La automatización contable es una innovación que llegó para facilitarle la vida a las empresas, optimizar su gestión interna y hacerlas más competitivas.
En este artículo vamos a contarte en qué consiste, cuáles son sus principales beneficios y cómo implementarla en tu emprendimiento paso a paso. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la automatización contable?
La contabilidad automatizada implica el uso de tecnologías digitales y programas de gestión para simplificar la carga y el control de los ingresos, los gastos y el resto de las operaciones financieras de una compañía.
En el pasado, toda esta información se registraba de manera manual en papel, en los llamados “libros contables” de la organización, o en hojas de cálculo tipo Microsoft Excel, que dominaron este campo por muchos años.
Hoy, con el uso de softwares de contabilidad, es posible almacenar todos estos datos en la nube, actualizarlos al instante y cumplir con los requerimientos legales e impositivos de una forma más fácil y práctica.
Por otro lado, como toda automatización de procesos, la implementación de este tipo de herramientas agiliza las tareas, ahorra tiempo y recursos, y mejora la eficiencia operativa.
Además, su uso permite a los contadores y a los responsables de las áreas de finanzas acceder a los datos de la compañía con cualquier dispositivo conectado a internet y trabajar en forma colaborativa en todo momento.
¿Qué beneficios ofrece la automatización contable?
La contabilidad automatizada brinda muchas ventajas que permiten organizar las finanzas y llevar un registro ordenado de todas las actividades de la empresa. Entre las principales se encuentran:
Mejoran la operatoria
Las herramientas de automatización contable agilizan las tareas, reducen los errores humanos y optimizan los mecanismos de control. De esta manera, se garantiza una mayor precisión en la carga de la información y todos los datos se actualizan al instante con cada movimiento. Esto redunda en una gestión más eficaz.
Protegen los datos
Las soluciones de automatización contable son más seguras, al evitar las posibles pérdidas de información por virus, eliminaciones accidentales y otros problemas en los servidores locales. Además, al estar cifradas con la última tecnología, impiden que las personas no autorizadas accedan a datos privados de la compañía.
Ayudan a cumplir con las normas
La automatización contable facilita el cumplimiento de las regulaciones y las obligaciones fiscales, al incluir herramientas integradas con la normativa vigente. Esto evita posibles multas e infracciones por atrasos en los pagos.
Son fáciles de usar
Estos softwares tienen una interfaz muy intuitiva y no requieren de grandes conocimientos informáticos ni de finanzas para utilizarlos. Además, los proveedores suelen encargarse de los backups, las actualizaciones, las licencias y los gastos de mantenimiento, lo que facilita aún más la tarea.
Optimizan la administración
Las herramientas de automatización contable mejoran la administración del negocio, al permitir un registro ordenado de todas las operaciones. Por otro lado, al procesar grandes volúmenes de datos, ofrecen informes de gestión y análisis de resultados más precisos, lo que facilita la toma de decisiones a futuro.
Simplifican la estructura
Al tercerizar buena parte de las tareas operativas, la contabilidad automatizada ayuda a disminuir la estructura interna. También optimiza el trabajo en equipo y la comunicación, al centralizar toda la información en un solo lugar.
Facilitan el acceso a la información
Estos sistemas permiten el acceso a los datos financieros de la empresa en todo momento, desde cualquier dispositivo electrónico como un teléfono móvil, una computadora o una tablet. Por otro lado, al operar en la nube, no consumen espacio ni afectan el rendimiento de los equipos propios.
Ayudan a controlar los gastos
La contabilidad automatizada también sirve para reducir costos, al eliminar las tareas duplicadas, disminuir los errores humanos y facilitar la detección de problemas y gastos innecesarios. Además, su uso requiere de menos mano de obra e inversión en materiales.
Mejoran la atención
Al procesar de manera más rápida y eficiente los pagos y las facturas, las herramientas de automatización contable optimizan la atención de los clientes y la gestión de los proveedores, quienes incrementan su satisfacción con la marca.
Trabajadores más felices
Al eliminar las tareas más pesadas y repetitivas, la automatización contable mejora el clima laboral y la moral de los empleados, que pueden dedicar más tiempo a proyectos propios del negocio. Además, su implementación favorece el teletrabajo o los modelos de trabajo híbrido, que generan un menor desgaste y reducen las chances de que el personal sufra el síndrome del burnout.
