Contabilidad manual y computarizada ¿Cuál conviene más?

Lápiz, papel y calculadoras, esa era la imagen que se nos venía a la cabeza cuando pensábamos en la contabilidad como actividad. En la actualidad, emprendedores, profesionales autónomos, pymes y empresas de mayor envergadura necesitan llevar sus números al día. Para hacerlo cuentan con dos opciones: contabilidad manual y computarizada.

La contabilidad es una actividad que se realiza con el fin de administrar la información financiera de una empresa o emprendimiento. Históricamente, siempre se trató de un proceso manual en el que se utilizan libros y documentos en papel para registrar los datos financieros.

contabilidad manual y computarizada

Desde cualquier lugar y en cualquier momento, la gran ventaja de la contabilidad computarizada.

Históricamente los contadores que hacen el trabajo de llevar adelante la administración de una empresa, necesitan ingresar los datos de manera cuidadosa en los libros contables. Esta puede ser una tarea muy tediosa que, además, lleva mucho tiempo. Gracias a la tecnología, ahora es posible acceder a la contabilidad computarizada, una herramienta que conserva la misma rigurosidad que la contabilidad manual, pero facilita enormemente la gestión en una empresa.

10 beneficios de la contabilidad computarizada.

Como ya mencionamos existen dos formas de gestionar una PyME: mediante la contabilidad manual y computarizada. Cuando hablamos de contabilidad computarizada nos referimos a aquella a la que podemos acceder gracias a internet. La contabilidad en línea nos ofrece, por sobre todas las cosas, agilidad, pero eso no es lo único. Hoy descubriremos 10 beneficios de esta clase de sistemas.

  • Mayor seguridad.

Uno de los aspectos principales a considerar en la comparativa entre contabilidad manual y computarizada, es la seguridad entre una y otra opción. En el primer caso, los datos se pueden almacenar en libros físicos que pueden extraviarse o estropearse con el paso del tiempo.

En lugar de ello, la contabilidad electrónica permite almacenar datos en un servidor en la nube. Esto quiere decir que esa información se respalda de manera constante y que siempre estará disponible, incluso si el ordenador falla, ya que todo todo se guarda en la nube.

  • Ahorro de tiempo.

Al comparar contabilidad manual y contabilidad computarizada uno de los aspectos que inclina la balanza a favor de la segunda opción es la agilidad que ofrece.

Escribir a mano siempre supone más tiempo que escribir en un ordenador o en el móvil. Por otro lado, muchas veces, al completar los cierres contables, los balances o cualquier tipo de documento en el área de contabilidad, la información o los datos pueden ser repetitivos. Con herramientas online muchas de estas tareas que debemos realizar todos los meses se pueden automatizar, lo que produce un ahorro de tiempo significativo.

Además, una herramienta de contabilidad en la nube permite realizar cálculos de forma automática, lo que también ayuda a agilizar las tareas del área contable.

  • Manejo de datos en grandes volúmenes.

¿Qué capacidad de almacenamiento tiene un libro, un archivero, una habitación? Al comparar la contabilidad manual y la computarizada, la ventaja es claramente para el soporte online. La contabilidad en línea permite almacenar y manejar enormes volumenes de datos.

Esto no es lo único, ya que también nos permite procesar información a una gran velocidad y, al mismo tiempo, nos ayuda a manejar un gran volumen de transacciones.

Por otro lado, todos esos datos están centralizados en un mismo lugar, lo que facilita la gestión de los mismos.

  • Acceso remoto.

Imaginemos que tenemos una empresa en la que hasta el momento la contabilidad se ha realizado de forma manual. Ahora pensemos que no estamos en la oficina, pero que necesitamos consultar los balances del año anterior y que debemos enviárselos a nuestro contador. La solución sería ir hasta la oficina, encontrar el documento específico en el que figura esa información y luego llevarla hasta el estudio contable.

Vivimos en tiempos en los que trabajar desde casa es una posibilidad gracias a las herramientas online. También vivimos en tiempos en los que llevar la contabilidad desde casa es una posibilidad gracias a la nube. Con acceso remoto a estos recursos todo está a un clic distancia. Lo mejor es que si necesitamos que nuestro contador revise esa información, solo basta con darle acceso a la plataforma.

  • Amigable al bolsillo.

El concepto de pagar sólo por lo que realmente usamos se aplica a la contabilidad computarizada. Por ejemplo, en lugar de pagar una enorme tarifa por un software, podemos repartir el costo a través de un pago mensual sólo por los servicios que usamos.

En este sentido, los sistemas de gestión contable nos permiten comenzar a operar en función de nuestras posibilidades económicas, e ir incorporando funcionalidades a medida que nuestro negocio crezca.

Con una mínima inversión inicial, podremos acceder a una herramienta muy completa y potente, en lugar de seguir gastando dinero en papel.

contabilidad manual y computarizada

Amigable con el medioambiente y práctica, la contabilidad computarizada no usa papel.

  • Fácil de usar.

La contabilidad en línea se rige por el concepto de usabilidad, esto quiere decir que está diseñada para ser amigable con los usuarios. Se trata de una herramienta intuitiva que no supone mayores complicaciones, ya que fue diseñada para simplificar la administración contable tanto de pequeñas empresas como de grandes compañías.

Por otra parte, aprender a usar los distintos recursos que ofrece la contabilidad online suele ser muy sencillo y, de hecho, facilita los procesos para personas que pueden no tener mucha experiencia en el manejo información financiera.

  • Información en tiempo real.

La contabilidad basada en la nube permite hacer un seguimiento de toda nuestra información financiera en tiempo real.

Muchas empresas y emprendedores contratan un contador para llevar los números de sus negocios. Gracias a las herramientas online es posible ver y monitorear todos los movimientos en las cuentas de forma inmediata y llevar un control integral de estos datos.

  • Mayor precisión.

Al escribir y realizar los cálculos a mano, no es extraño que cometamos alguna equivocación. El problema es que estos errores pueden ocasionar complicaciones serias para una empresa. Si en lugar de ello optamos por una solución contable online, tanto nuestros datos financieros, como muchos de los cálculos que solemos realizar, se automatizan. Esto evitaría el factor “error humano” en nuestras cuentas.

  • Disponibilidad 24/7.

Otro beneficio de la contabilidad online es que todo se almacena de manera automática en la nube. Gracias a ello tendremos acceso en cualquier momento, desde cualquier lugar, sin limitación alguna. Se trata de una disponibilidad tanto de los recursos, como de la información, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

  • Actualización constante.

Para terminar el listado, debemos decir que la contabilidad computarizada se actualiza y mejora de manera constante, sin que tengamos que hacer nada al respecto. Esto contribuye a una mayor seguridad de nuestra información, pero también nos permite acceder a mejores recursos sin pagar dinero extra por ello. Esa capacidad de actualización se incluye dentro del plan que contratamos.

Si aún utilizas la contabilidad manual y crees que es tiempo de adoptar la contabilidad computarizada, descubre Xubio y gestiona fácilmente tu información financiera en la nube.

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