¿Cómo realizar una liquidación de sueldos automatizada?

Pagarle a tus empleados es una de las tareas más relevantes que tenés como empleador e implica diversas gestiones, entre ellas, el cálculo de haberes, descuentos, aportes, y contribuciones, sumado a la emisión del recibo. Hoy en día existe una forma de simplificar todo este proceso con la liquidación de sueldos automatizada. ¡Seguí leyendo para saber de qué se trata!

¿Qué es la liquidación de sueldos y jornales?

Liquidación de sueldos y jornales es el nombre que se le da en Argentina al proceso de calcular y pagar el salario correspondiente a los empleados por el trabajo que realizan para la empresa en un período determinado. 

Claro que al cálculo de cuánto dinero debe recibir un trabajador por su labor se debe agregar el registro de todos los conceptos que integran el salario, a los que se denomina haberes, más todos los descuentos correspondientes, y la generación del recibo, que es el documento donde se detalla todo lo anterior. 

Entonces, el proceso de liquidar sueldos implica:

• Calcular el salario base. Se toma en cuenta el salario pactado en el contrato de trabajo, según la categoría y las condiciones establecidas.
• Calcular horas extras. Si el empleado ha trabajado más allá de su jornada laboral habitual, se calculan las horas extras y se les asigna la remuneración correspondiente.
• Calcular conceptos variables. Se incluyen otros conceptos como comisiones, bonos, viáticos o cualquier otro pago adicional que corresponda al empleado.
• Calcular descuentos. Se restan las deducciones y retenciones obligatorias como el ganancias, contribuciones a la seguridad social y otros descuentos autorizados por el trabajador.
• Generar recibos de sueldo. Se elabora un documento detallado donde se refleja el salario bruto, los descuentos y el salario neto a cobrar por el empleado.

Esta gestión que comúnmente es realizada por Recursos Humanos, es una de las que más tiempo le lleva a estos equipos. De hecho, según Deel, RRHH dedica hasta el 57% de su tiempo a este tipo de tarea administrativa. Ahora imaginá que existe una forma de reducir esa cifra. La liquidación de sueldos automatizada puede ayudar con eso. 

¿Qué es la liquidación de sueldos automatizada?

En palabras sencillas, la liquidación de sueldos automatizada es el uso de software especializado para calcular y procesar los salarios de los empleados de manera automática, sin la necesidad de intervención manual en cada paso del proceso. 

A diferencia de la liquidación de sueldos tradicional, donde se debe ingresar y calcular uno por uno cada concepto que integra el salario de los trabajadores, la liquidación de sueldos online facilita la tarea al hacer los cálculos de forma automática e integrar los datos del personal, como horas trabajadas, deducciones, impuestos, y aportes, en un solo sistema y procedimiento.  

Esto permite ahorrar tiempo y reducir significativamente los errores humanos naturales que pueden presentarse al ingresar la información de forma manual. Para empresas en crecimiento o que buscan optimizar su gestión administrativa, automatizar la liquidación de sueldos se convierte en una necesidad.

Según el estudio de Deel, las compañías que logran automatizar la liquidación de salarios pueden reducir hasta un 37% el tiempo dedicado a esta tarea. Además, el 46% de las empresas que realizan este proceso de forma automatizada vieron una mejora notable en esta gestión y en el manejo de los datos de empleados. 

¿Cómo funciona la liquidación de sueldos automatizada?

La automatización de la liquidación de sueldos opera mediante la integración de datos dentro de un software especializado en la nube. Este proceso comienza con el ingreso de la información de los empleados y la configuración de las reglas salariales específicas de la empresa, como convenios, haberes, bonificaciones, retenciones, aportes y contribuciones. 

Una vez configurado, el sistema procesa los cálculos automáticamente cada mes o en el periodo de pago elegido, y genera los recibos de sueldo para que puedan ser descargados o enviados directamente a los empleados. 

Entre los pasos que realiza una herramienta automatizada de liquidación de sueldos se incluyen:

• Cálculo automático de salarios y retenciones.
• Generación de recibos de sueldo.
• Aplicación de las leyes laborales e impositivas vigentes.
• Integración con sistemas contables y bancarios para el pago directo.

Al ser un proceso centralizado, todos los datos se encuentran en un solo lugar, lo que facilita tanto la consulta como la revisión en cualquier momento. Así, con la automatización, los pasos que vimos al inicio correspondientes a la liquidación de sueldos tradicional se simplifican y se integran en un único flujo de trabajo.

¿Qué programa se utiliza para liquidar sueldos de forma automatizada?

Como ya mencionamos, la liquidación de sueldos automatizada requiere de un software especializado que permita gestionar de manera automática todos los aspectos involucrados en este proceso, desde el cálculo de salarios hasta la emisión de recibos y el cumplimiento de la legislación laboral. 

