¿Cómo hacer un cierre de caja?

En esta nota vamos a ver en qué consiste un cierre de caja, cómo se hace, por qué es importante realizar los cierres de caja, y qué medidas se pueden adoptar en la empresa para mejorar los controles y evitar descuadres de caja. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es el cierre de caja?

El cierre de caja consiste en un procedimiento de control principalmente. Es un arqueo o recuento físico del efectivo y valores existentes al cierre de la jornada para corroborar que coincidan con los comprobantes emitidos y recibidos, respaldatorios de ingresos y egresos de fondos.

Por ejemplo, si al iniciar el día laboral en caja había $5.000 en efectivo, y en el transcurso de la jornada se emitieron tickets de venta que totalizan $120.000, entonces al hacer recuento físico del efectivo al cierre, debería haber $125.000 ($5.000 al inicio más $120.000 de ventas). En este ejemplo, para simplificar, suponemos que solo hubo ingresos de dinero proveniente de las ventas, respaldadas por los tickets o facturas emitidas por la empresa, pero en la operatoria diaria y habitual de cualquier empresa existen pagos además.

Descuadres en el cierre de caja

Al momento de efectuar el arqueo o cierre de caja pueden surgir diferencias entre la existencia de dinero o valores y la suma que realmente debería haber de acuerdo a la documentación.

En el ejemplo que dimos anteriormente, dijimos que al cierre debería haber $125.000 que provenían de los $5.000 existentes al inicio más los $120.000 de las cobranzas de ventas ocurridas en el día. Pero puede ser que al hacer el recuento del dinero, nos encontremos que hay faltantes de caja (si hubiera menos de $125.000) o sobrantes de caja (si hubiera sobrantes de caja (si hubiera más de $125.000).

Entonces nos preguntamos, ¿a qué se deben esas diferencias o descuadres de caja?

Por un lado, los faltantes de caja pueden tener origen en:

• Vueltos entregados a los clientes, en exceso.
• Comprobantes de ventas mal emitidos (en exceso) sin haber efectuado la nota de crédito correspondiente.
• Faltantes de comprobantes de pagos realizados. Por ejemplo, se abonó la mercadería al proveedor con el dinero de la caja, pero no tenemos el comprobante de respaldo de ese pago.
• Robo de dinero

Por otro lado, puede haber sobrantes de dinero en caja, que pueden tener origen en causas contrarias a las mencionadas en el caso de faltantes:

• Vueltos entregados en defecto, en menos, a los clientes
• Ventas efectuadas sin haber emitido el ticket o factura correspondiente.
• Cobros erróneos.
• Comprobantes de gastos recibidos que no fueron abonados ese día, es decir, se adeuda.

¿Cuál es la periodicidad de los cierres de caja y qué medidas de control se toman?

Los cierres de caja es conveniente realizarlos en forma diaria. De esta manera es más fácil detectar enseguida los errores que puedan existir. Además, son una buena medida de control para la empresa, asegurando una buena administración del negocio.

Como medida complementaria de control, se podría implementar la división de tareas en los cierres de caja. Es decir, quien contabiliza los comprobantes de ingresos y gastos del día no sea la misma persona que hace el recuento del dinero. Al tratarse de personas diferentes, se controla mejor a quien realiza el manejo diario de los fondos de la empresa.

Hay que tener en cuenta que el cierre de caja se aplica siempre que hablamos de cobros y pagos en efectivo. La realidad es que en la actualidad la mayoría de los pagos y cobros se realizan por transferencias bancarias o mediante billeteras virtuales. En este caso, por supuesto que tendremos comprobantes contables emitidos o recibidos pero no vamos a tener el dinero físico para contar.

Ejemplo de cierre de caja

A continuación, hacemos otro ejemplo de cierre de caja. Supongamos que las ventas las realiza de cobro contado, entonces los tickets de venta se encuentran en su totalidad cobrados en efectivo.

Suponemos que en el sistema tenemos contabilizados los siguientes ingresos:

Y además, los siguientes pagos:

Además, al inicio había en caja $20.000.

Entonces, el efectivo que deberíamos tener al cierre del día es:

EFECTIVO AL INICIO + INGRESOS (COBROS) – EGRESOS (PAGOS)

En nuestro ejemplo, es:

$20.000 + $622.081 – $88.000 = $554.081

O sean $554.081 debería ser el efectivo que contemos al realizar el arqueo o recuento físico.

El cierre de caja y los sistemas contables

Siempre es recomendable contar con un sistema contable como Xubio, que nos permita contabilizar en forma permanente los ingresos y egresos que surgen de los comprobantes contables. Contabilizar en el día las facturas o tickets emitidos de ingresos y las facturas recibidas o recibos que respaldan los pagos realizados en el día. De esta manera, el sistema arroja el total que deberíamos tener en caja al cierre de la jornada, minimizando la posibilidad de errores, de una manera mucho más ordenada. 

Conclusión:

El cierre de caja consiste en un procedimiento de control. Es un arqueo o recuento físico del efectivo y valores existentes al cierre de la jornada para corroborar que coincidan con los comprobantes emitidos y recibidos, respaldatorios de ingresos y egresos de fondos.

Este control se realiza diariamente. 

Se sugiere siempre utilizar un sistema contable como Xubio, que nos permita contabilizar los comprobantes de ingresos y egresos del día. De esta manera, al realizar el cierre de caja, del sistema surge lo siguiente:

Efectivo al inicio + Ingresos – Egresos = Efectivo al cierre

Posteriormente se recuenta el dinero y los valores existentes al cierre y debería coincidir con ese valor.

En caso de no coincidir, lo que denominamos descuadre de caja, es conveniente analizar las posibles causas de esas diferencias para ajustarlas. 

Por útlimo, si te gustó esta nota te invitamos a calificarla y a compartirla en tus redes sociales y si querés incorporar un software de gestión para simplificar el cierre de caja, te recomendamos que ingreses a xubio.com