¿Qué es contabilidad de costos?

La contabilidad de costos ayuda a las empresas a contar con información financiera confiable para mejorar su gestión y ahorrar dinero.

En este artículo vamos a explicarte en qué consiste, cuál es su finalidad, qué características tiene y darte algunos ejemplos sobre cómo realizarla. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es la contabilidad de costos?

La contabilidad de costos es la rama de la contabilidad que se encarga de controlar, analizar y manejar los costos de una compañía. 

Para ello, registra todas las erogaciones de producción, distribución, administración y financiación, las evalúa y saca conclusiones para el uso interno de sus directivos y la posterior planificación y asignación de los recursos.

La contabilidad de costos no solo se centra en las compras y los gastos de capital, sino que también contempla todo lo relacionado con el consumo de bienes y la depreciación de los activos.

Se trata de una métrica financiera que permite conocer cuánto cuesta fabricar un producto o suministrar un servicio, y cuáles son los gastos generados por cada departamento o unidad de negocio en el proceso. También es clave para averiguar qué actividades generan beneficios y cuáles no.

De esta manera, se trata de una herramienta de gestión corporativa muy importante, que sirve para medir la rentabilidad y la eficiencia de una organización.

Características de la contabilidad de costos

En la mayoría de los casos, la contabilidad de costos cumple con una serie de requisitos que garantizan su efectividad. Entre otras características, debe ser:

• Exacta, al ofrecer información fidedigna que está respaldada en documentos concretos y específicos.
• Comparable, debido a que sus registros se pueden cotejar con los resultados pasados y futuros.
• Analítica, ya que evalúa todas las etapas del proceso productivo y los materiales requeridos, y planifica la mejor forma de adquirirlos y utilizarlos.
• Periódica, pues abarca un ciclo o tiempo específico en sus mediciones.
• Flexible, porque está preparada para adaptarse a las distintas necesidades de la empresa y a los cambios que puedan presentarse.
• Predictiva, ya que pronostica el desempeño corporativo a futuro, en base a los datos registrados durante sus actividades.
• Simple, debido a que la información ofrecida es fácil de entender para que la toma de decisiones sea más sencilla. 

Por otro lado, a diferencia de los estados contables, la contabilidad de costos está destinada exclusivamente al uso interno de la empresa y es opcional, ya que no tiene un carácter legal obligatorio.

Sin embargo, para algunos negocios es vital para conocer los valores reales invertidos en materias primas, mano de obra y otros gastos indirectos relacionados con la producción y la comercialización de los productos y servicios.

 Finalidad de la contabilidad de costos

La principal meta de la contabilidad de costos es resguardar el equilibrio financiero de la compañía. Para ello, recopila datos concretos sobre sus erogaciones y realiza un seguimiento de las mismas en el tiempo.

Esto ayuda a controlar los gastos y asignar mejor los recursos, además de facilitar la fijación del precio unitario de cada uno de los productos en base a su costo de producción real.  

Por otro lado, el contar con información precisa, permite planificar mejor las operaciones y tomar decisiones específicas para ahorrar dinero.

Por ejemplo, en función de sus resultados es posible evaluar la adquisición de materias primas y maquinarias, la fabricación de nuevos artículos, la apertura de nuevas plantas, la contratación de proveedores y la expansión hacia otros mercados.

Además, la contabilidad de costos optimiza el manejo del inventario, la asignación del presupuesto, las inversiones de capital y toda la gestión de compras de la empresa. También maximiza la capacidad de producción y la eficiencia de cada uno de los procesos.

A su vez, sus políticas de control facilitan la identificación de fallas y pérdidas innecesarias, y garantizan que la compañía cuente con los recursos para hacer frente a los pagos y deudas pendientes en el momento preciso.

El ciclo de la contabilidad de costos

Por lo general, la contabilidad de costos pasa por 5 etapas:

1. El registro de los datos: donde se consignan todos los costos en los que incurre la empresa durante el proceso productivo.

• La clasificación: donde los gastos se dividen en fijos, variables y de operación, y se asignan a un determinado producto, proceso o sector específico de la compañía.

• El análisis: donde se evalúan los resultados obtenidos, se calcula el punto de equilibrio y el margen de ganancia y se buscan oportunidades de mejora para reducir los costos.

• La planificación: donde se define el próximo presupuesto, se asignan los recursos disponibles para cada operación y departamento, y se fija el precio de venta de cada producto en función de la información relevada.

• El control: donde se vigila el cumplimiento de los gastos estipulados y se realizan los ajustes contables y las correcciones correspondientes.

Una vez completado, el ciclo de la contabilidad de costos se reinicia para un nuevo período.  

Ejemplos de la contabilidad de costos

Existen diferentes formas de implementar la contabilidad de costos. A continuación, vamos a darte 2 ejemplos de cómo ponerla en marcha en tu negocio:

Opción 1: por órdenes de producción

Este método generalmente es utilizado por las empresas que fabrican productos que responden a pedidos específicos de los clientes. Por ejemplo, constructoras y vendedores de ropa o muebles a medida, donde cada artículo es diferente entre sí.

En este caso, la contabilidad de costos recolecta las erogaciones por orden de producción, teniendo en cuenta las materias primas, la mano de obra y los gastos indirectos de elaboración de cada lote.  

Estas mediciones se realizan antes de iniciar la fabricación para facilitar la fijación del precio de venta final de cada artículo.

Opción 2: por procesos

Esta metodología es la más utilizada por empresas que fabrican productos similares, los cuales se elaboran en grandes cantidades y en forma continua. Por ejemplo, las compañías de bebidas, de artículos deportivos, de electrodomésticos o las automotrices.

En este caso, la contabilidad de costos analiza las distintas etapas de producción y asigna los gastos específicos de cada una de ellas a los centros de costos de los departamentos involucrados en el proceso.

Al tratarse de productos homogéneos, es más fácil determinar el costo unitario y fijar el precio final de cada artículo. A su vez, cada área tiene su propia cuenta de producción en proceso, la cual se analiza tanto en conjunto como por separado.

¿Cómo mejorar la contabilidad de costos?

La contabilidad de costos requiere de herramientas confiables para cargar, documentar y evaluar la información. En ese sentido, la digitalización y el uso de las nuevas tecnologías digitales ayuda a modernizar la estructura interna y adaptarla a los tiempos actuales.

Por ello, los sistemas de gestión corporativos son ideales para realizar reportes contables y organizar las finanzas de una compañía, al llevar un registro ordenado de todas las actividades que se desarrollan y permitir su consulta en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Con esto no solo se mejora la carga de los datos, sino que también se los mantiene seguros y facilita su control y posterior análisis. Además, el uso de estos sistemas elimina la burocracia empresarial y la pérdida innecesaria de tiempo en tareas rutinarias y repetitivas.

Xubio, por ejemplo, es una solución en la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, control del stock de mercaderías y reportes de ventas y datos financieros.

En la actualidad es utilizada por más de 50.000 pequeñas y medianas empresas y estudios contables de América Latina y cuenta con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse de forma rápida y sencilla en su uso.

Por otro lado, otra opción para mejorar la contabilidad de costos consiste en recurrir al outsourcing contable. Si no sabés de qué se trata, te recomendamos este artículo que lo explica al detalle.

En conclusión

La contabilidad de costos es clave para cualquier empresa, ya que de ella depende su salud económica y su bienestar a largo plazo. Entre otros beneficios, su aplicación mejora el uso de los recursos y el control de las operaciones, facilita el ahorro de dinero, anticipa los posibles escenarios y permite la toma de decisiones basadas en datos concretos y fiables.

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