}¿Qué es la automatización de procesos? ¿Qué implica exactamente? ¿Qué procesos se pueden automatizar? ¿Qué beneficios aporta? ¿Cómo se debe implementar una automatización de procesos para que sea exitosa? Sigue leyendo y descubre las respuestas a todas estas preguntas.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos es utilizar la tecnología a favor para ganar tiempo. En otras palabras, se refiere a la aplicación de tecnología para realizar tareas específicas sin intervención humana directa. En el ámbito empresarial, esto implica la utilización de software y sistemas que pueden ejecutar, monitorear y optimizar procesos, permitiendo a los equipos centrarse en tareas más estratégicas y creativas.
¿Qué procesos se pueden automatizar dentro de un negocio?
La versatilidad de la automatización de procesos permite abordar una amplia gama de tareas. Desde procesos operativos simples hasta operaciones más complejas, la automatización puede aplicarse en áreas como:
Gestión de Inventarios
La automatización de procesos en la gestión de inventarios permite no solo ahorrar mucho tiempo sino también minimizar la cantidad de errores humanos. Esto se debe a que la información del inventario se puede centralizar en una sola plataforma como Xubio, por ejemplo, que actualiza de forma automática los datos con cada compra y venta. De esta forma, la información siempre se encuentra actualizada.
Facturación y contabilidad
Automatizar procesos en el área de facturación y contabilidad te ahorrará muchos dolores de cabeza. Si buen las planillas de cálculo son muy versátiles, cargar la información y realizar cálculos es un proceso largo y engorroso en el cuál se pueden cometer varios errores.
Por otro lado, emitir CFDIs desde la página del SAT también puede resultar dificultoso ya que es necesario cargar la información cada vez.
Por este motivo, utilizar sistemas de gestión puede ser una gran elección ya que toda la información de la empresa se encuentra en un mismo lugar y siempre está actualizada en tiempo real. De esta forma, cualquier persona con usuario y contraseña que tenga una conexión a Internet, puede ingresar a la plataforma.
Asimismo, este tipo sistemas simplifica procesos como, por ejemplo, el de facturas electrónicas ya que permite emitirlas con unos pocos clics y sin necesidad de ingresar a la página del SAT. Además, no es necesario cargar la información de la factura cada vez que se realiza ya que queda guardada.
Con respecto a los cálculos, se pueden realizar con un solo clic y si hay algún error la plataforma lo detecta rápidamente.
Gestión de Recursos Humanos
Hoy en día existen muchas herramientas que permiten realizar una mejor capacitación del personal. Por ejemplo, la utilización de Prezi permite realizar presentaciones más atractivas y visuales para que los nuevos colaboradores puedan tener una mejor inducción al ingresar a la compañía.
Además, con herramientas en la nube como Drive se pueden compartir diferentes documentos fácilmente para que todos puedan estar alineados.
Por último, también existen otro tipo de plataformas que facilitan la gestión de nóminas, procesos de contratación y evaluación de desempeño.
Atención al Cliente
No cabe duda cuál es la importancia de poseer un equipo de atención al cliente ya que la intervención humana es irremplazable en muchas ocasiones. Sin embargo, automatizar respuestas a preguntas frecuentes a través de chatbots puede ser muy favorable ya que los miembros del equipo pueden tener más tiempo para fidelizar clientes o recuperar clientes insatisfechos.
Además, incorporar un CMR puede optimizar y organizar las relaciones con los clientes de forma más efectiva. Algunas herramientas efectivas que se pueden utilizar son: Zendesk, Salesforces y Zoho.
Beneficios de la automatización de procesos
La incorporación de la automatización de procesos en tu negocio puede generar una serie de beneficios significativos, entre los que se incluyen:
Eficiencia operativa
La automatización de procesos permite realizar tareas repetitivas y rutinarias de manera más rápida y sin errores, liberando tiempo de los colaboradores para que puedan enfocarse en tareas más estratégicas y creativas.
Reducción de errores
Al eliminar la intervención humana en procesos propensos a errores, la automatización puede reducir significativamente los errores y mejorar la precisión de las operaciones.
