En su momento fue una herramienta revolucionaria que, junto con todo el paquete de Microsoft Office, sirvió para informatizar empresas. Hoy, con la llegada del Internet 3.0 y el boom del trabajo nómade, existen alternativas a Excel que se destacan no sólo por su eficiencia sino por su fácil acceso remoto y utilización.
Entre las múltiples opciones a estas planillas de cálculo, se destacan las versiones que ofrecen trabajar en la nube. Esto se debe a que favorece notablemente el trabajo en equipo y presentan una solución mucho más segura. ¡Seguí leyendo y entérate qué ofrecen estas herramientas!
¿Cuáles son las mejores alternativas a Excel?
A continuación te contamos cuáles son las mejores alternativas a Excel que podés utilizar.
Soluciones de contabilidad en línea
Si tenés una empresa, un emprendimiento o trabajás en un estudio contable, esta es la mejor alternativa a Excel que vas a encontrar. Las soluciones de gestión fueron creadas para simplificar tareas operativas y repetitivas. Es decir, que su diseño permite que, con pocos clics, puedas llevar a cabo tareas que manualmente requiere25n de una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, si sos una persona que liquida sueldos, con este tipo de herramientas podrías generar el TXT para el libro de sueldos digital de forma automática.
¿Por qué se los considera a Excel? Porque en ellos se puede cargar una gran información, al igual que en las planillas. La diferencia radica que estas herramientas se encuentran en la nube por lo que no ocupan espacio en tus dispositivos. Además, se puede ingresar en cualquier momento y lugar ya que la información está siempre actualizada y disponible las 24 horas del día los siete días de la semana.
Otra ventaja de los softwares de gestión es que son muy económicos y se adaptan a cualquier tipo de negocio. Inclusive, hay algunos como Xubio, que ofrecen una versión gratuita para los que solo necesiten realizar tareas básicas.
Hojas de cálculo de Google
Las hojas de cálculo que ofrece Google son similares a las de Excel. Además de poder aplicar fórmulas y funciones tiene decenas de posibilidades para incrustar gráficos.
La diferencia entre uno y otro está en que para trabajar en hojas de cálculo debés estar conectado a Internet y que varios usuarios (los que tengan permiso) pueden trabajar a la vez en el mismo documento. Esto sin dudas favorece el trabajo en equipo.
Como mencionamos, las hojas de cálculo se usan en línea, así que podemos acceder a los archivos desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar, sin necesidad de descargar ningún tipo de programa. Solo necesitamos ingresar con nuestra cuenta de Google.
Al estar en la nube, nuestro archivo contará con mayor seguridad ya que el respaldo de la información está a cargo de Google que, además de ser una empresa muy confiable, nos da la posibilidad de contacto con soporte técnico. Si, por ejemplo, por error eliminaste algún archivo y no podés restaurarlo, podés consultar la posibilidad de recupero con el equipo de soporte.
También contás con un historial de revisiones, lo que te permite volver a una versión anterior del archivo si lo necesitás y ver quién realizó las ediciones.
Por otro lado, existen varias posibilidades para descargar los archivos en formato XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML entre otros. También podés subir archivos en formato Excel y con las hojas de cálculo de Google editarlas.
Quip
Esta es otra de las alternativas a Excel. Está orientada al trabajo en equipo. Favorece la comunicación en tiempo real, ya que cuenta con un chat que está integrado a los documentos y las hojas de cálculo.
De esta manera, se puede comentar y revisar en contexto de forma mucho más simple y dinámica que a través largas listas de mails. Contás con confirmaciones de lectura y podés enviar mensajes directos a los miembros del equipo. Personalizar notificaciones para los miembros del equipo también es una gran novedad.
Los historiales de revisión y la posibilidad de establecer permisos en niveles de grupos no faltan en esta Hoja de cálculo. También existe la posibilidad de editar sin conexión, y la sincronización luego es automática.
