Aunque esta puede ser una gestión tediosa y desafiante, es necesario aprender cómo hacer un inventario. Del adecuado seguimiento de los activos y productos con los que cuenta una empresa depende que esta opere correctamente. Por eso hoy te compartimos los pasos para hacer un inventario. ¡Seguí leyendo para conocerlos!
¿Qué es un inventario?
Un inventario es un registro detallado de todos los activos que integran el patrimonio de una empresa. Dentro de este documento se indican los insumos destinados a la fabricación de productos, las materias primas, la maquinaria, los recursos técnicos, los productos terminados e incluso los bienes inmuebles.
Por eso para saber cómo hacer un inventario lo primero es tener en cuenta que este documento va mucho más allá de los productos disponibles para la venta y esto es lo que lo diferencia del stock.
Mientras que el inventario es el control de todos los activos de un negocio y los procesos de almacenamiento y distribución, el stock se refiere a la materia prima o productos que ya están en el almacén disponibles para ser entregados a los clientes. De manera que podríamos decir que el stock es un componente del inventario.
¿Para qué sirve hacer un inventario?
El objetivo de hacer un inventario es visualizar la cantidad de unidades que hay de cada referencia, su ubicación y su costo. De esta manera, las empresas pueden llevar un control más detallado sobre los activos en su patrimonio y realizar una gestión de almacenamiento y distribución más efectiva.
Hacer un inventario también sirve para conocer la fluctuación de las mercancías de una empresa. Esta información es clave porque influye en las decisiones que toman los gerentes en relación a la gestión de compras, los pedidos a proveedores y el volumen de existencias a mantener para cubrir la demanda de los clientes.
Sumado a esto, hacer un inventario sirve para tener un control de seguridad a nivel interno. Ya que llevar un registro detallado de existencias ayuda a controlar faltantes o excesos de artículos. Ya sea por robo, extravío o mermas o por una producción excesiva que represente un gasto mayor de almacenaje e incluso pérdidas.
Asimismo, aprender cómo hacer un inventario es fundamental para la optimización de las operaciones del negocio. Al realizar un seguimiento de las existencias es posible evitar excedentes o faltantes, anticipar demandas y, con ello, garantizar procesos efectivos de producción, almacenamiento, ventas y distribución.
¿Cómo hacer un inventario paso a paso?
Ahora que ya sabés para qué sirve, llegó el momento de crear uno, a continuación te detallamos cuáles son los pasos para hacer un inventario.
1. Determinar qué se incluye en el inventario
El primer paso para hacer un inventario consiste en conocer en detalle qué activos lo constituyen. No todas las empresas consideran el conjunto completo de bienes dentro de su control de inventarios. En algunos negocios, se deja fuera de este documento la maquinaria, los recursos técnicos o los bienes inmuebles.
Lo más usual es incluir dentro de este registro la materia prima e insumos de fabricación, así como los productos o mercadería en stock, apta para la venta. Por ello, lo primero es definir qué ítems se van a incluir en el inventario.
Esto requiere de conocer al detalle todos los artículos con los que cuenta la empresa e identificarlos para que sea más fácil organizarlos en los siguientes pasos.
2. Establecer la ubicación del inventario
Dentro del proceso de creación de inventarios la ubicación tiene un papel fundamental. Si comercializas productos físicos, es inevitable tener que almacenarlos en algún lugar. Además, dependiendo del tipo de producto, procesos de fabricación e incluso volumen de stock puede que cuentes con varias ubicaciones.
Por ello, uno de los primeros pasos para hacer un inventario consiste en enlistar las ubicaciones o almacenes donde se encuentran tu mercadería, porque este será un criterio de clasificación a tener en cuenta en las siguientes etapas.
Además de identificar estos centros de almacenamiento, es clave conocer qué existencias hay en cada uno, para comenzar a registrar toda esta información en el documento.
3. Definir el tipo de inventario a implementar
Otro de los pasos para hacer un inventario es la elección de una tipología. Por un lado está la creación de este documento y, por el otro, cómo se clasifica. Esto sirve para organizar la información y saber cada cuánto revisar y actualizar estos datos.
El trabajo de revisión y seguimiento que hagas sobre este registro es lo que se denomina control de inventarios y es una tarea clave para garantizar la eficiencia de las operaciones.
En este punto, hay distintas opciones, pero los principales tipos de inventarios son:
- Inventarios por periodicidad. En este se tiene en cuenta la frecuencia con la que se realiza el control de inventarios. Puede ser: anual, periodico, rotativo o cíclico o perpetuo, también llamado permanente.
- Inventarios por ubicación. Esta es una de las formas más comunes de clasificar un inventario, en este caso, hay dos categorías, inventarios físicos, es decir, todos los bienes materiales que tiene la empresa, o intangibles.
- Inventarios por periodo fiscal. Este tipo de inventario tiene dos momentos clave en el año. Se realiza un inventario inicial al comienzo del periodo contable, antes de adquirir o vender productos. Luego se realiza un inventario final al cierre del ejercicio fiscal.
