Junto con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que hablaremos sobre los remitos de compra y todo lo que tenés que saber sobre el tema: ¿Qué es un remito de compra? ¿Cuándo se utiliza? ¿Para qué sirve un remito de compra? ¿Qué información debe contener? ¿Cómo emitir un remito?
En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un remito de compra?
En el ámbito comercial y contable, existen numerosos documentos que permiten registrar, respaldar y controlar las operaciones entre empresas, proveedores y clientes. Uno de estos documentos es el remito de compra, un documento clave para verificar la entrega de mercaderías o productos y que sirve como respaldo en los procesos administrativos y contables. Aunque no posee valor fiscal como una factura, el remito es esencial en el circuito de compra-venta para asegurar la trazabilidad y el control de las transacciones físicas.
¿Qué es un remito de compra?
Un remito de compra es un documento no fiscal que se utiliza para respaldar y registrar la entrega de productos o mercaderías por parte de un proveedor a un comprador. Es un comprobante que sirve para dejar constancia de la recepción de bienes, especificando qué productos fueron entregados, en qué cantidad y en qué condiciones. Permite acreditar la entrega de bienes o la prestación de un servicio.
Este documento suele ser emitido por el proveedor, pero firmado por el receptor de la mercadería (el comprador), como señal de conformidad.
A diferencia de una factura, el remito no implica una transacción económica directa, sino que representa el movimiento físico de los bienes. Sin embargo, es habitual que la factura se emita a partir de los datos contenidos en el remito, por lo que su importancia dentro del circuito administrativo y contable es significativa.
¿Cuándo se utiliza un remito de compra?
El remito de compra se utiliza en el momento en que una empresa entrega productos a otra, como parte de una operación comercial. Específicamente, este documento se emite y acompaña a los bienes en el momento del despacho o entrega, actuando como una constancia formal de que los productos han sido enviados y recibidos.
Casos comunes en los que se utiliza un remito:
- Entrega de mercaderías compradas: Cuando una empresa recibe insumos o productos que ha adquirido, el proveedor emite un remito que acompaña la entrega.
- Transporte de bienes: Cuando los bienes deben ser transportados desde un lugar a otro, el remito actúa como documento legal que respalda el contenido del envío.
- Control de inventario: Las empresas utilizan los remitos de compra para actualizar su stock, ya que este documento refleja las entradas físicas de productos al depósito o almacén.
- Auditorías y controles internos: En procesos de auditoría, los remitos son fundamentales para justificar movimientos de inventario.
- Previo a la facturación: En algunas operaciones, el remito se utiliza como paso previo a la emisión de la factura, asegurando que lo facturado sea exactamente lo entregado.
En definitiva, el remito es usado cada vez que una mercadería cambia de manos, y su propósito es registrar ese traspaso físico antes de que se realice o se registre el pago correspondiente.
¿Para qué sirve un remito de compra?
Usualmente, se generan tres copias del remito: una para el comerciante, otra para el comprador y una tercera para el remitente. Por un lado, sirve para la compañía de transporte para asegurar el traslado y entrega exitosos de los bienes, pero además cumple múltiples funciones dentro de la administración contable y logística de una empresa. A continuación, detallamos sus principales usos y beneficios.
1. Respaldo de entrega
El remito de compra sirve como prueba documental de que la entrega fue realizada. En caso de errores o reclamos de alguna de las partes, el remito permite verificar qué se entregó, cuál fue la cantidad y cuándo tuvo lugar la entrega. A los compradores les permite verificar que la mercancía adquirida se ajusta a lo requerido o reclamar si tiene lugar un incumplimiento. Para el vendedor, el remito firmado le informará si se realizó el pedido y en qué condiciones se hizo.
2. Control de stock
Los proveedores o vendedores utilizan los remitos para actualizar los niveles de inventario y controlar el stock. El remito es el documento que permite reflejar la entrada (o salida) física de productos en el sistema contable.
A continuación, te dejamos un artículo de nuestro blog donde te explicamos cómo hacer un inventario, haciendo click aquí.
3. Conciliación con la factura
En muchos casos, la factura se emite a partir del remito. Por eso, la existencia del remito es esencial para conciliar ambos documentos.
A continuación, te dejamos un artículo de nuestro blog donde te contamos qué tipos de facturas existen y cómo emitirlas. Lo podés leer haciendo click aquí.
4. Seguimiento de pedidos
El remito de compra ayuda a hacer seguimiento de pedidos realizados. Si una entrega se realiza en varias partes (parcial), los remitos permiten llevar un control detallado de cada envío.
5. Control interno y auditoría
Desde una perspectiva contable, el remito es fundamental en procesos de auditoría. Sirve como evidencia documental del movimiento de bienes, lo que fortalece el sistema de control interno de la organización.
¿Qué información debe contener un remito?
El remito de compra debe contener ciertos datos clave que permitan identificar la operación realizada.
A continuación, se detalla la información mínima que debe incluir un remito:
- Tipo de comprobante y fecha de emisión.
- Numeración correlativa del documento.
- Datos del emisor (proveedor):
- Nombre o razón social.
- CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria).
- Domicilio.
- Datos del receptor (cliente o comprador):
- Nombre o razón social.
- CUIT.
- Domicilio de entrega.
- Detalle de los productos entregados:
- Descripción del producto o mercadería.
- Cantidad entregada.
- Unidad de medida (ej. unidades, kilos, litros).
- Código de producto (si aplica).
- Medio utilizado para el envío.
- Condiciones de entrega:
- Lugar de entrega.
- Medio de transporte utilizado.
- Persona que recepciona la mercadería.
- Fecha y hora de entrega.
- Firma del receptor:
- Firma, aclaración y DNI de quien recibe la mercadería.
- Observaciones (por ejemplo, si la entrega es parcial o si hay diferencias).
¿Cómo emitir un remito de compra?
Emitir un remito de manera adecuada requiere seguir una serie de pasos que garanticen que la entrega de mercancías quede correctamente registrada.
A continuación, se detalla el proceso habitual para emitir este comprobante
1. Preparar la mercadería
Antes de emitir el remito de compra, se debe preparar la mercadería, verificar que cumpla con las condiciones requeridas por el comprador y que esté lista para ser transportada.
2. Confeccionar el remito
Podés hacerlo desde la página de la ARCA o utilizando un sistema contable como Xubio, que lo elabora en segundos.
3. Asignar un número correlativo
Se asigna un número correlativo al remito, para facilitar su registro.
4. Acompañar la entrega
Se debe entregar el remito de compra al destinatario junto con la mercadería solicitada. En caso de transporte de larga distancia, debe ser llevado por el transportista.
5. Recepción y firma
El cliente o receptor debe firmar el remito al momento de recibir la mercadería, dejando constancia de que la misma fue entregada según lo estipulado.
6. Archivar el remito
Tanto el emisor como el receptor deben archivar una copia del remito. Las empresas suelen conservarlo como respaldo documental por un período determinado.
En conclusión
El remito de compra es un documento muy importante en el circuito de negocios y contabilidad de una compañía, dado que constituye el registro oficial de la entrega física de productos, y funciona como soporte frente a posibles reclamos, gestión de inventarios y emisión de facturas.
Este documento se utiliza en cualquier procedimiento de distribución de productos y para que el remito desempeñe su papel adecuadamente, debe incluir datos exactos, tales como la información de las partes involucradas, una descripción minuciosa de los productos proporcionados y la firma de recepción. En resumen, el remito de compra es una herramienta indispensable para garantizar transparencia, orden y control en la gestión empresarial.
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