiscal que se generan como consecuencia de las ventas, prestaciones de servicios y locaciones.

Existen 3 tipos de controlador fiscal:

1. Cajas registradoras
2. Puntos de venta fiscales (POV)
3. Impresoras fiscales

Las cajas registradoras cuentan con una botonera con la cual se genera el ticket. Es decir, no requieren conectividad a una PC o Internet.  Las impresoras fiscales y los puntos de venta fiscales (POV) requieren conectividad a una PC y permiten obtener tickets y facturas, o solo tickets.

¿Quiénes están obligados a utilizar un controlador fiscal?

Desde la vigencia de la RG4290/2018 no hay obligatoriedad de utilizar un controlador fiscal para respaldar operaciones con consumidores finales.

Antes de esta resolución la obligatoriedad estaba sujeta a un complejo cálculo que determinaba si las ventas a consumidor final eran masivas o no.  Si eran masivas estaba obligado a adquirir un controlador fiscal.

Actualmente el controlador fiscal es una opción, siendo la alternativa la factura electrónica.

¿Qué reportes se deben entregar a la AFIP?

Los reportes electrónicos que se deben presentar a AFIP son: F8011 Reporte de Resúmenes de Totales, F8012 Reporte de duplicados electrónicos de comprobantes emitidos. Otro archivo que se genera es el F8010 de auditoría para resguardo. 

Los Responsables Inscriptos deberán enviar dichos reportes de forma semanal en los siguientes plazos:

• Semana 1: Incluye período del 1 al 7 del mes y la fecha de presentación es hasta el 12 del mismo mes
• Semana 2: Período del 8 al 14, debe presentar hasta el 19 de ese mes
• Semana 3: Comprende del 15 al 21, la presentación debe realizarse hasta el 26 del mismo mes
• Semana 4: Incluye del 22 al último día del mes, debe presentar hasta el 5 del mes inmediato siguiente.

Los monotributistas también deberán enviar el reporte, pero solo una vez al mes dentro de los 5 días de vencido el mes.

¿Qué es un controlador fiscal de nueva generación?

Los controladores fiscales de nueva tecnología son similares a los antiguos controladores fiscales. La diferencia radica en que los nuevos brindan la posibilidad de emitir informes digitales y enviarlos directamente a la AFIP cada semana. Asimismo, tienen diferentes funciones que permiten una mejor organización y control de los registros contables.

Para poder diferenciar un controlador fiscal de nueva tecnología de uno de vieja tecnología, es necesario revisar el código de registro. Los nuevos están compuestos por seis letras, mientras que los viejos cuentan con tres números.

¿Cuándo debo reemplazar mi controlador fiscal por uno de nueva tecnología?

La incorporación de los puntos de venta, impresoras y registradoras fiscales de nueva generación se dio de forma gradual.

Ya en 2013 con la RG 3561 de AFIP comenzó el recambio de los viejos controladores fiscales por los de nueva generación para determinadas actividades.  Este camino apunta al recambio total de los controladores de vieja tecnología que finalizará el 30/04/2022 cuando queden totalmente en desuso.

Podemos observar que primero se vieron obligados quienes realizaban determinadas actividades y en el último tramo desde el 01/05/2021 el recambio quedó sujeto a la cantidad de equipos. 

Veamos cómo está organizado el cronograma de recambio:

• 1/05/2021 al 30/06/2021: 50 o más equipos de “vieja tecnología”
• 1/07/2021 al 31/08/2021: entre 11 y 49
• 1/09/2021 al 31/10/2021: entre 5 y 10
• 1/11/2021 al 31/01/2022: 3 o 4
• 1/01/2022 al 30/04/2022: 1 o 2

El contexto socioconómico que se atravesó por la pandemia permitió flexibilizar y extender algunos plazos para quienes se encontraban en los tramos de recambio y determinadas actividades sensibles. La última modificación fue la RG 5115/2021 que amplió los plazos de recambio en las últimas fases. Así es que quienes contaban con 3 o 4 equipos debían realizar el recambio para el 31/12/2021 y se extendió al 31/01/2022. Y para quienes poseen 1 o 2 equipos tenían tiempo hasta el 28/02/2022 pero actualmente tienen hasta el 30/04/2022.   

¿Cómo puedo reemplazar los controladores fiscales de nueva generación?

Si sos Monotributista, Responsable Inscripto o Sujeto exento en IVA y realizás operaciones con consumidores finales podrás optar por emitir facturas electrónicas. Y aquí es donde se abren nuevas posibilidades sobre todo para quienes utilizan registradoras fiscales. Teniendo en cuenta la dinámica de tu actividad podrás evaluar la conveniencia de las siguientes opciones:

Sistema de facturación

Esta opción contempla a las soluciones en la nube que suelen el requerir el pago de una suscripción por un monto mensual fijo. Requieren conectividad a internet por que facturan a través del sistema de Web Services.

