Mucho se habla de la contabilidad manual y computarizada, pero ¿cuál es mejor? ¿cuál conviene más a la hora de trabajar? En esta nota te vamos a contar cuáles son sus diferencias, sus beneficios para que entiendas mejor cuál es más conveniente elegir. ¡Seguí leyendo!
Lápiz, papel y calculadoras, esa era la imagen que se nos venía a la cabeza cuando pensábamos en la contabilidad como actividad. En la actualidad, emprendedores, profesionales autónomos, pymes y empresas de mayor envergadura necesitan llevar sus números al día. Para hacerlo cuentan con dos opciones: la contabilidad manual y computarizada, pero ¿qué significa cada una?
¿Qué es la contabilidad manual?
La contabilidad manual se le llama a la tarea de completar los diferentes libros contables a mano. Es decir, con lápiz y papel. Suele llevar mucho tiempo y es una actividad muy trabajosa ya que hay que realizar cuentas, a veces, muy complicadas.
Además, este tipo de contabilidad tiene mucho margen de error ya que, por más bueno que sea el contador, siempre puede cometer errores.
Suele ser utilizada por emprendedores y pequeñas empresas porque el costo es mucho menor y porque consideran que es más accesible y confidencial cuando son pocas personas.
¿Qué es la contabilidad computarizada?
La contabilidad computarizada o también llamada contabilidad digital, se refiere a los softwares de gestión como Xubio, que se están diseñados para almacenar información en la nube y con esa información generar reportes, realizar facturas electrónicas, liquidaciones de sueldos, ajustes por inflación, entre otras funcionalidades.
Asimismo, este tipo de sistemas automatiza muchas tareas, lo que permite reducir tiempos y costos.
Por otro lado, la contabilidad digital, a diferencia de lo que se piensa, también puede ser utilizada por emprendedores y pequeñas empresas ya que la mayoría de estos softwares ofrece diferentes planes.
Diferencias entre contabilidad manual y computarizada
Ya vimos qué es la contabilidad manual y computarizada. Por lo tanto, ahora te vamos a mostrar específicamente cuáles son sus diferencias.
Mayor seguridad
Uno de los aspectos principales a considerar en la comparativa entre contabilidad manual y computarizada, es la seguridad entre una y otra opción. En el primer caso, los datos se pueden almacenar en libros físicos que pueden extraviarse o estropearse con el paso del tiempo.
En lugar de ello, la contabilidad electrónica permite almacenar datos en un servidor en la nube. Esto quiere decir que esa información se respalda de manera constante y que siempre estará disponible, incluso si el ordenador falla, ya que todo se guarda en la nube.
Ahorro de tiempo
Al comparar contabilidad manual y contabilidad computarizada uno de los aspectos que inclina la balanza a favor de la segunda opción es la agilidad que ofrece.
Escribir a mano siempre supone más tiempo que escribir en un ordenador o en el móvil. Por otro lado, muchas veces, al completar los cierres contables, los balances o cualquier tipo de documento en el área de contabilidad, la información o los datos pueden ser repetitivos. Con herramientas online, muchas de estas tareas que debemos realizar todos los meses se pueden automatizar, lo que produce un ahorro de tiempo significativo.
Además, una herramienta de contabilidad en la nube permite realizar cálculos de forma automática, lo que también ayuda a agilizar las tareas del área contable.
Manejo de datos en grandes volúmenes
¿Qué capacidad de almacenamiento tiene un libro, un archivero, una habitación? Al comparar la contabilidad manual y la computarizada, la ventaja es claramente para el soporte online. La contabilidad en línea permite almacenar y manejar enormes volúmenes de datos.
Esto no es lo único, ya que también nos permite procesar información a una gran velocidad y, al mismo tiempo, nos ayuda a manejar un gran volumen de transacciones.
Por otro lado, todos esos datos están centralizados en un mismo lugar, lo que facilita la gestión de los mismos.
Acceso remoto
Imaginemos que tenemos una empresa en la que hasta el momento la contabilidad se ha realizado de forma manual. Ahora pensemos que no estamos en la oficina, pero que necesitamos consultar los balances del año anterior y que debemos enviárselos a nuestro contador. La solución sería ir hasta la oficina, encontrar el documento específico en el que figura esa información y luego llevarla hasta el estudio contable.
