En el dinámico mundo empresarial, el control de inventarios se ha vuelto esencial para garantizar la eficiencia operativa y maximizar los beneficios. En este artículo exploraremos qué es un control de inventarios, para qué sirve, los tipos de valuación de inventarios que existen en México, los beneficios asociados y cómo llevar a cabo un control eficiente. Además, te explicaremos por qué la implementación de un sistema de gestión es clave para el éxito en este ámbito. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un control de inventarios y para qué sirve?
El control de inventarios se refiere al proceso de supervisar y gestionar los bienes de una empresa. Esto abarca desde la adquisición de productos o materias primas hasta su almacenamiento, seguimiento y venta.
Un control de inventarios efectivo permite a las empresas mantener un equilibrio óptimo entre la oferta y la demanda, evitando la pérdida de ventas debido a la falta de existencias o a los costos asociados con el exceso de inventario.
El objetivo del control de inventarios es proporcionar información clave para la toma de decisiones estratégicas. Entre sus funciones se incluyen la prevención de pérdidas, la optimización de los niveles de inventario, la mejora de la precisión en la previsión de la demanda y la reducción de costos operativos. Además, contribuye a mantener la satisfacción del cliente al garantizar la disponibilidad constante de productos.
¿Qué tipos de valuación de inventarios existen en México?
En México, existen varios métodos de valuación de inventarios, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. Entre los más comunes se encuentran:
UEPS (Última Entrada, Primer Salida) o LIFO (Last In, First Out)
Este método asume que los últimos productos agregados al inventario son los primeros en venderse. Es importante destacar que, a partir de enero de 2014, el uso del método LIFO fue prohibido para fines fiscales en México, pero todavía puede ser utilizado para fines contables.
PEPS (Primera Entrada, Primer Salida) o FIFO (First In, First Out)
En contraste con el método UEPS, el FIFO asume que los primeros productos agregados al inventario son los primeros en venderse. Este método tiende a reflejar mejor los costos actuales de producción o adquisición.
Costo Promedio Ponderado (Ponderado o Promedio)
Este método calcula un costo promedio ponderado por unidad, tomando en cuenta el costo total de los productos disponibles para la venta dividido por el número total de unidades disponibles. Es un método simple y ampliamente utilizado.
Costo Específico (Identificación Específica)
En este método, cada unidad de inventario se valora individualmente según su costo real. Es especialmente útil cuando se pueden identificar y rastrear los costos de producción o compra de cada unidad.
Identificación Específica de Costo (IEC)
Similar al método de Costo Específico, la Identificación Específica de Costo implica asignar costos específicos a productos o lotes específicos. Es útil cuando los productos son fácilmente identificables y los costos varían significativamente.
¿Qué beneficios tiene realizar un control de inventarios?
Implementar un control de inventarios efectivo conlleva una serie de beneficios significativos para las empresas. A continuación te contamos algunos de ellos.
Prevención de Pérdidas
Un control de inventarios efectivo ayuda a prevenir pérdidas debido a robos, obsolescencia o daños. Al conocer la cantidad exacta de productos en stock, las empresas pueden identificar y abordar rápidamente cualquier discrepancia o irregularidad.
Optimización de niveles de inventario
Mantener niveles óptimos de inventario es esencial para evitar la falta de productos o el exceso de existencias. Un control adecuado permite a las empresas ajustar sus niveles de inventario según la demanda del mercado, evitando costos innecesarios asociados con el almacenamiento excesivo o la pérdida de ventas debido a la falta de productos.
Mejora de la precisión en la previsión de la demanda
El análisis de datos históricos de inventario permite a las empresas mejorar la precisión en la previsión de la demanda. Esto facilita la planificación de la producción, la gestión de pedidos y la toma de decisiones estratégicas, mejorando así la eficiencia operativa.
Reducción de costos operativos
Este es otro de los beneficios de realizar un control de stock. Un control de inventarios eficiente contribuye a la reducción de costos operativos al evitar gastos innecesarios asociados con el almacenamiento excesivo, el manejo ineficiente de inventarios y la falta de productos que resulta en pérdida de ventas.
Satisfacción del Cliente
Mantener productos en stock de manera consistente garantiza que los clientes puedan obtener lo que necesitan cuando lo necesitan. Esto mejora la satisfacción del cliente y contribuye a construir relaciones a largo plazo.
Optimización de la cadena de suministro
Un control efectivo de inventarios permite una gestión más eficiente de la cadena de suministro. Con información en tiempo real sobre los niveles de inventario, las empresas pueden coordinar mejor las operaciones de producción, distribución y abastecimiento.
Mejora de la gestión financiera
La valuación precisa del inventario tiene un impacto directo en los estados financieros de una empresa. Un control de inventarios preciso contribuye a una gestión financiera más transparente y precisa, lo que es crucial para la toma de decisiones estratégicas y la presentación de informes financieros.
Cumplimiento con normativas y regulaciones
Un control adecuado de inventarios ayuda a las empresas a cumplir con las normativas y regulaciones locales e internacionales, lo que es crucial para evitar sanciones y mantener la integridad empresarial.
Eficiencia operativa
Este es otro de los beneficios de un control de inventarios. La implementación de procesos eficientes y tecnologías avanzadas de gestión de inventarios puede aumentar la eficiencia operativa, permitiendo que las empresas respondan de manera más ágil a las cambiantes condiciones del mercado.
¿Cómo llevar un control de inventarios de forma eficiente?
Ahora que ya sabes qué es un control de inventarios, qué beneficios tiene y cuáles son los métodos de valuación, te contaremos cómo llevarlo a cabo de forma eficiente.
Conoce tus productos
Es muy importante que conozcas los productos que ofreces y puedas identificarlos para poder gestionar adecuadamente tu inventario. Te recomendamos etiquetar de manera detallada cada mercancía para que puedas localizar de forma rápida los artículos. De esta manera, ahorras tiempo y evitas errores.
Anticipa las necesidades
Durante el año hay muchas fechas festivas como Navidad, el Black Friday o el día de las madres. Poder anticiparse a estas fechas te permitirá aumentar las ventas con un stock controlado y suficiente para satisfacer la demanda de tus clientes.
Mantén un equilibrio
Otra manera de llevar un control de inventarios de forma eficiente es lograr un buen equilibro entre las ventas y los gastos ya que proporciona mayor liquidez y mejora el flujo de caja de tu negocio.
Sé proactivo
Como mencionamos anteriormente, es muy necesario tener un conocimiento de todos los productos que forman el inventario. De esta forma será más fácil detectar tempranamente si hay alguna inconsistencia en el stock.
Clasifica tus existencias
Otro factor esencial para llevar a cabo un control de stock de forma eficiente es clasificar las existencias según su naturaleza. Estas categorías pueden ser: materias primas, envases, materiales obsoletos y productos terminados. De esta forma, se podrá evitar pérdidas de dinero y espacio.
Elige un sistema de clasificación
Después de categorizar tus existencias, selecciona un sistema de clasificación adecuado, como el Sistema ABC, el Sistema PMP, o el Sistema Just in Time. Esto te permitirá organizar tus existencias de acuerdo con su relevancia y optimizar la producción según las necesidades del mercado.
Define momentos clave en el stock
Por otro lado, es importante que puedas identificar tres momentos cruciales en el stock de tu empresa.
El stock máximo: es la mayor cantidad de existencia que una empresa puede tener. Es importante que una empresa nunca llegue a este punto para evitar gastos de almacenamiento
El stock mínimo: acá se tiene el punto justo de materias primas y stock.
El punto de pedido: si una empresa se encuentra en esta situación, es necesario reaprovisionar el almacén, pero teniendo en cuenta los tiempos que puede tardar la llegada de materias primas o productos.
Gestionar estos puntos con precaución ayudará a evitar problemas financieros y a cumplir eficientemente con los pedidos.
Opta por un software de gestión
Por último, utilizar un software de gestión como Xubio es un gran factor para llevar a cabo de forma eficiente el control de inventarios. Esto se debe a que este tipo de herramientas permite actualizar tener toda la información del stock en un mismo lugar. Además, se actualiza con cada compra y venta. Esto sin dudas reduce errores en la gestión de pedidos.
¿Por qué realizar un control de inventarios sin Excel?
Realizar un control de inventarios con Excel es completamente válido, solo que lleva más tiempo, hay mayor probabilidad de cometer errores y no siempre la información se encontrará actualizada.
Por eso, te recomendamos incorporar un software de gestión. Con Xubio, por ejemplo, puedes tener toda la información de tu inventario en un solo lugar, actualizada en tiempo real.
Con unos pocos clics puedes ver que productos hace falta reponer y cuáles tienen excedencia. Además, como es una plataforma que se encuentra en la nube, cualquier persona que tenga un usuario y contraseña y acceso a Internet puede ingresar a ver la información.
En conclusión
Como hemos visto a lo largo del artículo, realizar un control de stock de forma eficiente y frecuente ayuda a evitar pérdidas y a tomar mejores decisiones para el negocio. Además, contar con herramientas digitales como un software de gestión puede ser clave para reducir tiempos y obtener información más precisa.
SI te gustaría incorporar un software de gestión en la nube para optimizar tu control de inventarios, te invitamos a ingresar a xubio.com y ver todo lo que tenemos para ofrecerte.
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