- Inventarios por producto. En esta clasificación se tiene en cuenta el tipo de producto almacenado. Así encontramos: inventario de materias primas, de insumos para fabricación, de artículos en proceso de producción, de productos terminados o de mercancías.
- Inventarios por función. Dentro de esta categoría podemos encontrar: inventario en tránsito (en camino al depósito), inventario estacional (para la demanda futura), inventario de reserva o seguridad (para afrontar retrasos o fallos en el proceso de producción), inventario de ciclo (para cuando la cantidad de productos que se compran o producen es mayor que las que se necesitan en lo inmediato).
4. Elegir un método de clasificación de inventarios
De acuerdo con el tipo de materiales y productos que almacenes podés elegir un método de control de inventarios y clasificación de existencias. Esto es vital porque no todos los sistemas son efectivos para todos los negocios.
De manera que para saber cómo hacer un inventario también tenés que conocer qué métodos de control y clasificación implementar. Algunos de los más utilizados son:
- PEPS. También conocido como FIFO (First In, First Out), con este método se determina que los primeros productos ingresados al inventario son los primeros en salir a la venta.
- UEPS. Conocido como LIFO (Last In, First Out), es el método opuesto al anterior. Con él se asume que los últimos productos ingresados al inventario son los primeros en salir a la venta.
- ABC. Con este método se divide los productos en tres categorías (A, B o C) según su precio y relevancia para la empresa. Así, se identifican los productos críticos para el éxito y rentabilidad del negocio.
Elegir el sistema adecuado para tu empresa te permite organizar tus existencias en función de su relevancia y optimizar tanto la producción, como el control de este proceso, de acuerdo a las necesidades específicas del negocio.
5. Clasificar las existencias
Esta es uno de los pasos para hacer un inventario que realmente marcan la diferencia. Se trata de incorporar en el documento todas las existencias con las que cuenta la empresa y clasificarlas según su naturaleza.
Para ello, contar con un modelo de lista de inventario puede ser de mucha ayuda. Los siguientes detalles para la clasificación de existencias pueden servir para orientarte:
- Nombre del artículo.
- SKU (stock-keeping unit), número de serie y/o código de barras que identifica un artículo.
- Ubicación.
- Categoría del artículo.
- Nombre del fabricante o proveedor.
- Costo unitario.
- Precio de venta.
- Cantidad en inventario.
- Valor total.
- Punto de reorden, este se activa al tener la cantidad mínima del artículo en stock.
6. Hacer seguimiento de las ventas
Hacer un inventario es mucho más que crear un documento con el detalle de las existencias, es un proceso que debe estar integrado con el resto de las actividades comerciales y administrativas del negocio.
Aunque esto puede ser un desafío, hay herramientas que facilitan mucho la tarea. Por ejemplo, un sistema de gestión puede ayudarte a reunir en una única plataforma toda la información vinculada al inventario, junto con los reportes de ventas.
Así es más fácil hacer un adecuado seguimiento de los productos que vendes, en contraste con los que hay en almacenamiento, lo que te ayuda a tomar mejores decisiones de compra o de contratación de proveedores.
Por otro lado, gracias a este seguimiento de las ventas en combinación con el control de inventarios podés hacer una previsión de la demanda más acertada.
7. Incorporar las herramientas de control de inventario adecuadas
Para terminar, si querés saber cómo hacer un inventario y simplificar todo este proceso, hay un punto crítico a considerar. Se trata de incorporar en tu negocio las herramientas adecuadas. Si se trata de agilizar y hacer más eficiente la creación y control de inventarios, un sistema de gestión puede ser clave.
Este tipo de plataforma todo en uno te ayuda a automatizar la elaboración, seguimiento y actualización de inventarios, para tener esta información siempre al día y tomar decisiones más efectivas al momento de comprar materias primas, insumos, contactar a proveedores o gestionar los procesos de producción, almacenamiento y distribución.
En este sentido, una de las funcionalidades del sistema de gestión de Xubio es la posibilidad de gestionar el stock o inventario de mercaderías. Esta característica permite administrar los depósitos, controlar el movimiento de stock a través de comprobantes o remitos y realizar ajustes de stock cuando lo necesites.
Además, también podés acceder al reporte de inventarios y obtener así información en tiempo real de las existencias en tu negocio, de forma simple y 100% online.
Así, sumar un software de gestión como Xubio te ayuda a simplificar el control de inventarios, ahorrar muchísimo tiempo y aumentar la eficiencia de este proceso.
En conclusión:
Saber cómo hacer un inventario es un aspecto clave de la administración de un negocio. Ahora ya conoces los pasos esenciales para crear y gestionar efectivamente esta clase de registro en tu empresa.
Lo mejor de todo es que podés dejar atrás las planillas en Excel al incorporar un sistema de gestión que te ayude a automatizar el proceso, sumar agilidad a la tarea y tomar decisiones más informadas sobre las operaciones de tu negocio.
Visitá Xubio y descubrí cómo simplificar la gestión de inventarios con nuestra plataforma.
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