Como permiten emitir directamente facturas electrónicas con CAE no requieren cumplir con el régimen de información semanal o mensual que se exige a un controlador fiscal de AFIP.

Al ser soluciones en la nube como Xubio podés facturar directamente desde tu teléfono. La factura podés imprimirla en formato A4 con una impresora convencional o enviarla directamente desde la plataforma por mail.

Se destacan por lo siguiente:

• Suelen ofrecer una propuesta mucho más intuitiva y amigable para el usuario.
• En cuanto a inversión existen opciones muy buenas, completas y económicas. No presentan cargos extras por las actualizaciones o renovaciones de licencias.
• En cuanto a reportes, te proveen de múltiples posibilidades. Podés obtener reportes para tu gestión: llevar un control de stock, ver el dinero disponible en caja y bancos y si cargás tus compras ver cuánto debés a cada proveedor. Facilitan a tu contador la obtención de archivos para importar al IVA digital o resúmenes para la presentación del f2002.
• Presentan opciones de personalización, podrías agregar el logo de tu empresa con alguna leyenda para que se visualice en todos los comprobantes. O cargar observaciones predeterminadas para aclarar algún detalle que quieras que se visualice en el comprobante.
• Si vendés a través de MercadoLibre, TiendaNube o cobrás con MercadoPago podés integrar con esas plataformas hacer todas las facturar del mes o el día con solo un clic.
• Por lo general permiten utilizar lectora de código de barras para agilizar la carga de productos y agilizar la venta.

Podés visitar: Xubio  Factura electrónica para enterarte de más.

Impresora Fiscal térmica

Estos equipos permiten imprimir facturas electrónicas con CAE, es decir que no requieren cumplir con el régimen de información semanal o mensual de Afip.  El software que utilizan requiere conectividad a internet.

Por lo general, el formato del ticket puede ser de 57mm, 80mm lo cual posibilita el ahorro de papel ya que el tamaño es similar al de un ticket.

Además al ser térmicas imprimen por calor, lo cual favorece el ahorro de tinta.

El costo del equipo en relación a un controlador fiscal suele ser mucho más económico. Hoy en día se consiguen desde $15.000 aproximadamente. Pero atención, que pueden tener costos de renovación para mantener las licencias del software.

Dependiendo de las necesidades se pueden adquirir softwares adicionales para llevar un control de stock y obtener otro tipo de reportes más completos.

Existen propuestas que permiten alternar la impresión de facturas con CAE a comprobantes con CAEA.

Los comprobantes con CAEA (Código de Autorización Electrónico Anticipado) facilitan la emisión de comprobantes en casos de no tener conectividad a los Responsables inscriptos que se empadronen en dicho régimen. Este tipo de comprobantes exige la rendición de los comprobantes emitidos a AFIP en cada quincena. Deben cumplir con dicho régimen dentro de los 8 días corridos desde el día inmediato siguiente al de finalización de cada periodo quincenal.

Facturar desde la web de AFIP o Facturador Móvil

Está opción tiene costo cero pero sin dudas es la menos práctica si tenés muchas ventas a consumidor final.

Ingresando a afip.gov.ar con tu CUIT y clave fiscal podés acceder a la relación “Comprobantes en línea” y emitir tus facturas a consumidor final.

Podés descargar la aplicación de “Facturador Móvil” en tu teléfono móvil. Te solicitará que ingreses también con tu CUIT y clave fiscal. 

Conclusión

AFIP tuvo como objetivo informatizar la actividad de los contribuyentes para facilitar sus facultades de fiscalización y control.

En 2005 inició este camino con la aparición de la facturación electrónica que para 2019 abarcó a casi la totalidad de contribuyentes. Se reforzó también en 2013 con la aparición de los controladores fiscales de nueva tecnología que al 30/04/2022 abarcará a todas las operaciones con consumidores finales.

Hoy la factura manual solo queda habilitada para monotributistas sociales y en talonarios de resguardo, solo para casos muy escasos que impidan la facturación.

Dependiendo del tipo de actividad que realices y la cantidad de operaciones diarias podrás evaluar la incorporación de otras herramientas. Las mismas requieren conectividad a Internet para emitir facturas electrónicas en reemplazo del ticket y son bastante más económicas.

Además deberás evaluar la necesidad de obtener otro tipo de reportes que favorezcan la gestión de tu negocio. Revisar los niveles de stock con frecuencia, gestionar los cobros y pagos o agilizar la facturación que proviene de otras plataformas son un excelente motivo para animarte a las nuevas soluciones de gestión. Ingresá a Xubio.com y conocé todas las oportunidades de potenciar tu negocio. Encontrarás asesores especializados que te ayudarán a resolver todas tus dudas.