10 consejos para una buena administración financiera

Contar con una administración financiera eficiente es clave para planificar el presupuesto de las distintas áreas, optimizar el uso de las inversiones y garantizar la salud económica de un emprendimiento. 

En este artículo vamos a explicarte qué es, los tipos que hay, cuáles son sus principales objetivos y por qué su correcto funcionamiento es tan importante para tu negocio.  ¡Seguí leyendo!

¿Qué es la administración financiera?

La administración financiera es el sector de la compañía que se encarga de planificar, controlar y gestionar los recursos económicos de la misma. 

Dentro de sus tareas se incluyen el manejo de los ingresos, las inversiones, los gastos, las deudas, las financiaciones y los ahorros, de forma de asegurar su liquidez y rentabilidad. 

También se ocupa de armar los presupuestos de todos los departamentos de la empresa y vigilar su cumplimiento, de obtener fuentes de capital y del reparto de las utilidades a los socios y accionistas. 

A su vez, existen 2 tipos de administración financiera, la estratégica y la operativa. 

• Administración financiera estratégica: es la encargada de gestionar los recursos de la compañía de manera más eficiente. Para ello analiza el mercado, el contexto económico y los posibles riesgos, buscando que las finanzas mantengan un balance adecuado. 

• Administración financiera operativa: trabaja para alcanzar una mejora continua de todas las operaciones de la empresa, realizando tareas de planificación, evaluación y control de los procesos. 

¿Cuál es el objetivo de la administración financiera?

La principal misión de la administración financiera es que la empresa crezca, se desarrolle y tenga un funcionamiento sostenible y rentable a lo largo del tiempo. 

Para ello se ocupa de que cada área cuente con los recursos necesarios para realizar sus tareas, fijando un límite de gastos sin que esto afecte la calidad de los productos y servicios ofrecidos. 

Además busca economizar dinero y reducir los costos y los riesgos operativos. En ese sentido, dentro de sus principales funciones se encuentran el manejo de todas las cuentas de la compañía, incluyendo la compra de maquinarias y materias primas, la contratación de proveedores y el pago de las cargas impositivas, sueldos y alquileres.  

La administración financiera también monitorea las operaciones en busca de oportunidades de mejora y potenciales fuentes de crecimiento, y proyecta las decisiones de inversión en busca de dividendos más convenientes. 

De esta manera, su objetivo es alcanzar la mayor utilidad y beneficio para el negocio, los accionistas, los clientes, los empleados y los stakeholders.

¿Por qué es importante la administración financiera?

El manejo de la administración financiera es vital para cualquier compañía, ya que de ella depende su salud económica y su subsistencia a largo plazo. 

La misma ofrece una visión panorámica de la situación en la que se encuentra el negocio, lo que favorece el análisis y facilita la toma de decisiones a futuro para un mejor posicionamiento en el mercado.  

Al encargarse de las tareas contables y administrativas también permite una gestión eficaz del dinero, para garantizar que la empresa cuente con los recursos necesarios para hacer frente a los pagos y deudas pendientes en el momento preciso. 

Además, al ser la responsable de la asignación del presupuesto de cada área, es clave para el desarrollo de las operaciones del día a día y el cumplimiento de las metas fijadas para cada período. 

Por otro lado, al registrar y monitorear cada uno de los movimientos, la administración financiera tiene una gran importancia en el control de los procesos y el análisis de los resultados.  

Beneficios de una correcta administración financiera

Una administración financiera eficiente ofrece muchas ventajas para cualquier tipo de emprendimiento, tanto grande como pequeño. Entre las principales se encuentran:

• Mejora el uso de los recursos y de las inversiones. 
• Facilita el ahorro de costos y el control de las operaciones. 
• Anticipa los posibles escenarios y permite la toma de decisiones basadas en datos concretos y fiables. 
• Agiliza la planificación del presupuesto y el análisis de los resultados.  
• Evita las pérdidas de capital y ayuda a conseguir fuentes de financiamiento. 
• Optimiza la competitividad y el posicionamiento en el mercado. 
• Establece límites en los gastos y previene posibles riesgos. 
• Mejora la comunicación interna y el intercambio de información entre las distintas áreas. 

