Que es el control de gastos y cómo puedes optimizarlo en tu empresa

Sin un control de gastos cualquier economía individual o emprendimiento puede perder el control fácilmente. Veamos por qué es importante gestionar una contabilidad de costos y cómo optimizarla para tu empresa.

Una de las principales preocupaciones de todo emprendedor es el esfuerzo por conseguir ventas. Pero conocer en qué se va el dinero también es clave para gestionar de forma adecuada los recursos.  Registrar los gastos, clasificarlos, analizar su comportamiento, presupuestarlos y controlar los desvíos será fundamental para la gestión de costos. No se trata de una tarea complicada. Con una simple imputación de cada gasto generado al momento de la carga del comprobante de compra, se puede obtener muy buena información para la toma de decisiones.

Control de gastos xubio

Registrar, analizar y controlar los gastos de tu emprendimiento es clave para la salud financiera del negocio

Control de gastos, en qué consiste

Se trata de un proceso que permite identificar los gastos asociados a los distintos procesos necesarios dentro de una empresa, con el fin de diseñar estrategias relacionadas con flujos de dinero e inversión en todos los niveles, que permita a las organizaciones hacer un uso consciente y orientado a obtener un margen de ganancias acorde con su modelo y objetivos de negocio.

A través de la clasificación de los costos es posible analizar el comportamiento de los mismos. Lo que permite gestionar ahorros y facilita la presupuestación para una saludable gestión financiera. Para poder identificar a los gastos debemos conocer algunas clasificaciones que se tratan en la contabilidad de costos y que son las siguientes:

  • Gastos fijos: Son aquellos costos que no varían según los volúmenes de producción y son necesarios para el funcionamiento básico de la empresa. Es decir, se deben abonar se produzca o no. Por ejemplo: alquileres, seguros, gastos de administración, etc.
  • Gastos variables: Varían con los volúmenes de producción. Si el nivel de actividad aumenta, estos gastos se incrementan y si disminuye decrecen. Pueden hacerlo en forma directamente proporcional o no. Por ejemplo materiales, mano de obra, etc.
  • Gastos semifijos: Son costos variables, es decir varían según los volúmenes de producción, pero solo para distintos tramos de actividad. Dentro de determinado volúmenes de actividad o bandas de fluctuación permanecen fijos. Por ejemplo, algunos servicios públicos o impuestos.
  • Gastos semivariables: Son aquellos cuyo comportamiento es parcialmente fijo y parcialmente variable. Es decir, se puede identificar una porción fija hasta determinado nivel de producción y una variable en su costo. Se conocen también como costos mixtos. Por ejemplo ciertos gastos de envíos, algunos servicios públicos o impuestos, gastos de internet, etc.
  • Gastos directos: son aquellos que se identifican en la fabricación de un producto terminado y son proporcionales a la misma. Como por ejemplo materias primas, materiales, mano de obra de producción.
  • Gastos indirectos: aquellos que no se identifican o no se pueden asignar al producto terminado. Por ejemplo luz, energía eléctrica, alquileres.

Centros de costos para el control de gastos

A los fines de obtener los reportes necesarios y realizar un análisis de los gastos, se utilizan los Centros de Costos.  Se trata de secciones que generan gastos para la empresa, y no necesariamente ingresos. Permiten hacer un seguimiento de aquellos costos asociados a una función específica. Por lo general se los agrupa según unidades que tengan decisión, control y responsabilidad.  Es decir, cualquier área que cuente con un responsable y un presupuesto puede ser considerada como un centro de costos.

Por ejemplo, se podría utilizar como centros de costos: Gastos de producción, Gastos de Administración, Gastos de Comercialización, entre muchísimos otros que puedan surgir entre las unidades de negocio, departamentos o áreas de una empresa. A su vez, los centros de costos podrían clasificarse en principales o auxiliares. Principales son los que intervienen de forma directa en la fabricación. Auxiliares comprende a los costos indirectos.

Control de gastos contabilidad

Un control de gastos ineficiente pone fecha de caducidad a cualquier PyME.

Cómo optimizar el control de gastos

Para clasificar los gastos es necesario primero registrarlos. Se puede realizar a través de un Excel o un sistema de gestión. Digitalizar los datos facilitará la obtención de reportes al instante para la toma de decisiones. También simplifica la posibilidad de localizar un comprobante y obtener sus datos al instante, sin tener que recurrir a la búsqueda del comprobante físico.

La implementación de una solución de gestión permite administrar una gran cantidad de datos, eliminar errores, duplicaciones o desperdicios de tiempo y recursos.  Las soluciones online permiten alcanzar dichos objetivos con costos muy bajos y seguridad para los datos.

Cómo hacer un análisis y ontrol de gastos

Una vez registrados los gastos y clasificados por centros de costos, llega el momento analizarlos, gestionarlos y controlarlos. Conociendo el comportamiento de los costos podemos:

Presupuestar

Planificar es clave para concretar los planes a futuro. Es una herramienta de control necesaria para no gastar más recursos que con los que se cuentan.  Permite conocer los gastos fijos y variables y evaluar con qué tipo de financiación se cubrirán.

Detectar gastos innecesarios

Al identificar qué insumos son prioritarios y cuáles no o qué cantidades de compra son necesarias, se puede establecer una estrategia de ahorro y evitar los gastos que no estén en el presupuesto. Por ejemplo, gastos de almacenamiento o gastos de transporte, suelen requerir de un análisis para encontrar el punto adecuado de compra y evitar costos excesivos o innecesarios.

Disminuir los precios de venta o maximizar el beneficio

Al gestionar ahorros se puede disminuir los precios de venta si estos dependen de un porcentaje sobre el costo, lo cual genera mayor competitividad. O ampliar el margen de ganancia si se pueden mantener los precios vigentes.

Mejorar el retorno sobre la Inversión (ROI)

Al identificar en qué se gasta se puede mejorar los esfuerzos por intensificar  aquellos gastos que colaboren con un mejor resultado. Por ejemplo, inversión en publicidad por distintos medios.

Cualquier emprendimiento necesita conocer en qué gasta para planificar en que va a gastar y asegurarse alcanzar sus objetivos en el tiempo. Contar con herramientas que faciliten la captación de los datos a analizar y la obtención de reportes se vuelve fundamental a la hora de gestionar costos. Una forma muy simple de gestionar los gastos es asignarlos a centros de costos al momento de la carga del comprobante. Esto permitirá realizar luego todos los análisis y controles necesarios para una buena gestión.

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