¿Qué operaciones contables se pueden automatizar?
La automatización de procesos puede aplicarse a un gran número de tareas operativas, tanto relacionadas con la contabilidad administrativa como a la financiera.
Por ejemplo, todo el registro y el control de los movimientos económicos, las ventas, las compras, el flujo de caja y el manejo del inventario pueden realizarse de manera rápida y sencilla mediante un software de gestión empresarial.
Lo mismo la emisión, el procesamiento y el envío de las facturas electrónicas, la liquidación de los sueldos y las cargas sociales de los empleados, el manejo de las cuentas por cobrar, el pago de los impuestos y los ajustes por inflación automáticos.
Por otro lado, la automatización contable también puede emplearse para generar los informes de resultados, el análisis de datos y la realización de proyecciones a futuro.
A medida que estas soluciones sigan avanzando y sumando nuevas herramientas de inteligencia artificial (IA) y robótica (RPA), es de esperar que incrementen aún más sus prestaciones y posibilidades.
¿Cómo realizar una automatización contable?
Para integrar un software de contabilidad automatizada en tu negocio, seguí los siguientes pasos:
- Evaluá tu actual sistema de finanzas, para poder detectar aquellas tareas burocráticas y repetitivas que demandan mucho tiempo y son propensas a errores en la carga de los datos.
- De acuerdo a este análisis, definí qué operaciones contables de tu negocio te gustaría automatizar y establecé el presupuesto necesario para su implementación.
- Investigá las distintas soluciones disponibles en el mercado, teniendo en cuenta los servicios y la seguridad ofrecidos, la facilidad de uso, las posibilidades de personalización, el precio y la reputación del proveedor, entre otras variables.
- Elegí la herramienta de automatización contable más adecuada para tu negocio, asegurándote de que incluya a todas las tareas detectadas en el punto 1.
- Verificá que ofrezca capacitación y soporte técnico gratuitos, y se encargue de las actualizaciones y licencias.
- Validá también su escalabilidad y grado de adaptación a tus necesidades, considerando tu posible proyección de crecimiento a futuro.
- La mayoría de estos softwares de contabilidad ofrecen pruebas gratuitas e incluso planes sin costo, por lo que es recomendable hacer uso de estas opciones para familiarizarse con el servicio antes de contratarlo.
- Una vez que hayas elegido el sistema definitivo, formá al personal responsable sobre la nueva implementación, para favorecer su adopción.
- Monitoreá y evaluá los resultados de la automatización en el tiempo y realizá los ajustes necesarios.
- Proseguí con el plan de mejora continua de las operaciones de tu emprendimiento con otras actualizaciones.
¿Por qué Xubio es la mejor opción de automatización contable?
Xubio es una solución que ofrece servicios de contabilidad en línea y emisión de facturas electrónicas para pequeñas y medianas empresas de América Latina.
Hoy posee más de 50.000 usuarios, los cuales cuentan con diversos canales donde pueden capacitarse de forma rápida y sencilla sobre su manejo.
La plataforma también permite el envío de presupuestos personalizados, el control del stock de mercaderías, el manejo de las cuentas a cobrar, la liquidación de sueldos, los ajustes por inflación automáticos, el cálculo de los impuestos y la gestión de reportes de ventas y datos financieros.
Para facilitar su uso, ofrece distintos tipos de planes para emprendedores, empresas y contadores, con una prueba gratuita de 14 días para cada uno de ellos. Estos no tienen cargos extras por licencias, actualizaciones o mantenimientos, y no exigen un período mínimo de permanencia.
Por otro lado, Xubio permite la integración con Mercado Libre, Mercado Pago y Tiendanube, y cuenta con planes sin costo para realizar hasta 10 facturas electrónicas gratis por mes.
Todas estas prestaciones y servicios la convierten en la mejor solución de automatización contable del mercado.
En conclusión
La automatización contable permite registrar, controlar y monitorear todas las operaciones financieras de una empresa desde un solo lugar. Entre otros beneficios, su implementación elimina las tareas burocráticas y repetitivas, disminuye el error humano, protege mejor los datos y facilita el acceso a la información actualizada.
Si te gustó este artículo, te invitamos a calificarlo y a compartirlo en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión para tu negocio, te recomendamos ingresar al sitio web de Xubio y conocer todo lo que tenemos para ofrecerte.