Consejos para mejorar la administración financiera de tu negocio

Para organizar y optimizar la administración fianciera de tu emprendimiento, seguí los siguientes consejos:  

Analizá la situación 

Lo primero que debés hacer es un diagnóstico del estado actual en el que se encuentran las finanzas de la compañía. A través de un reporte contable podrás conocer el total de los activos y los pasivos, el dinero disponible y las deudas pendientes de pago, entre otros datos importantes. 

Además es clave calcular los ingresos y los costos fijos y variables a corto y mediano plazo para saber con qué recursos cuenta la empresa para afrontar los próximos compromisos.     

Realizá un presupuesto empresarial

En base al diagnóstico de situación y el plan estratégico de la organización, elaborá un presupuesto que te permita proyectar las actividades de cada área y hacerles un seguimiento en el tiempo. 

Este debe incluir metas medibles y específicas expresadas en términos monetarios, tomando como base el contexto económico, las tendencias del mercado, la capacidad de producción y la experiencia de años anteriores.

Controlá las operaciones

Una de las tareas más importantes de la administración financiera es el seguimiento y la inspección de las principales variables económicas de la empresa. Para ello es clave llevar un registro ordenado de todas las operaciones, incluyendo los ingresos por ventas, los pagos recibidos y el manejo del stock y las materias primas. A su vez, es vital dividir la estructura de costos por sector y línea de negocio para saber dónde se produce el mayor gasto. 

Sumá un software de gestión empresarial

Relacionado con el punto anterior, los sistemas de gestión corporativos son ideales para controlar, planificar y automatizar todas las tareas administrativas de una empresa y mantener la contabilidad al día. Además facilitan el acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar y permiten realizar simulaciones, predicciones y medir los resultados de una forma rápida, segura y eficiente,

Xubio, por ejemplo, es una solución en la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, ajustes por inflación automáticos, control del stock de mercaderías y reportes de ventas y datos financieros.

En la actualidad, la plataforma es utilizada por más de 50.000 pequeñas y medianas empresas y estudios contables de América Latina y cuenta con diversos canales donde los usuarios pueden capacitarse para un uso más sencillo.

Monitoreá el flujo de caja

Otro aspecto importante a vigilar es el efectivo disponible o “cash flow”, para mantener siempre activas las operaciones de la compañía y poder cumplir con los pagos pendientes. En ocasiones, el dinero de la empresa aún está en manos de los clientes o invertido en productos guardados en los almacenes, lo que dificulta las tareas del día a día. 

Operá con diferentes bancos

Por más que sea pequeño, lo ideal es no concentrar toda la administración financiera de tu emprendimiento en un solo banco. De esta forma podrás contar con diferentes opciones de financiación y negociar mejores condiciones y plazos de pago a la hora de pedir un préstamo. Los nuevos bancos virtuales, que en general ofrecen precios y comisiones más competitivas, pueden ser una opción interesante a tener en cuenta. 

Conseguí el financiamiento adecuado

Para evitar contraer deudas impagables es fundamental acceder a opciones de financiamiento accesibles. Algunas alternativas para obtener capital sin endeudarse son la firma de alianzas estratégicas con otras compañías o el crowdfunding, una forma de financiación colectiva que prescinde de los bancos y otros intermediarios financieros.

Reservá un fondo de emergencia

En un mundo cada vez más globalizado y competitivo que se transforma a velocidades asombrosas, siempre hay lugar para los imprevistos. Por ello es importante para la administración financiera contar con un fondo de emergencia que garantice el mantenimiento de las operaciones en caso de problemas inesperados.   

Digitalizá todos los procesos

La digitalización y el uso de las nuevas tecnologías facilita la administración financiera, al modernizar la estructura interna y adaptarla a los tiempos actuales. Esto elimina la burocracia corporativa y la pérdida innecesaria de tiempo en tareas rutinarias y repetitivas, además de mejorar la productividad y la competitividad.

Evaluá los resultados

Realizar un análisis de los resultados en forma periódico también es clave para una buena administración financiera, ya que permite saber si los planes de negocio se están cumpliendo según lo previsto o si es necesario realizar correcciones y ajustes sobre la marcha. 

En conclusión

Una buena administración financiera es fundamental para garantizar la rentabilidad y la subsistencia del negocio a largo plazo, ya que a través de ella es posible ahorrar costos, optimizar el uso de los recursos y tomar decisiones a futuro basadas en datos concretos. 

Si esta información te resultó útil, compartila en tus redes sociales y calificala Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu emprendimiento, visitá el sitio web de Xubio para saber más sobre sus beneficios.