Contar con un manual de procedimientos es fundamental para fijar pautas de trabajo claras y garantizar la excelencia operativa de un emprendimiento.
A continuación vamos a contarte en qué consiste, cuáles son sus beneficios, objetivos y estructura; los tipos que hay y cómo hacer para crear uno en tu negocio. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos es un documento que indica la forma exacta en que debe realizarse una determinada tarea dentro de la empresa.
Se trata de una herramienta corporativa que incluye reglas y patrones de funcionamiento específicos, para que las operaciones puedan replicarse con facilidad, sin importar el área o el empleado que las lleve adelante.
La generación de un manual de procedimientos forma parte de la planificación estratégica de una compañía y la ayuda a alcanzar el éxito empresarial.
Entre otros beneficios, su uso simplifica la estandarización de los procesos y funciona como una guía paso a paso para alcanzar resultados concretos y previsibles.
Por otro lado, al incluir las mejores prácticas e instrucciones detalladas sobre cómo resolver problemas, los manuales de procedimientos suelen integrarse dentro del sistema de gestión de calidad de la organización.
Objetivos de un manual de procedimientos
La principal misión de un manual de procedimientos es establecer una determinada manera de trabajar que refleje la visión, los valores y la cultura de la empresa.
Además, dentro de sus objetivos se destacan:
- La mejora continua de las operaciones, analizándolas constantemente.
- La capacitación del personal, ofreciéndoles una guía clara y precisa de cómo realizar sus tareas.
- La estandarización de los procesos, para lo cual fija normas concretas para ejecutarlos y determina los pasos a seguir, los tiempos de cada uno de ellos y los resultados esperables.
- La definición de funciones, para que cada área y líder sepan exactamente cuáles son sus responsabilidades y no haya zonas grises que generen confusiones.
- La innovación, buscando sumar nueva tecnología para simplificar los procesos.
- La preservación del conocimiento y la experiencia previa de la compañía, difundiendo las mejores prácticas y la forma más fácil y segura de hacer una determinada actividad.
Estructura de un manual de procedimientos
Si bien la conformación de un manual de procedimientos varía en función de cada compañía, la mayoría cuenta con determinados elementos afines en su estructura. Ellos son:
- El título, que detalla la tarea a estandarizar.
- La introducción, donde se señalan los objetivos del documento, el sector o empleado responsable por su confección y la fecha de creación y/o de entrada en vigencia.
- El índice, que incluye una lista de los contenidos comprendidos en cada página para facilitar su consulta.
- El marco normativo, que señala los alcances del manual, las áreas involucradas, los órganos supervisores y las responsabilidades de cada uno.
- Los procesos, donde se describen las operaciones de manera detallada, los pasos para realizarlas, la duración de cada etapa y los resultados esperables.
- El glosario, en el que se ofrecen explicaciones o definiciones específicas de términos complejos o demasiado técnicos incluidos en el documento.
- Los anexos, donde se suman otras informaciones relevantes, como plantillas, formularios y ejemplos prácticos.
Además, la estructura de un manual de procedimientos suele incluir en su parte final la fecha límite para futuras revisiones y los nombres de los responsables de las actualizaciones.
También es habitual sumar un mapa de flujo de valor, el cual ayuda a ilustrar las actividades en cuestión de forma secuencial y ofrece un panorama completo de los procesos y cada una de sus etapas, lo que facilita su comprensión y análisis.
Tipos de manuales de procedimientos
Existen diferentes tipos de manuales de procedimientos. En la mayoría de los casos, estos se categorizan según la actividad o el área de ejecución.
En este rubro se encuentran, por ejemplo, los que describen los procesos de atención al cliente, las técnicas de ventas, las estrategias de marketing, la gestión de compras y el manejo de los proveedores.
También se incluyen en este apartado los documentos relacionados con la organización de las finanzas, las tareas logísticas y las vinculadas a la contratación de los empleados y la gestión de los recursos humanos.
Por otro lado, los manuales de procedimientos pueden estar destinados a la capacitación de un empleado en particular, a un grupo de trabajo o área específica, o a toda la empresa.
Además, hay documentos tanto para tareas administrativas y operaciones, como de control y evaluación de las actividades.
¿Para qué sirve un manual de procedimientos?
Los manuales de procedimientos son herramientas claves para cualquier organización. Cuando están bien diseñados, ofrecen beneficios como:
- Mejoran la productividad, al optimizar los procesos y permitir realizarlos de una forma más rápida y eficiente.
- Facilitan la formación de los empleados, al acelerar la curva de aprendizaje de los nuevos talentos que se suman a la empresa.
- Reducen costos, al evitar las tareas duplicadas y minimizar los errores y la pérdida innecesaria de tiempo y recursos.
- Mejoran la comunicación interna y el trabajo en equipo, al aportar información concreta sobre las operaciones.
- Ayudan a distribuir las tareas, al delimitar las responsabilidades de cada empleado, y cumplir con la normativa vigente.
- Optimizan el control, al simplificar el monitoreo y brindar datos específicos que clarificar los tiempos de ejecución.
- Favorecen la automatización de los procesos y la incorporación de nueva tecnología, al determinar aquellas acciones que podrían digitalizarse con un sistema de gestión.
Por otro lado, un manual de procedimientos facilita la implementación de nuevas operaciones y la toma de decisiones a futuro. Además, ayuda a evaluar el desempeño de los trabajadores, establecer metas en equipo y fijar objetivos concretos para cada uno de ellos.
Sin embargo, esta herramienta también tiene algunas desventajas. La principal es su rigidez, lo que puede generar una falta de flexibilidad para adaptarse a situaciones inesperadas o cambios en el mercado.
Otro punto en contra es que su confección requiere de tiempo y recursos y su contenido puede quedar obsoleto si no se actualiza con frecuencia.
Más allá de estos inconvenientes, sus beneficios son mucho mayores, lo que convierte a los manuales de procedimientos en una ventaja competitiva importante a tener en cuenta.
¿Cómo hacer una manual de procedimientos?
Para crear un manual de procedimientos seguí esta guía paso a paso:
1) Detectá los procesos claves para tu negocio
Dentro de toda organización hay una serie de operaciones que se repiten de manera permanente. Como primer paso, hay que hacer un mapeo de cada una de ellas y detectar las que tienen un mayor impacto para el negocio.
2) Analizá su funcionamiento y definí el estándar
Tras seleccionar los procedimientos más importantes, hay que evaluarlos y definir la forma más rápida, sencilla, rentable y eficiente de llevarlos a cabo. Para ello, es clave consultar a todas las áreas intervinientes, con el fin de que aporten su experiencia y puntos de vista.
3) Documentá la información
Una vez realizadas todas las pruebas y acordado el mejor patrón de funcionamiento para el proceso, este debe documentarse paso a paso con el máximo nivel de detalle posible.
Lo ideal es agregar los recursos necesarios para cada etapa, los tiempos estimados de realización, los resultados esperables y los responsables de su ejecución. Además, deben incorporarse posibles soluciones a los problemas más frecuentes y las normas y códigos de conducta que deben cumplirse durante el proceso.
4) Involucrá al personal
Una vez generado el documento, este debe entregarse a los empleados responsables de las tareas y evaluar su recepción. Es importante consultar con ellos si la información volcada es clara y obtener el máximo de feedback posible para mejorar su contenido. En caso de necesidad, se puede capacitar al personal sobre determinados puntos incluidos en el manual.
5) Controlá los resultados
Tras la implementación del manual de procedimientos, supervisá su cumplimiento y evalúa el grado de aceptación que tiene entre los empleados. Además, asegurate de que los resultados obtenidos en las operaciones sean los previstos por el documento.
6) Buscá la mejora continua
Seguí monitoreando las operaciones en busca de posibles mejoras y actualizá el manual de procedimientos en forma periódica. Para estas actualizaciones tené en cuenta las opiniones de los empleados, los cambios del mercado y las nuevas metas de la compañía.
Para facilitar todo este trabajo, te recomendamos sumar a tu negocio un software corporativo basado en la nube, que permita gestionar todas las operaciones de la empresa desde un solo lugar, almacenar datos, automatizar tareas y controlar las actividades sin la necesidad de grandes inversiones.
En conclusión
La implementación de un manual de procedimientos ayuda a optimizar las operaciones, mejorar la productividad y ahorrar costos. Además, sirve para fijar patrones de funcionamiento, preservar el conocimiento interno y facilitar la capacitación de los empleados.
Si esta información te resultó útil, compartila en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu emprendimiento, visitá el sitio web de Xubio para saber más sobre sus beneficios.
