En este artículo vamos a contarte todo lo que necesitás saber sobre la comunicación interna: qué es, para qué sirve, cuáles son sus objetivos, qué herramientas utiliza y cómo mejorarla. ¡Seguí leyendo para enterarte de todo!
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna de una empresa es aquella destinada a informar a sus miembros sobre los aspectos más relevantes del negocio, como la misión, los objetivos, los procesos, los resultados y los planes a futuro.
Además, también incluye a las noticias propias de la compañía, su entorno y el trato e intercambio entre las distintas áreas que la conforman.
La misma se distingue de la comunicación externa, que es la generada por la organización para informar sobre sus actividades a clientes, entes gubernamentales, asociaciones, medios, proveedores y público en general.
La interna, en cambio, busca promover el sentido de pertenencia, fomentar el diálogo y el compañerismo entre sus empleados y motivarlos para que realicen sus tareas con una mayor eficacia.
Esta comunicación es:
- Vertical: cuando toma en cuenta el nivel jerárquico de sus emisores como, por ejemplo, un directivo que informa a sus subordinados sobre los próximos planes de negocio. Se trata de una comunicación estratégica que busca que los trabajadores conozcan mejor sus funciones y lo que se espera de ellos.
- Horizontal: es la que se da entre personas que tienen una misma jerarquía, aunque pertenezcan a distintas áreas. En general es una comunicación más colaborativa, que facilita el trabajo en equipo y permite coordinar y monitorear las tareas del día a día.
Una de las principales características de la comunicación interna es que incluye información que en la mayoría de los casos no sale a la luz, sino que se maneja dentro de la propia empresa con cierto grado de confidencialidad.
¿Para qué sirve la comunicación interna?
El capital humano es el centro, el motor y el factor determinante en el éxito de toda organización. Cuando los empleados están felices con sus trabajos, son más productivos y se sienten más motivados e identificados con los valores de la compañía.
En ese contexto, los principales objetivos de la comunicación interna son:
- Contribuir de manera positiva en la construcción de la cultura organizacional.
- Hacer que todos los colaboradores tengan una noción global y actualizada del negocio.
- Mejorar el intercambio de información y establecer un diálogo fluido y fructífero entre las distintas áreas.
- Mantener un buen clima laboral.
- Escuchar las propuestas de los trabajadores y promover su participación.
- Minimizar los rumores, los chismes y las noticias falsas.
- Reducir los efectos de una situación de crisis al reforzar la unión interna y evitar los conflictos.
- Facilitar la adaptación de los nuevos empleados.
- Renovar el sentimiento de pertenencia y aumentar la satisfacción general.
En definitiva, la comunicación interna tiene una función informativa, integradora, preventiva y conciliadora dentro de la empresa.
7 claves para mejorar la comunicación interna
Peter Drucker, uno de los mayores filósofos del management y la gestión empresarial del siglo XX, sostenía que “el 60% de todos los problemas administrativos son el resultado de una mala comunicación”.
Para mejorar la comunicación interna de tu empresa, seguí los siguientes consejos:
1) Planificá tus estrategias de comunicación interna
Al igual que ocurre con el resto de los procesos, la comunicación interna de una empresa requiere de un plan estratégico que sirva de guía, con acciones precisas y tiempos de implementación bien definidos.
Para comenzar, es necesario hacer una lista de los mensajes claves que se quieren difundir, los cuales deben ser coherentes entre sí y estar alineados con los objetivos generales y la misión de la compañía.
También hay que definir el tono que se va a utilizar en las comunicaciones. Te recomendamos optar por un estilo sencillo y cálido, que no sea muy solemne, para facilitar la identificación y la cercanía con los receptores.
Por último, se debe elegir el mejor canal para transmitir cada mensaje y hacer un seguimiento periódico de los resultados obtenidos para ver qué aspectos se necesitan corregir.
2) Ampliá los canales de comunicación
Entre las herramientas de comunicación interna más habituales se encuentran:
- Las carteleras y tablones de anuncios.
- La intranet y las redes sociales corporativas.
- Los newsletters, revistas y manuales internos.
- Los mails.
- Los informes de resultados.
- Las reuniones y jornadas presenciales.
Sin embargo, en estos tiempos de teletrabajo y pandemia, al haber menos contacto directo entre los empleados y sus superiores es posible que cierta información valiosa se pierda en el camino.