Ahorro de tiempo
Este es otro de los beneficios de la automatización de procesos. Al realizar tareas de manera más eficiente, se ahorra tiempo que puede destinarse a actividades más valiosas. La automatización acelera procesos, reduce los tiempos de espera y mejora los flujos de trabajo.
Mejora de la consistencia
La automatización garantiza que los procesos se realicen de manera consistente y uniforme, lo que es especialmente importante en tareas que requieren precisión y coherencia.
Optimización de recursos
La automatización de procesos puede ayudar a utilizar los recursos de manera más eficaz al asignarlos de acuerdo con las necesidades y demandas cambiantes.
Escalabilidad
Este es otro de los beneficios de la automatización de procesos. Los sistemas automatizados son más fáciles de escalar para manejar volúmenes crecientes de trabajo sin necesidad de aumentar proporcionalmente la mano de obra.
Mejora en la calidad del producto/servicio
La reducción de errores y la consistencia en la producción o prestación de servicios contribuyen a una mayor calidad final del producto o servicio.
Análisis de datos
La automatización de procesos también puede incluir la recopilación y el análisis automático de datos, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones.
Cumplimiento normativo
En muchos casos, automatizar procesos puede ayudar a garantizar el cumplimiento de regulaciones y normativas, ya que puede aplicar reglas y políticas de manera consistente.
Innovación
Al liberar a los empleados de tareas manuales repetitivas, la automatización permite que los colaboradores se centren en la creatividad y la innovación, generando nuevas ideas y soluciones.
Consejos para una automatización de procesos exitosa
Implementar la automatización de procesos no es simplemente adquirir una herramienta y aplicarla sin más. Por eso, te compartimos algunos consejos para asegurar una implementación exitosa.
Identificar prioridades
El primer paso para una automatización exitosa es identificar los procesos que más se pueden beneficiar si se automatizan y los que más pueden generar un impacto positivo en tu negocio.
Involucrar a los equipos
Una automatización de procesos puede afectar a pocos o muchos colaboradores. Por eso es crucial involucrarlos en el proceso desde el día uno.
Es necesario transmitir la necesidad de realizar esos cambios y los beneficios que conllevan para que puedan realizarse de forma más natural y los colaboradores puedan expresar sus dudas, miedos y los obstáculos que se puedan llegar a presentar.
Elegir la herramienta adecuada
Hoy en día existe una gran oferta de herramientas de automatización. Como no todas se adaptan a tus necesidades, es importante que analices cuidadosamente qué ofrece cada una para poder tomar una decisión acertada.
Cabe destacar que actualmente muchas ofrecen pruebas gratuitas para que puedas conocerlas mejor.
Algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta para automatizar tus procesos son:
- Si tiene una interfaz amigable e intuitiva
- Si tiene la posibilidad de crecer junto a tu compañía
- Si se puede integrar con otras plataformas
- Si posee soporte técnico en el caso de que necesites ayuda
- Si puedes exportar la información en diferentes formatos
Fase de implementación gradual
No trates de automatizar todos los procesos a la vez. Implementa la automatización de manera gradual, comenzando por procesos menos críticos.
Además, es importante que previamente hayas realizado una planificación adecuada sobre cómo realizar la automatización para que no haya dudas ni errores y se pueda dar una prioridad a las diferentes actividades.
Medir los resultados antes y después de la implementación y ajustar
Establece indicadores clave de rendimiento (KPIs) y realiza un seguimiento continuo para evaluar la eficacia de la automatización. Realiza ajustes según sea necesario.
Conclusión
La automatización de procesos no solo es una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan mantenerse competitivas en un mundo empresarial en constante cambio.
Al automatizar procesos, tu negocio puede experimentar una transformación positiva en eficiencia, precisión y rentabilidad. ¡No te quedes atrás y lleva tu empresa al siguiente nivel!
¿Te gustaría incorporar un sistema de gestión para comenzar con la transformación? Entonces te recomendamos que ingreses a xubio.com y veas todas las funcionalidades que tiene para ofrecerte.
Por último, si te gustó esta nota, te invitamos a calificarla y compartirla en tus redes sociales.
