Saber comunicarse es clave en el mundo de los negocios. Ya sea que quieras cerrar un trato con un proveedor, venderle a un cliente o gestionar a tu equipo, siempre estarás tratando con otras personas. Para que capten tu mensaje y este cumpla su objetivo, la comunicación efectiva es fundamental. ¿Querés saber de qué se trata? ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva va más allá del intercambio de información. Se trata de entender la intención y emoción detrás de esa información. Por eso, además de transmitir con claridad un mensaje, requiere la escucha activa para obtener el significado completo de lo que se dice y hacer que la otra persona se sienta escuchada y comprendida.
En estos términos, para definir qué es la comunicación efectiva podemos decir que es un proceso. El mismo consiste en intercambiar ideas, pensamientos, opiniones, conocimientos e información de manera tal que el mensaje sea recibido y entendido con claridad y en todos los sentidos. Este tipo de comunicación permite que, tras el intercambio, tanto el emisor como el receptor se sientan satisfechos.
Sabemos que actualmente la comunicación ocurre de muchas formas. Más allá de la verbal y no verbal, escrita, visual o auditiva, hoy puede suceder en persona o mediada por alguna tecnología. Aplicaciones de mensajería, redes sociales, emails, sitios web, foros, llamadas telefónicas o por videoconferencia son algunos de los canales más utilizados.
Sin embargo, estos son solo uno de los elementos de la comunicación. Para que sea efectiva, todos los demás deben estar alineados de manera tal que el intercambio de información se produzca de manera clara, completa, concisa y empática y, sobre todo, sin interferencias.
Así, la comunicación efectiva no es algo que simplemente se da de manera instintiva, sino que se aprende e incorpora como cualquier otra habilidad blanda.
Comunicación efectiva en el trabajo ¿en qué consiste?
Para hablar sobre las tareas del día, compartir la actualización sobre un proyecto o darle retroalimentación a los empleados, la comunicación efectiva en el trabajo es fundamental.
Este es todo intercambio de información que se produce dentro de una empresa y se vincula directamente a lo laboral. Ahora bien, para que este acto comunicativo se produzca de manera efectiva es necesario brindar el mensaje de forma comprensible para el receptor.
Por lo tanto, más allá del canal elegido para comunicarte, es importante que cada vez que te comuniques transmitas tu mensaje con claridad. Sobre todo, si tenés que dar una indicación sobre cómo hacer un trabajo o cuando se trata de hablar de los objetivos y responsabilidades de cada rol.
Al mismo tiempo es clave elegir el lugar y la forma correcta. Como dijimos antes, la comunicación efectiva se compone de múltiples elementos. Para que se produzca, requiere de la adecuada alineación de todos ellos.
En el caso de la comunicación efectiva en el trabajo, el canal que elijas y la forma estarán determinados por el referente, es decir, el tema a tratar. Para evitar eso de “esta reunión podría haber sido un email” es clave analizar cuál es el motivo por el que necesitás comunicarte con un colaborador.
En otras palabras, definir de qué querés hablar y a partir de ahí elegir dónde (canal) y de qué forma (formato). Por ejemplo, puede ser que elijas WhatsApp y el formato sea en audio. Además, la comunicación efectiva en el trabajo debe ser bidireccional. Esto significa que, aunque seas el emisor, es decir quien dirige de algún modo la comunicación, tenés que dejar espacio para que tu interlocutor se exprese y comparta su opinión. Porque la comunicación efectiva además es aquella que se produce en ambas direcciones.
¿Cuáles son los tipos de comunicación efectiva?
Ahora que conocés las principales características de la comunicación efectiva en las empresas, es momento de conocer los diferentes tipos que hay.
Si nos centramos en la comunicación efectiva en el trabajo, entonces tenemos que hablar de dos tipos: comunicación efectiva interna y comunicación efectiva externa.
Pero antes de introducirnos en cada una de estas categorías, es importante saber que también existe otra clasificación que divide a la comunicación efectiva de acuerdo a su estructura y a quién va dirigida.
Así encontramos:
- Comunicación formal. Este tipo de comunicación sigue algún tipo de protocolo y respeta también las jerarquías dentro de la empresa. Puede ser establecida explícitamente por esta o no. Por lo general se utiliza para dar instrucciones, órdenes y algún tipo de información formal.
- Comunicación informal. Esta se da de manera espontánea en la convivencia cotidiana en la compañía y no sigue ningún protocolo. Gracias a ella se genera un vínculo más cercano tanto con los colaboradores, como con los clientes.
- Comunicación ascendente. Cuando la comunicación parte de una persona ubicada en una posición jerárquica inferior hacia un jefe o líder, se denomina ascendiente.
- Comunicación descendente. Si la comunicación parte de un jefe o líder hacia los empleados es descendente.
- Comunicación horizontal o lateral. Esto ocurre cuando el intercambio se produce entre personas que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.
Comunicación efectiva interna
La comunicación interna es aquella que se produce entre los miembros de una empresa, ya sea de manera formal o informal, ascendente o descendente, horizontal o vertical, entre distintas áreas o entre miembros de la misma, siempre en el interior de una misma compañía.
Cuando hablamos de comunicación efectiva interna nos referimos a aquella que garantiza el buen funcionamiento de un equipo de trabajo. Al mismo tiempo, permite que todos en la empresa estén al tanto de lo que sucede. Finalmente, es esencial para que todas las personas de la compañía caminen hacia los mismos objetivos.
Hoy, la comunicación interna efectiva es más importante que nunca. En la actualidad muchas empresas se encuentran trabajando en modalidad híbrida o 100% remoto y eso hace imprescindible buscar la manera de mantenerse conectados aun a la distancia.
Más allá de esto, la comunicación interna efectiva es clave para lograr la cohesión de un equipo, el sentido de pertenencia y permitir que el flujo de la información circule adecuadamente dentro de la empresa.
En este sentido, los sistemas de gestión son una herramienta fundamental para potenciar la comunicación interna efectiva en los negocios. Al funcionar en la nube estos ayudan a que la información esté siempre actualizada y disponible para que cualquier miembro del equipo pueda consultarla.
De esta forma, una buena práctica para garantizar la comunicación interna efectiva dentro de tu equipo consiste en incorporar la tecnología adecuada. Mensajería o correo electrónico interno, plataformas de videoconferencia y, por supuesto, un software de gestión.
Comunicación efectiva externa
Como su nombre lo indica, la comunicación externa es la forma en que una empresa se comunica con el mundo exterior. Esto mediante diversos canales y para dirigirse a diferentes públicos.
Muchas veces se cree que la comunicación externa de un negocio es solo aquella que se da con los clientes, pero en realidad se refiere a todo intercambio de información con público externo. Desde personas que compran los productos de la empresa, hasta los proveedores o los partners y socios estratégicos, los medios de comunicación, etc.
Así, esta clase de comunicación queda en manos del área de relaciones públicas y marketing.
Ahora bien, ¿qué características tiene la comunicación externa efectiva?
- Uniformidad. Por lo general, las empresas elaboran un manual de marca donde definen el tono, estilo y lenguaje que utiliza la compañía para comunicarse. Esto se respeta sin importar el canal o formato que se utilice.
- Sigue un plan. La comunicación externa efectiva no es espontánea ni improvisada. Está enmarcada en los objetivos de la empresa y es funcional a estos, por ello es 100% planificada.
- Oportuna. Este tipo de comunicación sucede cuando es necesario. Por ejemplo, al lanzar un nuevo producto o campaña o cuando hay que hacer un anuncio o celebración.
- Multicanal. Hoy, más que nunca, la comunicación externa efectiva debe ser multicanal, es decir, adaptar el mensaje a cada medio y formato para que cumpla su objetivo.
¿Cuáles son las características de una comunicación efectiva?
La comunicación efectiva es clave para evitar malos entendidos en las empresas. Una simple falla en un mensaje puede salirle caro a un negocio. Si, por ejemplo, se le da una instrucción a un trabajador, pero este entiende algo diferente a lo que se le solicitó podría poner en riesgo todo un proceso de trabajo.
Por ello, para evitarlo, es fundamental conocer las características de la comunicación efectiva:
- Claridad. La comunicación efectiva es concreta y precisa, lo que ayuda a que el receptor del mensaje logre comprender fácilmente la información.
- Exactitud. Asimismo, la comunicación efectiva es específica, no deja lugar a la ambigüedad, para que el receptor capte lo que se le dice sin dudarlo.
- Concisión. La efectividad también se produce cuando el mensaje se comunica de la forma más rápida y directa posible.
- Coherencia. Este tipo de comunicación sigue una lógica, se apega a un tema y lo desarrolla de manera fluida, manteniendo la conexión coherente entre cada idea.
- Completud. La comunicación efectiva es aquella que se da de manera completa al receptor, sin omisiones, para evitar cualquier tipo de dudas en quien recibe el mensaje.
- Empatía. Además, la comunicación es eficaz cuando tiene en cuenta al interlocutor, lo integra en el mensaje y, sobre todo, considera los efectos que puede tener en él. En otras palabras, la comunicación efectiva implica ponernos en los zapatos de quien recibe nuestro mensaje.
En conclusión
La comunicación efectiva es una de las habilidades blandas más relevantes para las empresas de todos los tamaños. Un equipo que sabe comunicarse es capaz de trabajar colaborativamente para alcanzar los objetivos y con ello crecer a un ritmo sostenido.
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