Vivimos en tiempos en los que trabajar desde casa es una posibilidad gracias a las herramientas online. También vivimos en tiempos en los que llevar la contabilidad desde casa es una posibilidad gracias a la nube. Con acceso remoto a estos recursos todo está a un clic distancia. Lo mejor es que si necesitamos que nuestro contador revise esa información, solo basta con darle acceso a la plataforma.
Amigable al bolsillo
Muchas veces se habla que las pequeñas empresas utilizan la contabilidad manual porque trae menos costos. Sin embargo, con la contabilidad digital se puede pagar solo por lo que se utiliza.
Por ejemplo, en lugar de pagar una enorme tarifa por un software, podemos repartir el costo a través de un pago mensual solo por los servicios que usamos.
En este sentido, los sistemas de gestión contable nos permiten comenzar a operar en función de nuestras posibilidades económicas e ir incorporando funcionalidades a medida que nuestro negocio crezca.
Con una mínima inversión inicial, podremos acceder a una herramienta muy completa y potente, en lugar de seguir gastando dinero en papel.
Fácil de usar
La contabilidad en línea se rige por el concepto de usabilidad, esto quiere decir que está diseñada para ser amigable con los usuarios. Se trata de una herramienta intuitiva que no supone mayores complicaciones, ya que fue diseñada para simplificar la administración contable tanto de pequeñas empresas como de grandes compañías.
Por otra parte, aprender a usar los distintos recursos que ofrece la contabilidad online suele ser muy sencillo y, de hecho, facilita los procesos para personas que pueden no tener mucha experiencia en el manejo información financiera.
Información en tiempo real
La contabilidad basada en la nube permite hacer un seguimiento de toda nuestra información financiera en tiempo real.
Muchas empresas y emprendedores contratan un contador para llevar los números de sus negocios. Gracias a las herramientas online es posible ver y monitorear todos los movimientos en las cuentas de forma inmediata y llevar un control integral de estos datos.
Mayor precisión
Al escribir y realizar los cálculos a mano, no es extraño que cometamos alguna equivocación. El problema es que estos errores pueden ocasionar complicaciones serias para una empresa. Si en lugar de ello optamos por una solución contable online, tanto nuestros datos financieros, como muchos de los cálculos que solemos realizar, se automatizan. Esto evitaría el factor “error humano” en nuestras cuentas.
Disponibilidad 24/7
Otro beneficio de la contabilidad online es que todo se almacena de manera automática en la nube. Gracias a ello, tendremos acceso en cualquier momento, desde cualquier lugar, sin limitación alguna. Se trata de una disponibilidad tanto de los recursos, como de la información, las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Actualización constante
Para terminar el listado, debemos decir que la contabilidad computarizada se actualiza y mejora de manera constante, sin que tengamos que hacer nada al respecto. Esto contribuye a una mayor seguridad de nuestra información, pero también nos permite acceder a mejores recursos sin pagar dinero extra por ello. Esa capacidad de actualización se incluye dentro del plan que contratamos.
En conclusión
A lo largo del artículo vimos las diferencias entre la contabilidad manual y computarizada. Como conclusión, podemos decir que es mucho más conveniente llevar toda la contabilidad de forma digital ya que no solo ofrece más seguridad, sino que permite automatizar tareas tediosas y que, realizadas a mano, tienen un gran margen de error. Por lo tanto, no importa el tamaño de tu empresa, si estás interesado en contratar una solución de gestión, te recomendamos que ingreses a xubio.com y veas todas las opciones que tenemos para vos.
¿Qué es la contabilidad manual?
La contabilidad manual se le llama a la tarea de completar los diferentes libros contables a mano. Es decir, con lápiz y papel.
¿Qué es la contabilidad computarizada?
La contabilidad computarizada o también llamada contabilidad digital, se refiere a los softwares de gestión que se están diseñados para almacenar información en la nube y con esa información generar reportes, realizar facturas electrónicas, liquidaciones de sueldos, ajustes por inflación, entre otras funcionalidades.
Ventajas de la contabilidad computarizada
Algunos de los beneficios de la contabilidad computarizada son:
- Es más segura ya que la información se respalda de manera constante
- Se ahorra mucho tiempo ya que las diferentes funcionalidades agilizan y automatizan las tareas
- Permiten almacenar y manejar grandes volúmenes de información
- Se puede ingresar al sistema de forma remota
- Suelen adaptarse a las necesidades y bolsillo de cada usuario
- Es fácil de usar
- Ofrece información en tiempo real
- Realizan los cálculos con mayor precisión
- Se actualiza constantemente
- Se puede utilizar en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo
