¿Tenés un emprendimiento y querés aprender a organizar las finanzas? Sin dudas, este es uno de los aspectos destacados para la sostenibilidad de un negocio. Por eso, hoy vamos a darte algunos consejos para entender cómo manejar los números de tu empresa y hacer una adecuada administración financiera.
¿Sabías que en Argentina el 90% de las pymes cierran en los primeros 3 años de vida? Está claro que la inflación, la presión impositiva y los obstáculos para mantener la rentabilidad son parte de los principales desafíos que enfrentan estos negocios.
Sin embargo, la mayoría de empresas jóvenes quiebran en sus primeros años de vida por problemas de gestión. Sobre todo, por no saber administrar sus números. Aprender cómo organizar las finanzas de un negocio es clave en este contexto.
De todas formas, los consejos para organizar las finanzas que hoy venimos a compartir pueden servirle a todo tipo de empresa, en cualquier etapa en la que se encuentre. ¡Seguí leyendo!
Cómo organizar las finanzas de un negocio paso a paso
1- Conocer la situación financiera de tu negocio
De acuerdo con la teoría financiera existen 3 reportes que resumen cómo están las finanzas de una empresa:
- Estado de resultados. A este también se lo conoce como estado de pérdidas y ganancias. Acá se evalúan los ingresos, costos y gastos de un negocio y cómo este genera utilidades. Básicamente, indica la rentabilidad de la empresa.
- Flujo de caja. En este caso, se evalúa el movimiento de efectivo en la empresa. Este análisis no considera los créditos, sino las entradas y salidas de dinero, su liquidez.
- Situación financiera. Este tipo de reporte analiza los activos, pasivos y el patrimonio de la compañía. Los activos son los ahorros, ingresos y riqueza que generó un negocio en un determinado periodo. Los pasivos son los gastos, deudas y egresos.
Conocer todo esto es clave al momento de comenzar a organizar las finanzas de un negocio. Puesto que te permite saber en qué estado se encuentran los números de tu empresa y, con base en ello, tomar decisiones para la mejora.
En este sentido, es fundamental contar con herramientas que faciliten el acceso a esta información. Al usar un software de contabilidad podés acceder a reportes de resultados de manera sencilla.
Estos te ayudan a identificar los ingresos y egresos de tu negocio, es decir, el dinero que entra y sale. Así, podés analizar cómo se genera la rentabilidad en tu pyme.
En el caso del sistema de contabilidad en la nube de Xubio, los reportes te ofrecen:
- Información en tiempo real, siempre actualizada.
- Simpleza, para que puedas gestionarlos de manera sencilla.
- Todo centralizado, de manera que vas a encontrar toda la información en un mismo lugar.
- Opciones de personalización para visualizar los datos de acuerdo a tus necesidades.
2- Planificar
Ahora que ya sabés cómo está la salud financiera de tu negocio, lo que sigue es planificar el camino a tomar. Siempre decimos que con decisiones informadas hay muchas más probabilidades de alcanzar los resultados deseados. Pero, para ello, es importante la planificación.
Por ejemplo, en muchos negocios, sobre todo durante el primer tiempo de vida, el estado de resultados suele reflejar que se gasta más de lo que se genera. Conocer esta información te ayuda a identificar el problema y, en consecuencia, revisar cómo ajustar esto en los próximos meses. Eso nos lleva a la planificación.
¿En qué consiste?
- Establecer prioridades. ¿Dónde tenés que enfocar los esfuerzos con mayor urgencia?
- Definir objetivos. ¿Qué querés lograr con las finanzas de tu negocio en los próximos 3, 6, 9 o 12 meses?
- Determinar los recursos necesarios para lograr esas metas. ¿Qué necesitas para alcanzar los objetivos financieros que estableciste? Estos pueden ser económicos, materiales o humanos.
- Asignar un tiempo de ejecución. ¿En cuánto tiempo querés lograrlo? Para poder medir la efectividad de tu plan es necesario que cada acción tenga un plazo estimado.
La planificación siempre se realiza con base en la situación actual del negocio. A partir de ahí se traza el futuro al que se desea llegar y los pasos necesarios para conseguirlo.
3- Registrar todos los movimientos
Gran parte del éxito empresarial se basa en la claridad que se tenga sobre cada una de las transacciones del negocio. Es decir, la razón por la que entra o sale dinero de tu emprendimiento.
Por eso, es fundamental poder llevar un registro diario de los ingresos que genera tu negocio, pero también de los egresos. Esto te va a permitir, entre otras cosas:
- Conocer el punto de equilibrio de tu empresa.
- Calcular cuánto trabajo y recursos necesitás para mantener tu negocio. Es decir, el costo de tu actividad.
- Saber qué tan rápido vendés tus productos o tus servicios.
- Revisar cuánto tardan tus clientes en pagarte.
- Averiguar cuánto podés extender el tiempo de pago a tus proveedores.
- Evaluar qué necesitás para mejorar todos estos resultados.
No registrar los movimientos de tu negocio impide que sepas en qué punto estás generando ganancias o pérdidas. Por ello, uno de los consejos para organizar las finanzas de tu negocio consiste en llevar un adecuado control de gastos e ingresos y detallar cada punto para poder evaluar el progreso.
Recordá que es muy importante apoyarte en la tecnología. Llevar un registro manual y en papel de todos los ingresos y egresos en tu negocio puede ser un trabajo tedioso, lento y además, propenso a errores.
En lugar de eso, un software de contabilidad en la nube te permite automatizar el registro de muchos de estos movimientos financieros en tu empresa. Así, ahorrás tiempo, podés evitar errores y tenés la información reunida en una única plataforma. Lo que facilita el análisis y la toma de decisiones.
4- Revisar y volver a empezar
Partimos de evaluar el estado actual del negocio. Seguimos con la planificación y, en tercer lugar, te indicamos la importancia de registrar todos los movimientos en tu negocio. Si te fijás bien, todo se trata de información: cuanto más sepas del estado financiero de tu empresa, mejores iniciativas y cambios vas a poder aplicar.
El cuarto paso implica hacer de esto un ciclo constante. Porque los planes que hiciste tienen un plazo, una vez que se cumplen, es momento de volver a empezar, revisando lo que se logró, lo que quedó aún pendiente y lo que hay que ajustar. A partir de ahí, vas a tener que trazar un nuevo plan de acción para seguir avanzando.
Consejos para organizar las finanzas de una pyme
Ahora que ya sabés cómo organizar las finanzas de tu negocio, queremos dejarte los consejos finales para lograrlo:
Mantener cuentas separadas
Cuando recién estás empezando, puede parecer fácil separar mentalmente tus cuentas personales de las de tu negocio. Sin embargo, este suele ser uno de los principales errores al comenzar a emprender.
Es fundamental no mezclar tus transacciones personales con tus transacciones comerciales. Para ello, podés abrir diferentes cuentas bancarias y así mantener las finanzas separadas. Hacerlo te ayuda a tener una imagen clara de la salud financiera de tu empresa.
Prestar atención a los gastos
Este suele ser el punto más crítico al momento de organizar las finanzas. Porque un negocio puede tener ingresos muy altos, pero si no sabe administrar las salidas de dinero, nunca va a ser lo suficientemente rentable.
Por eso, uno de los consejos para organizar las finanzas consiste en revisar dónde se gasta cada centavo que sale de tu negocio. En otras palabras, hacer un adecuado control de gastos.
Y esto va más allá de registrar los egresos. Se trata de clasificarlos y analizarlos. Para ello, el punto de partida usual es dividir entre gastos fijos y variables.
Los primeros suelen ser difíciles de suprimir porque se refieren a todas esas salidas de dinero que hacen funcionar a tu negocio. Por ejemplo, gastos de luz, Internet, el pago a los empleados, etc.
Los gastos variables son los más delicados, porque no se pueden anticipar, lo que implica salidas de dinero que no estaban planificadas. La recomendación es reducir todo lo que se pueda en este segmento.
Administrar el flujo de caja
Quedarse sin efectivo puede ser grave para cualquier negocio, sin importar su tamaño. Por eso es importante revisar cómo funcionan los movimientos de dinero en tu empresa y qué cambios necesitás hacer para garantizar siempre cierta liquidez.
Administrar el flujo de caja significa establecer prioridades y estrategias en torno a los ingresos y gastos, para que el negocio tenga efectivo disponible cuando lo necesite.
Usar un software de contabilidad
Un software de contabilidad en la nube te facilita el seguimiento de las transacciones de tu negocio. Con esta herramienta podés registrar tus gastos e ingresos directamente en la plataforma, ayudándote a reducir los documentos en papel. Lo que ya representa un ahorro de costos importante.
Pero, sobre todo, le da orden a tu administración de finanzas, ya que te permite mantener todos los registros de egresos e ingresos concentrados en un solo lugar. Cada vez que quieras consultar una transacción será más fácil encontrarla, ahorrándote mucho tiempo y agilizando todos tus procesos contables.
En conclusión:
Organizar las finanzas de un negocio no es una tarea imposible. De hecho, hoy hay más información que nunca y numerosas herramientas que pueden facilitarle la tarea incluso a emprendedores que no tienen ningún conocimiento en el tema.
Una de esas herramientas es el sistema de contabilidad, una solución online completa para pequeñas y medianas empresas. ¡Conocé todas las funcionalidades del software de Xubio!
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