¿Qué es y cómo elegir un software de contabilidad?

En este artículo no solo te vamos a contar cómo elegir un software de contabilidad. También te vamos a explicar qué es, para qué sirve y cuáles son sus beneficios. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un software de contabilidad?

Antes, en la vida previa a Internet, mantener al día la actividad contable de una empresa significaba registrar cifras en un libro de papel.  Hoy en día, la mayoría de las organizaciones de todos los tamaños utilizan un software de contabilidad. Pero ¿qué es?

Se trata de una herramienta que permite hacer un seguimiento de ingresos y control de gastos, así como pronosticar el volumen de ventas y administrar el inventario, entre otras tareas. Lo más importante sobre la solución de contabilidad en línea es que para utilizarla solo se necesita conexión a Internet.

¿Para qué sirve un software contable?

Un software contable es una herramienta vital tanto para grandes compañías, como para pequeñas y medianas empresas. En la actualidad, esta se ha convertido en uno de los imprescindibles. Esto se debe a que permite controlar y gestionar todos los resultados económicos de una empresa en el ejercicio de su actividad.

Ingresos, egresos, inventario, ventas, compras, facturación, impuestos, estados de resultados y balances, entre otros aspectos. Básicamente, toda la información que se gestionaba antes en los libros contables en papel ahora se puede realizar desde una misma interfaz online. Así, la principal utilidad del software de contabilidad es que permite automatizar todo el sistema contable de una empresa. Esto nos invita a olvidarnos de los papeles desparramados en el escritorio. Toda la información queda centralizada y resguardada en el software en la nube.

Entonces, en pocas palabras un software para contabilidad sirve para:

• Hacer un seguimiento de ingresos y gastos.
• Llevar un control del inventario.
• Hacer seguimiento de compras y ventas.
• Mantener al día la información tributaria.
• Conocer en tiempo real los resultados y balances contables.
• Hacer proyecciones más ajustadas.
• Elaborar reportes de gestión.
• Optimizar los procesos de trabajo.

Beneficios de un software de contabilidad

Si nos enfocamos en las soluciones contables en la nube, los principales beneficios que podemos encontrar son:

Maximiza tu eficiencia

Uno de los beneficios clave del software de contabilidad es precisamente el ahorro de tiempo que supone. Esto representa un aumento significativo de la productividad en las empresas. Con software para llevar la contabilidad se eliminan las tareas manuales repetitivas vinculadas a cargar datos, completar planillas, revisar registros y elaborar reportes, entre otras. Así, el personal podrá ocuparse de los procesos más importantes del negocio.

Accesibilidad en todo momento

Indudablemente, las herramientas en la nube garantizan que, tanto la información, como las funcionalidades, siempre estén ahí para los miembros de un equipo. Esto posibilita nuevas dinámicas como el teletrabajo, que tanto se aplicó durante la crisis del Covid-19.

Cualquier empleado de la empresa con las credenciales de acceso puede utilizar el software contable para consultar información o actualizarla sin importar donde se encuentre. Solo basta con conectarse a Internet para encontrar todos los datos disponibles.

Seguridad garantizada

Antes, perder información vinculada a los números de una empresa era mucho más probable que ahora. Con un software de contabilidad online se almacena toda la información en la nube. Esto permite que además de estar siempre disponibles para los usuarios, estos datos queden resguardados.

Las copias de seguridad diarias son parte de las prestaciones que ofrecen los proveedores de esta clase de SaaS.

Integración sin esfuerzo

Otra de las ventajas que brinda un software contable es la posibilidad de integrar una gran diversidad de procesos empresariales en un mismo lugar. Desde el estado de deudas de los clientes, pasando por el control de inventarios, ventas, cobranzas, facturación, hasta la carga de impuestos, informes de gestión, entre otros.

Todos estos pueden integrarse y monitorearse para realizar un seguimiento de las operaciones de la compañía en tiempo real.

Al mismo tiempo, esto permite hacer un análisis más integral de la situación actual de la empresa. En base a ello, se pueden realizar proyecciones más ajustadas a la realidad de la organización y tomar decisiones con una perspectiva más completa.

Ahorro dinero 

Otro beneficio es que se trata de una opción menos costosa en comparación con un software de escritorio, que implica el pago de licencias para su adquisición. Por lo general, un software par contabilidad se contrata mediante un modelo de suscripción. En este se paga por mes o de forma anual y en función de las necesidades de la empresa.

Esto permite que las pequeñas y medianas empresas puedan acceder a una herramienta robusta en funcionalidades, pero asequible en cuanto a costos.

Funcionalidades de un software de contabilidad para Pymes

Ahora bien ¿qué es lo que puede hacer por una PyME el software de contabilidad? Para responder esta pregunta solo debemos revisar sus principales funcionalidades.

Factura electrónica

Una de las funcionalidades más buscadas en el software de contabilidad es la factura electrónica. En la mayor parte de los países de Latinoamérica, la facturación en línea llegó para quedarse ya hace algunos años.

