En este artículo te vamos a contar qué es un control de inventarios, para qué sirve hacerlo, qué beneficios tiene realizar un control de stock, qué métodos de valuación existen y cómo llevar un control de inventarios de forma eficiente. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un Control de Inventarios y para qué sirve?
Un control de inventarios es proceso de supervisar y gestionar la cantidad de productos o bienes que una empresa posee en un momento dado. El objetivo principal del control de stock es garantizar que una empresa tenga suficientes existencias disponibles para satisfacer la demanda de sus clientes innecesarios.
Por otro lado, el control de inventarios no solo se trata de mantener un registro preciso de los productos almacenados, sino que también desempeña un papel crucial en la optimización de las operaciones empresariales. Permite anticipar demandas, evitar excedentes o faltantes, y garantizar una gestión financiera sólida al conocer el valor real de los activos en tiempo real.
Algunas de las funciones clave de un control de stock incluyen:
Registro de entradas y salidas: mantiene un registro preciso de la cantidad de productos que entran y salen del inventario.
Reordenamiento automático: establece niveles mínimos y máximos de existencias para productos específicos y genera pedidos automáticos cuando los niveles alcanzan ciertos umbrales.
Seguimiento de fechas de vencimiento: es crucial para empresas que manejan productos perecederos, como alimentos o productos farmacéuticos.
Optimización de espacio: organiza el inventario de manera eficiente para maximizar el espacio de almacenamiento y facilita la ubicación de productos.
Análisis de tendencias y demanda: utiliza datos históricos y analiza tendencias para prever la demanda futura y ajustar los niveles de stock en consecuencia.
¿Cuáles son los beneficios de realizar un control de inventarios?
Realizar un control de inventarios tiene múltiples beneficios. A continuación te contamos algunos de ellos.
Conocer el nivel real de existencias en los depósitos
Realizar un control de inventarios permite saber qué cantidad de productos hay en los depósitos y cuántos están realmente en condiciones de ser vendidos. Muchas veces cuando se realiza el conteo, nos damos cuenta de que hay mercadería que posee roturas o desgastes, por lo que no podrán venderse. En estos casos, es necesario realizar un ajuste de stock.
Optimización de costos y recursos
Un control de inventario eficiente ayuda a evitar la sobrecompra o la escasez de productos. Esto permite a las empresas minimizar los costos asociados con el almacenamiento de excedentes innecesarios y evitar la pérdida de ventas debido a la falta de productos.
Mejora en la toma de decisiones
Un control de stock efectivo proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, como lanzamientos de nuevos productos o cambios en la cadena de suministro.
Reducción de pérdidas por obsolescencia
Un control de inventario efectivo permite a las empresas monitorear y gestionar la rotación de productos. Esto ayuda a evitar la obsolescencia de los productos al identificar y retirar productos que están llegando al final de su vida útil antes de que se conviertan en pérdidas.
Prevención de robos y fraudes
Un control de inventario adecuado también ayuda a prevenir y detectar posibles robos o fraudes internos. El seguimiento constante de las existencias puede revelar discrepancias entre las cantidades registradas y las físicamente presentes.
Cumplimiento normativo
Algunas industrias tienen regulaciones específicas relacionadas con el control de inventario y la gestión de productos. Mantener un control adecuado puede ayudar a cumplir con estas regulaciones y evitar posibles sanciones.
Mejora del servicio al cliente
Mantener niveles de inventario adecuados asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan. Esto ayuda a cumplir con sus expectativas y a mantenerlos satisfechos con el servicio.
¿Qué métodos de valuación de inventarios existen?
En Colombia existen varios métodos de valuación de inventarios. Todos ellos tienen el objetivo de controlar y evaluar tanto el costo como el flujo de la mercadería. La información que brinda cada uno de estos métodos es sumamente importante para tomar decisiones. La elección del método dependerá del tipo de mercadería o actividad, las fluctuaciones de precios u otro tipo de factores.
A continuación te contamos cuáles son:
Costo Promedio Ponderado
Este método implica promediar los costos unitarios de los productos disponibles para la venta. La fórmula para calcular el costo promedio ponderado es el costo total de los productos dividido por la cantidad total de productos.
PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
También conocido como FIFO (First In, First Out), este método asume que los primeros productos ingresados al inventario son los primeros en ser vendidos. Por lo tanto, los costos asociados con esas primeras entradas se asignan primero a las ventas.
UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)
Conocido como LIFO (Last In, First Out), este método asume que los últimos productos ingresados al inventario son los primeros en ser vendidos. Por lo tanto, los costos asociados con las últimas entradas se asignan primero a las ventas.
Identificación Específica
Este método implica asignar un costo específico a cada unidad de inventario. Se utiliza comúnmente cuando los productos son fácilmente identificables y tienen costos individuales diferentes.
Cómo llevar el control de inventarios de forma eficiente
Ahora que ya sabes qué es un control de inventarios, para qué sirve y cuáles son sus beneficios, te contaremos de qué forma llevar un control de stock eficientemente.
Conoce tus productos
Es fundamental tener un conocimiento exhaustivo de los productos que ofreces y ser capaz de identificarlos eficientemente para gestionar adecuadamente el inventario. Etiquetar de manera precisa cada mercancía facilitará la localización rápida de artículos, ahorrándote tiempo y evitando errores.
Anticipa las necesidades
A lo largo del año, existen fechas clave para los comercios, como el Día del Padre, el Día de la Madre, el Día del Niño, Navidad, entre otros. Anticiparse a las necesidades de los clientes en estas temporadas te permitirá aumentar significativamente las ventas al contar con un stock suficiente para satisfacer la demanda del mercado.
Mantén un equilibrio
Lograr un equilibrio adecuado entre las ventas y los gastos es esencial. Esto proporcionará mayor liquidez y mejorará el flujo de caja de tu negocio.
Sé proactivo
Aunque al principio pueda resultar desafiante, es crucial tener un conocimiento continuo del inventario. Esto facilitará la detección temprana de cualquier inconsistencia en el stock.
Clasifica tus existencias
La clasificación eficiente de las existencias según su naturaleza en el almacén es esencial para comprender su importancia y ocupación. Categorías como materias primas, envases y embalajes, materiales obsoletos, y productos terminados deben ser identificadas y gestionadas para evitar pérdidas de espacio y dinero.
Elige un sistema de clasificación
Después de categorizar tus existencias, selecciona un sistema de clasificación adecuado, como el Sistema ABC, el Sistema PMP, o el Sistema Just in Time. Esto te permitirá organizar tus existencias de acuerdo con su relevancia y optimizar la producción según las necesidades del mercado.
Define momentos clave en el stock
Identifica tres momentos cruciales en el stock de tu empresa:
- El stock máximo: es la mayor cantidad de existencia que una empresa puede tener. Es importante que una empresa nunca llegue a este punto.
- El stock mínimo: acá se tiene el punto justo de materias primas y stock. Tampoco es recomendable llega a este momento ya que se corre el riesgo de no poder hacer frente a los pedidos.
- El punto de pedido: si una empresa se encuentra en esta situación, es necesario reaprovisionar el almacén, pero teniendo en cuenta los tiempos que puede tardar la llegada de materias primas o productos.
Gestionar estos puntos con precaución ayudará a evitar problemas financieros y a cumplir eficientemente con los pedidos.
Opta por un software de gestión
Utilizar un software de gestión como Xubio simplifica el control y la gestión del stock. Después de realizar un inventario físico, las entradas y salidas se contabilizan automáticamente, y el sistema te alerta cuando la disponibilidad de un artículo es baja. Esto reduce errores en la gestión de pedidos y mantiene la información actualizada en tiempo real.
¿Por qué realizar un control de inventarios con un sistema de gestión y no con un Excel?
Realizar un control de inventarios con Excel es completamente válido. Sin embargo, es probable que lleve más tiempo y se comentan muchos errores. Además, la información va a quedar registrada en un computador, corriendo el riesgo de perder todo si le llega a ocurrir algo.
Con un sistema de gestión en la nube como Xubio, toda la información queda guardada en un solo lugar y siempre está actualizada. De esta forma, cualquier persona puede ingresar desde cualquier lugar y dispositivo conectado a Internet y ver la información en tiempo real.
Asimismo, el inventario se actualiza de forma automática con cada compra y venta. Por lo tanto, sabrás todo el tiempo qué productos tienes disponibles.
En conclusión
Un control de inventarios efectivo no solo es esencial para el buen funcionamiento de un negocio, sino que también se traduce en ventajas competitivas significativas. La implementación de un sistema de gestión como Xubio potencia estos beneficios, llevando la eficiencia empresarial a un nivel superior.
Si te interesa incorporar un sistema de gestión para simplificar la gestión de tu inventario, te recomendamos ingresar a xubio.com.
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