La contabilidad administrativa es una herramienta financiera imprescindible para toda empresa, al aportar información detallada sobre su funcionamiento interno.
A continuación vamos a contarte de qué se ocupa, cuáles son sus principales objetivos y características y en qué se diferencia de otras disciplinas similares. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la contabilidad administrativa?
La contabilidad administrativa es una rama de la contabilidad que se encarga de registrar, controlar y analizar todas las informaciones relevantes para la planificación y el funcionamiento interno de una compañía.
Su tarea incluye desde la inspección de los costos, las compras y el manejo del inventario, hasta el monitoreo de cada una de las operaciones y las líneas de producción de la organización.
También conocida como contabilidad gerencial, ofrece a los directivos informes históricos y datos concretos y detallados sobre las distintas actividades, con el fin de facilitar la gestión del día a día y planificar los próximos pasos.
La contabilidad administrativa tiene un empleo exclusivamente interno y se puede expresar tanto en términos monetarios como no monetarios, al incluir diferentes unidades de medida. Por ejemplo, en el caso de los reportes de materias primas y de stock.
¿Cuáles son los objetivos de la contabilidad administrativa?
La contabilidad administrativa busca cumplir con diferentes propósitos dentro de la empresa. Entre los principales se encuentran:
- Ofrecer a la gerencia información relevante sobre las operaciones desarrolladas, sus costos y los recursos utilizados.
- Evaluar el desempeño de cada una de las áreas y detectar oportunidades de mejora.
- Facilitar la planificación estratégica, eliminar los gastos innecesarios y mejorar la eficiencia.
- Optimizar la asignación de las inversiones, mediante un análisis detallado de los costos y beneficios de cada iniciativa.
- Generar un sistema de evaluación de desempeño, que fomente la motivación de los empleados.
- Realizar proyecciones a futuro y hacer un seguimiento de los resultados en el tiempo.
En definitiva, la principal misión de la contabilidad administrativa es mejorar el control de las operaciones y garantizar un uso apropiado de los recursos. También analizar la eficiencia de los procesos y optimizar la toma de decisiones.
¿Por qué la contabilidad administrativa es tan importante?
La contabilidad administrativa es una herramienta de evaluación muy valiosa, que permite conocer la situación real en que se encuentra la organización.
La misma facilita la gestión diaria y ofrece una visión amplia del negocio, al cubrir a todos los sectores de la compañía. Su uso no solo agiliza el análisis de los resultados, sino que posibilita ahorrar costos y optimizar la rentabilidad.
También es útil para detectar fallas y amenazas y descubrir oportunidades de mejora, realizar predicciones y anticiparse a posibles escenarios futuros.
Además, los datos aportados por la contabilidad administrativa ayudan a establecer metas y estándares de rendimiento, cumplir con las obligaciones legales y adaptarse con mayor facilidad a los cambios del mercado.
¿Qué características tiene la contabilidad administrativa?
La contabilidad administrativa posee una serie de rasgos distintivos que la diferencian de otras ramas financieras. Entre ellos se destacan:
- Es de uso interno: ya que sus informes están destinados en forma exclusiva para el personal de la empresa y no se comparten con otros públicos, como entidades gubernamentales o crediticias, accionistas y clientes.
- No es obligatoria: si bien aporta datos valiosos para el negocio, la contabilidad administrativa es opcional y no forma parte de un requisito legal ni tiene un vínculo jurídico.
- Es flexible: pues no está regida por ninguna norma de información financiera y cada compañía puede llevarla adelante de la manera que desee, según sus necesidades. Esto va desde la periodicidad y los datos que se toman en cuenta para su desarrollo, hasta la forma en que estos se cargan, se controlan y se analizan.
- Está orientada al futuro: si bien también registra datos del pasado, la contabilidad administrativa se enfoca en el futuro, para lo cual incluye proyecciones, previsiones y estimaciones de eventos y resultados.
Por otro lado, los informes de la contabilidad administrativa suelen estar redactados en un lenguaje simple y conciso, sin términos demasiado técnicos, para que las personas que no son expertas en finanzas puedan comprenderlos con facilidad.
¿En qué se diferencia la contabilidad administrativa de la financiera?
Para entender mejor sus características, es importante distinguir a la contabilidad administrativa de la contabilidad financiera. Esta última es la encargada de cargar y controlar todos los movimientos económicos de la compañía, con el objetivo de centralizarlos y plasmarlos en balances y reportes contables periódicos.
