En este artículo te vamos a contar qué es la contabilidad en línea y también vamos a explicarte por qué tu empresa debería mudarse a la nube. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la contabilidad en línea?
La pandemia del Covid-19 obligó a muchas empresas a trasladar sus recursos a la nube para poder continuar con sus labores durante el aislamiento, que en algunos países como Argentina, se extendió por largos meses.
La nube, también conocida como Cloud Computing define una inmensa red de servidores esparcidos por todo el mundo que permite almacenar datos, ejecutar aplicaciones y disponer de toda una serie de servicios en línea. Hoy en día, es posible administrar toda una compañía sin la necesidad de servidores e infraestructura propios. Esto es lo que se conoce como contabilidad en línea.
La contabilidad en línea ofrece un sinfín de ventajas ya que, de forma segura, nos permite registrar e informar los movimientos de una empresa, realizar la facturación y cumplir con los requerimientos legales y tributarios. También es posible trabajar de forma colaborativa, disponiendo de todos los datos contables y financieros en cualquier momento y desde cualquier lugar. Todo, a través de una simple conexión a Internet.
Contabilidad en línea: 10 razones para aplicarla
¿Por qué las empresas se están volcando a la contabilidad en línea? Con la situación de confinamiento desatada por la pandemia se va vuelto urgente resolver la gestión contable y financiera bajo una modalidad virtual.
Sin embargo, las soluciones de contabilidad online han venido para quedarse. Las empresas han constatado las ventajas que proporcionan las plataformas de contabilidad empresarial y están adoptando este tipo de soluciones por 10 razones fundamentales:
Mayor accesibilidad
La contabilidad en línea permite acceder a la información contable y financiera desde cualquier dispositivo electrónico (ordenador, tablet, teléfono móvil), sin que ello consuma espacio físico en almacenamiento y sin que afecte el rendimiento de los equipos.
Adaptación y actualización automática a las normativas vigentes
Las soluciones de contabilidad en línea cuentan con funcionalidades compatibles con el Suministro Inmediato de Información (SII), que permiten la gestión electrónica del impuesto al valor agregado (IVA), cumpliendo con los plazos fijados por la Agencia Tributaria local. Además, permiten realizar ajustes de inflación en los ejercicios contables de una empresa, en conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Seguridad
La contabilidad en línea evita la pérdida de datos derivada de eventos de seguridad en los servidores locales. En las mejores opciones del mercado, estos costes están a cargo del proveedor del servicio, quien se ocupa de realizar las copias de seguridad de cada usuario. Los backups que genera el prestador del servicio también pueden ser descargados a la máquina del usuario, en cualquier momento.
No requieren instalación y son fáciles de usar
Existen soluciones de contabilidad online como Xubio, que no requieren descargar el sistema en los dispositivos. Esto evita tener que lidiar con softwares en equipos propios, que consumen espacio y rendimiento.
Además, nos ahorra las problemáticas de los servidores locales, que requieren una importante inversión en infraestructura y personal calificado, algo imposible en este momento. Asimismo, las soluciones de contabilidad online son fáciles de usar: cuentan con interfaces de usuario intuitivas, que permiten que cualquier usuario opere el sistema de forma sencilla. Una opción particularmente atractiva, cuando no es posible un onboarding presencial del equipo laboral.
Menores gastos de mantenimiento
Si vamos a optar por un sistema de contabilidad en línea, lo ideal es que el mantenimiento del software corra por cuenta del proveedor. De esta forma, evitamos asumir costos de actualización, licencias e integraciones. En las alternativas más convenientes, el usuario solo paga por el uso de la solución, y cuenta con soporte y asesoramiento constante en el uso del servicio. Esto es esencial para planificar el presupuesto de toda empresa.
Ahorran tiempo
Con la contabilidad en línea, tendremos un importante ahorro en términos de tiempo. En primer lugar, evitaremos tareas repetitivas como volcar el registro contable de forma manual. Y también podremos despedirnos de las decenas de planillas de Excel: hay soluciones que disponen de módulos para la liquidación de sueldos, cargas sociales, emisión de recibos de sueldos. La información se integra automáticamente y se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo.
Reducen errores
Las soluciones de contabilidad cuentan con controles y funcionalidades automáticas que minimizan el error humano en el registro contable. Se pueden emitir facturas electrónicas sin tener que cargar la información de los clientes cada vez. Además, es posible enviar las facturas por email directamente desde la plataforma, evitando descargas y almacenamiento en archivos físicos. Las cuentas por cobrar pueden monitorearse y saber con certeza cuál es la deuda de cada cliente y las fechas de vencimiento correspondientes.
Personalización
Con un software de gestión podemos consultar y analizar nuestro negocio en tiempo real y generar reportes personalizados. Tendremos un panorama preciso del estado de nuestra empresa, monitoreando los ingresos, egresos y ganancias. Otra opción interesante: con el logo de nuestra compañía, se pueden diseñar presupuestos personalizados para nuestros clientes, con formatos profesionales y concentrar todos nuestros presupuestos en un solo lugar.
La contabilidad en línea promueve la colaboración con nuestro equipo y con nuestros clientes
En los tiempos que corren, se ha vuelto primordial contar con entornos de trabajo colaborativo en la Nube. La contabilidad en línea favorece un espacio colaborativo entre el equipo, clientes y asesores. Los flujos de trabajo compartido permiten el intercambio de información en un entorno seguro, y una resolución más ágil de los problemas.
La facturación se realiza en la plataforma, con la posibilidad de dar acceso al contador o al equipo contable, para el cálculo y la carga de impuestos. A su vez, el analista financiero puede consultar la información de la empresa y hacer un análisis del estado financiero, con datos actualizados constantemente.
Disponibilidad en tiempo real
Con una solución de contabilidad en línea podemos consultar y gestionar toda la información de nuestra empresa en tiempo real. Los inventarios se actualizan automáticamente con cada compra o venta. Las ventas pueden ser monitoreadas, y con un solo click, analizar el volumen de ventas total, por cliente y por producto. El estado financiero de la empresa puede ser consultado en todo momento, con datos precisos y actualizados de las cuentas bancarias, sistemas de pago online y dinero en efectivo.
En conclusión
La contabilidad en línea es una solución ágil, segura, que ahorra tiempo y optimiza la gestión de cualquier empresa, generando un espacio de trabajo colaborativo. Esto permite tomar decisiones más rápidas, por la disponibilidad de datos en tiempo real. El resultado es una mayor eficiencia en la gestión, mayor competitividad y un valor adicional en la relación con nuestros clientes y colaboradores.
Si aún no adoptaste una solución de contabilidad online y estás evaluando las opciones disponibles en el mercado, te invitamos a conocer Xubio, un software de gestión online para pequeñas empresas.
