Cómo hacer el cierre contable de tu emprendimiento

El cierre contable permite conocer el resultado económico del período, cuantificar ganancias y pérdidas. Estos son los aspectos clave que debes considerar. Saldos bancarios sin conciliar, saldos de clientes o proveedores que no sabemos si son correctos, mercadería que estimamos tener pero no sabemos si está bien cuantificada, son algunas de las consecuencias de no hacer un adecuado cierre contable de tu emprendimiento.

Por lo general el cierre de contabilidad suele hacerse en fechas cercanas a la liquidación anual de impuestos. Pero realizar el mismo en cercanía al período al que se refiere la información contable, nos permitirá corregir errores o desviaciones de forma oportuna y esto se relaciona íntimamente con mantener la salud del presupuesto de tu negocio.

Con la llegada de fin de año llegan también los balances de todo tipo, sobre todo contables. (Fuente: Unsplash).

Realizar una serie de controles al momento que deseas obtener tu cierre contable, es fundamental para detectar posibles errores u omisiones. Aspectos como analizar los saldos de las cuentas, realizar conteos físicos, conciliar saldos, entre otros, son los puntos clave que describiremos a continuación.

  1. Obtener el balance de sumas y saldos.

El primer paso necesario, se conoce en contabilidad como obtener el balance de comprobación o de sumas y saldos. Dicho nombre se debe a que este balance contiene la lista de todas las cuentas contables con sus respectivos saldos. A los saldos iniciales se les agrega en dos columnas todos los importes de débitos o créditos, es decir aquellos que suman o restan. Y en una última columna, se obtiene el saldo final.

Así podemos comprobar que el total de saldos deudores coincida con el de acreedores. Pero también nos permite encontrar  errores en los saldos de las cuentas, por ejemplo si vemos que la cuenta caja y bancos tiene un saldo negativo podemos a simple vista ver que tenemos pendiente una reclasificación de saldos, hemos omitido el registro de operaciones, o lo hemos realizado de forma incorrecta.

  1. Conciliaciones bancarias.

Consiste en comparar el saldo que tenemos registrado en nuestra cuenta de bancos con los que el banco nos provee a través de los extractos bancarios. El proceso de conciliación permite detectar movimientos pendientes de cobro o pago, o gastos no contemplados y encontrar diferencias que pueden ser temporarias o definitivas. A estas últimas debemos registrarlas.

  1. Recuento físico.

Es una práctica fundamental de control que nos permitirá reconocer las diferencias entre la existencia real de saldos y nuestros registros contables. Podremos identificar material dañado, obsoleto o perdido.

Seguramente en alguna oportunidad viste un comercio que cierra sus puertas y exhibe su cartel de “Cerrado por inventario”. Pero detener tus actividades no es un requisito necesario, todo dependerá del tipo de actividad que lleves a cabo, la magnitud del inventario y una buena planificación, que contemple por ejemplo que se pueda realizar esta práctica en los horarios de cierre del local y depósitos.

Una buena planificación incluye contemplar:

  • los tiempos de conteo
  • quienes lo llevarán a cabo y si se va a necesitar de un experto
  • las localidades donde se ubica el inventario
  • establecer los procedimientos de cómo se va a llevar a cabo
  • emitir las instrucciones apropiadas
  • implementar medidas de control.

Las diferencias que puedan surgir y las valorizaciones o desvalorizaciones del inventario deberán ser contabilizadas.

Las plataformas de gestión en la nube nos permiten tener acceso a nuestros “libros” en todo momento. (Fuente: Unsplash).

  1. Reclasificación de saldos y ajustes.

Al final del ejercicio puede ser necesario reclasificar saldos que quedaron con saldos negativos. Un ejemplo claro se da en la cuenta Bancos, donde un saldo negativo nos puede indicar la utilización de un saldo en descubierto que debe ser reclasificado como una deuda.

Otro tipo de reclasificaciones es el de deudas, que consisten en reasignar las deudas de largo plazo que corresponden a corto plazo. En estos casos no se modifica el resultado del ejercicio.

Entre los ajustes necesarios en el cierre consideramos la depreciación de los bienes de uso, de intangibles, previsiones. También tendremos que tener en cuenta aspectos como las distribuciones a socios, y los efectos impositivos. Estos conceptos si tendrán incidencia directa en el resultado del ejercicio.

  1. Asientos de cierre.

El paso final consiste en cerrar todas las cuentas de ganancias y pérdidas, y llevar el resultado económico del ejercicio a la respectiva cuenta patrimonial donde se reflejará el mismo. Es decir que si el resultado del período es una pérdida disminuirá el patrimonio y si es ganancia lo aumentará.

Algunos consejos para hacer el cierre contable.

  • Te recomendamos que, a excepción del punto 4 y 5 de los mencionados, evalúes realizar el resto en períodos de tiempo más cortos que el ciclo anual. Así podrías obtener por ejemplo de forma mensual o trimestral información más confiable y exacta para una correcta toma de decisiones.
  • Si aún te manejas con Excel o llevas a mano estos registros, no descartes evaluar una solución de gestión, donde todas estas tareas se ven ampliamente simplificadas. Ganarás horas de trabajo que se verán reducidas, y minimizarás errores de forma significativa.

Existen plataformas de gestión en la nube con las cuales podrás obtener el balance de sumas y saldos, llevar un control de stock, realizar el asiento de apertura y de cierre contable de forma automática. Tareas como conciliar los saldos de tus cuentas bancarias podrás hacerlo de forma mucho más fácil. Puedes importar el extracto bancario en formato Excel y de forma automática la solución detectará las diferencias con los movimientos contables y te permitirá identificar la acción que deseas aplicar.

Si estás atravesando el período de cierre en tu negocio y esta información te resultó útil, no olvides compartirla en tus redes sociales.

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