La principal diferencia entre ambas ramas radica en que la financiera es un requisito legal, por lo que tiene un carácter obligatorio. Por ejemplo, en Argentina está establecida en el Código Civil y Comercial.
Además, se rige por normas y procedimientos contables predeterminados por entes reguladores y debe cumplir con plazos bien definidos. En cambio la administrativa cuenta con libertad total para establecer sus propios parámetros.
Por otro lado, la contabilidad financiera tiene un uso tanto interno como externo, ya que está destinada a directivos, accionistas, inversores, clientes e instituciones financieras y gubernamentales, mientras que la segunda solo es utilizada por el personal de la empresa.
Otra diferencia es que la primera solo se centra en operaciones económicas y se expresa siempre en términos monetarios. Por su parte, la administrativa puede incluir otras unidades de medida, como el número de artículos producidos o la tasa de rotación de empleados.
Por último, la contabilidad financiera solo registra transacciones pasadas, ya que busca verificar y contrastar lo hecho, mientras que la administrativa también incluye previsiones y proyecciones futuras.
¿Cómo funciona la contabilidad administrativa?
En la mayoría de las empresas, la contabilidad administrativa está a cargo del área financiera y los profesionales contables. Ellos son los responsables de recopilar, controlar y analizar los datos, realizar las proyecciones y generar los informes que se entregan a los directivos.
Por lo general, su funcionamiento y desarrollo sigue estos pasos:
La definición de los objetivos
Como primera medida, es necesario establecer el propósito específico de la contabilidad administrativa para la organización. Este puede ir desde el control de las operaciones y la evaluación del rendimiento de las distintas áreas, hasta la planificación y el análisis de los próximos proyectos.
La recopilación de los datos
En base al objetivo fijado, se crea un equipo de trabajo, el cual se encarga de recopilar toda la información relevante, tanto de carácter financiero como no financiero.
Esta suele incluir datos sobre los ingresos y los egresos de dinero, el movimiento de las mercaderías, los materiales utilizados durante cada uno de los procesos y otras métricas operativas.
Como parte de esta tarea, todas las transacciones se clasifican y se asignan a cuentas, productos y actividades, para facilitar su estudio.
El análisis de la información
Una vez recopilada, cargada y clasificada la información, la misma se examina en función de los objetivos fijados.
Dentro de los elementos más utilizados por la contabilidad administrativa se encuentran:
- El análisis de costos.
- La planificación del presupuesto.
- El examen de las operaciones y los proyectos.
- El control del inventario.
- La determinación del punto de equilibrio.
- La evaluación de riesgos y amenazas.
- El estudio de la rentabilidad.
La generación del informe
Toda la información obtenida se vuelca en un documento contable, que es entregado a la gerencia de la empresa. Además de los datos pasados, este incluye previsiones, tendencias, oportunidades de inversiones y proyecciones a futuro.
La toma de medidas
En función del informe, los directivos evalúan el rendimiento de las distintas áreas, operaciones y productos, identifican oportunidades de mejora y toman medidas correctivas.
Los datos obtenidos también se utilizan para elaborar los próximos presupuestos, fijar los precios de venta de los productos, organizar las finanzas y definir los pasos a seguir.
Una vez completado el ciclo, la contabilidad administrativa se reinicia para un nuevo período.
¿Cómo automatizar la contabilidad administrativa de tu negocio?
Los softwares de contabilidad en la nube son la mejor opción para cargar, documentar y analizar todos los números registrados por la contabilidad administrativa.
Estas herramientas no solo reducen todas las tareas manuales de entrada de datos, sino que permiten contar con toda la información sobre los ingresos, los gastos, las compras, las ventas, el inventario y la facturación de forma segura y en un solo lugar.
Además de automatizar los procesos, estos sistemas contables realizan simulaciones, predicciones, proyecciones y cálculos de resultados de una forma rápida y sencilla.
Con Xubio, por ejemplo, podés generar tus presupuestos y facturas electrónica con solo un clic y enviarlos desde la misma plataforma. Tras ello, la contabilidad, las cuentas corrientes de tus clientes y el stock se actualizan de forma automática.
En conclusión
La contabilidad administrativa es una herramienta clave para conocer el funcionamiento interno de la compañía, optimizar el control de las operaciones y contar con información relevante para tomar mejores decisiones.
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