Los sistemas que facilitan esta tarea se clasifican de la siguiente manera:

• Software on-premise. También conocido como software instalado localmente, es un tipo de sistema que se instala en los servidores o equipos de la empresa, es decir que reside físicamente dentro de la infraestructura de la compañía. 
• Software especializado. Diseñados para empresas de determinadas industrias o tamaños, con funcionalidades específicas.
• Software en la nube. Permiten acceder a la información de los sueldos de los empleados desde cualquier dispositivo con conexión a internet. En lugar de instalar un programa en las computadoras o servidores de la empresa, se accede a estas herramientas desde cualquier dispositivo.

En los últimos años, las soluciones en la nube han ganado terreno como una de las opciones más eficientes y accesibles para las empresas. Estos sistemas permiten gestionar la liquidación de sueldos de forma remota, con acceso a los datos en tiempo real, desde cualquier dispositivo conectado a Internet. 

Además, los proveedores de estos software son quienes se ocupan de su mantenimiento y actualización constante, lo que asegura que siempre estén alineados con los cambios en la normativa laboral y te desliga de ocuparte de su mantenimiento y actualización. 

Estas y otras ventajas son las que puedes encontrar en el sistema de gestión en la nube de Xubio, a través de su funcionalidad Sueldos. A continuación, te damos todos los detalles sobre esta herramienta. 

¿Qué es Xubio Sueldos y cómo funciona?

Xubio Sueldos es un sistema de liquidación de sueldos online que permite a las pequeñas y medianas empresas liquidar los sueldos de sus empleados de forma automática y precisa, optimizando tiempos y mejorando la eficiencia de la tarea. 

Como solución integral para la liquidación de sueldos, la herramienta brinda algunas de las siguientes ventajas:

• Cálculo automático de salarios y retenciones. Con Xubio Sueldos, los cálculos se realizan de manera automática e instantánea, integrando datos como horas trabajadas, descuentos, aportes a la seguridad social, retenciones impositivas y otros conceptos variables. Esto elimina el riesgo de errores en los cálculos y garantiza la precisión en cada liquidación.
• Cumplimiento de la normativa laboral. El sistema se actualiza regularmente, por lo que está preparado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales e impositivas vigentes en Argentina, asegurando que los cálculos de retenciones y contribuciones sean correctos y legalmente válidos. 
• Generación automática de recibos de sueldo. Xubio permite generar recibos de sueldo en formato digital y descargarlos de forma individual o masiva, facilitando su envío a los empleados.
• Integración con otras herramientas de gestión. Al ser parte de la plataforma Xubio, Sueldos se integra perfectamente con otros módulos de gestión empresarial, como la contabilidad y facturación. Esto permite que los datos de los sueldos se sincronicen con el resto de las operaciones financieras de la empresa, optimizando la gestión general del negocio. 
• Acceso en tiempo real. Al estar basada en la nube, la plataforma ofrece la posibilidad de acceder a la información de Sueldos desde cualquier dispositivo, en cualquier momento.

¿Cómo funciona Xubio Sueldos?

El uso sencillo de la herramienta es una de sus principales ventajas, con Xubio podés liquidar sueldos de forma automatizada en 5 simples pasos:

1. Configurar convenios. Activar los convenios correspondientes al sector y categoría de tu equipo te permite visualizar solo la información de los convenios a liquidar. Estos se actualizan mensualmente de forma automática, sin que tengas que intervenir en la tarea. Ya hay 20 convenios predeterminados, entre ellos: Comercio, UTHGRA, UOCRA, SUTERH, UTEDYC, UOM, Sanidad, Camioneros, SMATA y Pasteleros. 
2. Cargar legajos. Podés cargar los legajos de los empleados de forma individual, importando el alta temprana de AFIP o de forma masiva, a través del importador de Excel de Xubio, lo que te ayuda a ahorrar mucho tiempo y evita la entrada de datos manual. 
3. Crear conceptos y fórmulas. Podés usar nuestros conceptos y fórmulas precargadas para agilizar la tarea, crear tus propios conceptos y fórmulas para obtener el cálculo automático que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa o incorporar los conceptos en los convenios correspondientes. Una vez creados los conceptos, podés relacionarlos con las fórmulas para automatizar el cálculo de cada uno de ellos.
4. Cargar novedades. Tenés la posibilidad de ingresar las novedades de tu personal, ya sea licencias, horas extra, faltas injustificadas u otras, de forma individual o masiva.
5. Liquidar los sueldos. Con Xubio podés liquidar sueldos de manera individual, duplicada o masiva. Los cálculos se realizan de forma automática y de la misma manera se generan los recibos que podés descargar en PDF para enviárselos a tus empleados. La liquidación del legajo de un empleado solo tarda 15 segundos. Por lo que ahorrás muchísimo tiempo. 

En conclusión

La liquidación de sueldos automatizada es una solución indispensable para empresas que buscan optimizar sus procesos de gestión administrativa en Recursos Humanos, reducir errores y mejorar su eficiencia.

Al integrar una herramienta como Xubio Sueldos, tu empresa no sólo ahorra tiempo, sino que también se asegura de cumplir con todas las normativas legales y facilitar el pago al personal de manera precisa.

¿Buscás simplificar la liquidación de sueldos en tu compañía? Ingresá a Xubio y descubrí cómo nuestra plataforma puede ayudarte a automatizar el proceso para dedicar más tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.