Por ello, es indispensable establecer canales de comunicación más flexibles que ayuden a mantener las charlas informales y la familiaridad del día a día.
Una buena idea es aprovechar las nuevas herramientas tecnológicas, como las plataformas de videoconferencias, las aplicaciones de mensajería o los organizadores de tareas como Trello, Pegby, Asana, Slack o KanbanFlow, entre otros.
3) La comunicación debe ser siempre clara y transparente
Para potenciar su eficacia es importante que la comunicación interna sea clara, transparente y veraz, sin importar quién sea su interlocutor. Mismo cuando provenga de los altos mandos o de áreas técnicas como finanzas o sistemas, el mensaje debe ser sencillo, didáctico y accesible para todos.
Además, hay que evitar las noticias falsas y contradictorias, incluso en casos de informaciones críticas o negativas para el negocio o sus integrantes. Los colaboradores valorarán la sinceridad y el hecho de ser los primeros en enterarse sobre situaciones que afecten a su rutina normal de trabajo.
Por el contrario, recibir las noticias por terceros o descubrir que fueron engañados puede afectar seriamente el clima laboral y la identificación con la empresa.
4) Incorporá un software de gestión a tu empresa
Los sistemas de gestión empresarial también son una excelente opción para mejorar la comunicación interna. Además de ayudarte a planificar, desarrollar y controlar las operaciones, estos softwares optimizan el trabajo en equipo y fomentan el intercambio entre las distintas áreas al centralizar toda la información en un solo lugar.
Con su implementación todos los miembros de la organización estarán informados sobre los avances de los proyectos, sabrán cuáles son sus prioridades y cómo alinear sus tareas a los objetivos generales de la compañía.
Xubio, por ejemplo, es una plataforma de gestión en línea que permite potenciar a tu pyme en todo momento, desde el lugar que quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo. Algunos de los servicios que ofrece son: contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, liquidación de sueldos, envió de presupuestos personalizados, manejo de las cuentas a cobrar, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.
5) Escuchá y reconocé a los integrantes de tu equipo
La comunicación interna debe ofrecer a los trabajadores distintos canales para ser escuchados. Esto ayuda a reforzar el sentido de pertenencia y hace que se sientan más valorados.
Para ello, podés realizar reuniones periódicas, encuestas de clima laboral o colocar buzones anónimos de mensajes en los que puedan manifestar su desagrado o enviar sugerencias de forma segura y sin dar a conocer su identidad.
Por otro lado, además de incluir informaciones estratégicas y bajadas de línea sobre la cultura empresarial, la comunicación interna también debe contemplar el reconocimiento público al esfuerzo y los logros de sus integrantes.
Esto servirá como motivación y generará una competencia sana entre las distintas áreas para obtener mejores resultados.
6) Utilizá contenido audiovisual y juegos para mejorar la comunicación interna
Aprovechá las facilidades actuales para crear contenidos audiovisuales y multimedia para hacer flyers, podcast y videos institucionales divertidos e informativos. Con ellos vas a poder transmitir mensajes que llamen la atención de forma rápida, concisa y con una inversión mínima.
Una buena idea es sumarles emojis, memes y stickers para que sean más atractivos y facilitar su viralización. También te recomiendo incluir en las comunicaciones juegos y premios para incentivar la participación y el interés de los empleados.
7) No te olvides de los encuentros cara a cara
Si bien todas las herramientas tecnológicas ya mencionadas facilitan mucho la comunicación interna y evitan la pérdida innecesaria de tiempo, no hay que dejar de lado a las reuniones presenciales.
Al menos una vez al mes te aconsejamos realizar encuentros cara a cara para cohesionar al equipo, afianzar las relaciones personales y lograr una mayor integración y conocimiento mutuo.
También son muy valorados los eventos ocasionales que permiten juntarse en ambientes más distendidos, incluso con la familia, para reforzar el sentido de pertenencia y la camaradería.
En conclusión
La comunicación interna es vital para mantener a los integrantes de la empresa bien informados, fomentar el diálogo entre las distintas áreas y construir la identidad corporativa. Además, cuando se realiza de manera efectiva, ayuda a mejorar el clima laboral y aumentar la productividad y el sentido de pertenencia.
Si tenés un emprendimiento y esta información te resultó útil, compartila en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si necesitás una solución de gestión en línea para tu negocio, visitá el sitio de Xubio para saber más sobre sus alcances y beneficios.