No es una opción gratuita, pero ofrece diferentes planes con una prueba gratuita que te permitirá evaluar sus características.
Zoho Sheet
Dentro de los programas alternativos de Excel encontramos a Zoho Sheet. Es una plataforma de trabajo colaborativo que se encuentra en la nube. Se puede utilizar desde la web o dispositivos móviles ya que hay apps de Zoho disponibles para Android y iOS. El único requisito es contar con Internet.
Gracias al historial de versiones, tenés copias de seguridad de tus datos. Podés bloquear el acceso a los usuarios a los archivos o determinadas celdas que selecciones. Los datos se pueden transformar en gráficos y tablas. Va más allá de las hojas de cálculo tradicional porque ofrece listas de selección, casillas de verificación, botones y validaciones de datos.
Apache Open Office Calc
Es una hoja de cálculo libre y de código abierto. Es decir que tenés la posibilidad de modificar el programa de acuerdo a tus necesidades. Puede utilizarse desde distintas plataformas como Mac OS X, Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris.
Sus características son bastante similares a las de Excel, es fácil de usar. Cuenta con la ventaja de que, al no ser tan difundido, no hay tanto interés de los malwares en atacarlo y no es tan vulnerable a los virus de Macros como si sucede con el producto de Microsoft.
Hojas de cálculo de Free Office 2018
Esta alternativa a Excel es una opción gratuita que ofrece una interfaz clásica de menú y barra de herramientas y otra más moderna a través de cintas.
Es compatible con Microsoft Office y está disponible para Windows, macOS y Linux. Una gran ventaja es que está optimizada para pantallas táctiles.
Gnumeric
Es un programa de hoja de cálculo de código abierto. Es decir que podés hacerle adaptaciones para obtener las mejoras que deseás. Es muy útil para computadoras con pocos recursos de hardware, porque se inicia rápidamente y maneja grandes hojas de cálculo sin dejar de responder.
¿Por qué necesitás implementar Alternativas de Excel en tu empresa?
La modernización de tu empresa es una de las principales razones por las que deberás buscar alternativas a Excel. Si bien al inicio suele ser nuestro aliado fundamental en los primeros registros de nuestra economía familiar o de negocio, llega un momento en el que es necesaria una actualización.
Cuando el volumen de nuestras transacciones aumenta, el registro de los datos depende de varias personas, o necesitamos obtener estadísticas o análisis más complejos, el caos puede aparecer. Es por ello que debemos optar por recurrir a otras herramientas que nos propongan:
Soluciones en la nube
Favorecen el trabajo colaborativo y en equipo. Uno o más usuarios podrán estar conectados registrando datos en línea y se pueden establecer restricciones de acceso para los distintos usuarios. Además, es posible utilizarlas desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo y la información siempre estará actualizada.
Back Ups automáticos
Son grandes aliados para resguardar la información con la que trabajamos. La mayoría de las soluciones en la nube cuentan con ello, lo que nos asegura un gran respaldo en el caso de ataques a la seguridad de nuestros archivos. El acceso a versiones anteriores es una gran ventaja ya que si eliminamos por error un archivo tenemos posibilidades de recuperarlo.
Soporte técnico
Contar con soporte técnico nos permite aprovechar al máximo las ventajas de cualquier alternativa a Excel y sortear las dificultades que se nos pueden presentar con la asistencia de personas capacitadas en el área.
Recursos para mejorar el programa
Si el programa es de código abierto o proporciona una API para poder hacer las integraciones que necesites, te permitirá obtener las mejoras que necesitas.
En conclusión
Existen muchas alternativas a Excel. Cuál usar dependerá de las necesidades de tu empresa. Lo importante es que puedas dar el gran paso y realizar la transformación digital porque esto hará que tu día a día se simplifique y en consecuencia tengas más tiempo para generar las mejores estrategias para hacer crecer tu negocio.
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