Sin dudas, la transformación digital de los últimos tiempos hizo que los gobiernos establecieran la obligatoriedad de facturar de forma online. Por ello, un buen software contable debe ofrecer la posibilidad de emitir y administrar facturas electrónicas de forma fácil, rápida y segura.

Reportes de gestión

Otro de los ingredientes principales de un software contable en línea es el reporte de gestión. Como mencionamos en otro artículo, se trata del GPS que nos indica dónde se encuentra la empresa, con respecto a los objetivos trazados para un determinado periodo.

Esta funcionalidad permite agrupar datos diversos sobre el desempeño del negocio. En otras palabras, se trata de información de gran valor para quienes administran una empresa. Por ello, esta característica no puede faltar en el software de contabilidad.

Ajuste por inflación

El ajuste por inflación es otra de las características principales que debemos buscar al elegir un software de contabilidad.

Se trata de un método de ajuste contable e impositivo que se aplica en contextos inflacionarios como el de Argentina en la actualidad. Esta funcionalidad permite a las empresas reflejar en sus estados contables su situación actual de manera fiel.

Esta puede ser una tarea compleja para el área contable de una empresa. Al contratar un software contable en la nube, esta gestión se puede automatizar y agilizar así el trabajo del equipo.

Liquidación de sueldos

La liquidación de sueldos en la nube es otra de las funcionalidades de una solución contable digital.

En este caso, se pueden realizar cálculos automáticos, llevar un libro de sueldos online totalmente actualizado, hacer liquidaciones masivas, entre otras gestiones.

Acceso remoto

Esta es una funcionalidad clave en una solución contable en la nube. Representa la posibilidad de acceder a todos los recursos de esta clase de software desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto posibilita entornos de trabajo colaborativos y a distancia.

¿Cómo elegir el software de contabilidad adecuado para tu Pyme?

Si te diste cuenta que un software de contabilidad puede llegar a ser lo mejor para tu pyme, a continuación te dejamos algunos consejos para que sepas cómo elegir el adecuado.

Compará funcionalidades

En el apartado anterior te mostramos cuáles son las funcionalidades básicas que debería tener un sistema contable. Sin embargo, puede tener algunas más. Entonces, lo primero que tenés que hacer es entender qué funcionalidades pueden ser útiles para tu empresa y luego comparar entre las diferentes opciones que ofrece una y la otra.

Revisá que tenga una interfaz amigable

Muchas veces sucede que los softwares para contabilidad poseen muchas funcionalidades muy útiles, pero la interfaz no es amigable y esto hace difícil el uso del sistema. Esto sin dudas puede llegar a hacer que el usuario se dé de baja. Por esto, es importante a la hora de elegir un software de contabilidad que tenga una buena experiencia de usuario y te sea fácil usarlo.

Comprobá que puedas usarlo fácilmente

Este punto va de la mano con el anterior. Para comprobar si realmente la interfaz en amigable y fácil de usar, lo que tenés que hacer es probar el sistema. Existen muchos softwares que te ofrecen algunos días de prueba gratis para que verifiques si realmente te sirve.

Buen precio / calidad

Este probablemente sea el factor más importante a la hora de tomar una decisión. Cuando elegimos un sistema contable, tenemos que revisar qué ofrece y a cambio de qué. Muchas veces sucede que contratamos un software porque creemos que es barato, pero a la hora de utilizarlo, el servicio es muy malo. Lo mismo puede suceder si pagamos mucho pensando que el servicio va a ser bueno, pero no es así. Un consejo que te damos es que te fijes qué tipo de planes ofrece y que brinda cada uno de ellos. Por ejemplo, Xubio tiene diferentes tipos de planes según las necesidades del usuario.

Considerá tu proyección de crecimiento

Cuando elegimos un software de contabilidad buscamos que se adapte a nuestras necesidades. Pero, ¿qué pasa si a lo largo de los años nuestras necesidades cambian? Para esto, es importante que busques un sistema que sepas que se va actualizando a medida que el mundo y tu empresa van cambiando.

Preguntá si cuenta con soporte técnico

No importa si sos una Pyme, una empresa multinacional o un estudio contable que recién empieza. Lo que importa es que el sistema contable que elijas pueda brindarte soporte cada vez que lo necesites. No sirve de nada contratar un software si no vas a tener a nadie que te ayude en el caso de problemas o en el que necesites una guía sobre su uso. En Xubio, por ejemplo, no solo tenemos un soporte técnico, sino que también contamos con un centro de ayuda y un canal de Youtube para que pueda resolver todas tus dudas.

Leé las opiniones de los demás

Esto es clave a la hora de tomar tu decisión. No va a haber nadie más sincero que un usuario que ya utilizó el software. Metete en foros y redes sociales y ponete a leer qué es lo que comentan los usuarios.

En Conclusión

En este artículo vimos qué es un software de contabilidad, para qué sirve, cuáles son sus beneficios y cómo elegir el más adecuado para tu negocio o estudio contable. Si después de leer esta nota considerás que tener uno puede ser lo mejor para ahorrarte mucho tiempo, te recomendamos que ingreses a xubio.com y conozcas todo lo que tenemos para ofrecerte.