El presupuesto empresarial es una herramienta clave para alcanzar las metas financieras de un emprendimiento. En este artículo vamos a explicarte para qué sirve, cuáles son sus características y objetivos principales y cómo armar uno paso a paso. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un presupuesto empresarial?
El presupuesto empresarial es un instrumento de proyección, análisis y control financiero, en el que se plasma el plan estratégico de una compañía para un período de tiempo determinado.
En él se detallan las metas que se esperan alcanzar relacionadas con los gastos, los ingresos y la utilidad neta, con el fin de planificar las actividades y darles un seguimiento.
De esta manera, el presupuesto empresarial ofrece una radiografía de la organización y permite saber con cuánto dinero se cuenta y en qué se va a invertir.
Sus principales objetivos son servir como guía para la toma de decisiones y minimizar los riesgos al mantener las operaciones dentro de los límites fijados.
Características del presupuesto empresarial
La mayoría de los presupuestos empresariales cuentan con características comunes. Las principales son:
- Requieren de un análisis previo para su elaboración e implementación.
- Ofrecen una planificación y definen qué acciones se llevarán a cabo.
- Consideran los ingresos y los gastos esperados y describen las actividades que los generarán.
- Abarcan un determinado período de tiempo, en general un trimestre, un semestre o un año.
- Establecen metas medibles y específicas, expresadas en términos monetarios.
- Cuentan con un cierto margen de flexibilidad que permite amoldarlos a las distintas variables o situaciones imprevistas que pueden surgir, como las relacionadas con el contexto económico.
- Implican un control de su avance en el tiempo y una evaluación posterior.
Hay presupuestos empresariales que integran a todas las áreas y actividades de la compañía, mientras que otros son específicos para un sector determinado. Por ejemplo, hay presupuestos de operación, de ventas, de producción y de compras, entre otros.
¿Cómo armar un presupuesto empresarial?
A continuación te detallamos los pasos para elaborar un presupuesto empresarial:
Realizá un diagnóstico de situación
Antes de comenzar tenés que tener bien en claro cuál es el estado actual de tu negocio. Esto requiere un análisis a fondo de los activos y el patrimonio neto disponible, el número de ventas y gastos promedio de los últimos meses, las deudas pendientes de pago y la cantidad de stock almacenado, entre otras informaciones importantes.
Diseñá un plan estratégico
Una vez hecho el diagnóstico de situación, elaborá un plan de negocios que marque el rumbo estratégico de la compañía a corto, mediano y largo plazo.
El mismo debe incluir metas financieras medibles y realistas, y contar con plazos bien definidos para saber con mayor precisión qué recursos serán necesarios para alcanzar los objetivos fijados y dónde es mejor invertir los fondos disponibles.
Proyectá tus ingresos
En base al plan estratégico calculá cuánto dinero va a ingresar a la compañía por las ventas del período. Esta proyección debe sustentarse en informaciones precisas que tengan en cuenta:
- Las tendencias del mercado.
- La capacidad de producción.
- La demanda estimada.
- La experiencia de años anteriores.
- La competencia.
- El contexto económico general.
En ese marco podés pronosticar 3 escenarios posibles: uno con ventas altas, otro con ventas medias y el último con ventas bajas.
Calculá tus gastos
Del mismo modo que hiciste con los ingresos, ahora es el momento de estimar los desembolsos y egresos del período. Para ello tomá en cuenta:
- Los costos fijos, que son aquellos que se mantienen constantes todos los meses, como los alquileres de inmuebles o el pago de salarios.
- Los costos variables, que mudan mes a mes, como la adquisición de materias primas o los gastos en publicidad y promoción.
- Los costos únicos, que solo ocurren una vez, como la compra de un vehículo o de una maquinaria especifica.
Además es importante asignar un monto extra para posibles imprevistos que puedan surgir durante la marcha.
Estimá el flujo de caja
Otro aspecto a tener en cuenta a la hora de armar un presupuesto empresarial es el “cash flow” o efectivo disponible, ya que en muchas ocasiones dependerás de él para mantener activas las operaciones de tu negocio.
Con su proyección podrás calcular si contás con los fondos necesarios para llevarlas adelante o si precisás de financiamiento para cumplir con los compromisos asumidos.
Definí las acciones que se van a implementar
En base a los recursos estimados, programá las actividades que se llevarán a cabo durante el período para alcanzar las metas fijadas en el plan estratégico y el costo de cada una de ellas.
En caso de empresas medianas o grandes, cada área debe elaborar su propio cronograma de acciones y presupuesto.
Asigná los recursos y establecé el presupuesto
Tras una fase de negociación y ajuste, definí el presupuesto para cada área, asigná los recursos disponibles y establecé un límite máximo de gastos por proyecto.
De esta manera cada jefe y sector serán responsables de su gestión y cumplimiento.
Realizá un seguimiento
Una vez que tengas tu presupuesto empresarial terminado, realizá un seguimiento y control de la evolución de cada una de las variables contempladas y, de ser necesario, generá ajustes y actualizaciones.
Evaluá los resultados
Cuando culmine el período en cuestión, analizá el grado de cumplimiento del presupuesto y el resultado de las acciones desarrolladas. Esta información será clave para tomar acciones correctivas y te servirá de base para el próximo ejercicio.
Ventajas de hacer un presupuesto empresarial
Contar con un presupuesto bien planificado ofrece muchos beneficios para el negocio. Entre los principales se encuentran:
- Permite saber qué acciones hay que llevar a cabo y qué sectores necesitan de financiación.
- Facilita la administración de los recursos y el cumplimiento de los objetivos fijados.
- Anticipa los posibles escenarios y minimiza el riesgo de las operaciones.
- Ayuda a controlar los gastos y el avance de los proyectos.
- Mejora la coordinación entre las distintas áreas y facilita el trabajo en equipo.
Sin embargo, su armado también tiene algunas desventajas. Por ejemplo:
- Al basarse en datos estimados puede generar errores o hacer mediciones que no se correspondan con la realidad.
- Requiere de adaptaciones y actualizaciones constantes.
- Su puesta en funcionamiento no es automática y necesita de la intervención humana para alcanzar los objetivos establecidos.
Herramientas para armar tu presupuesto empresarial
Existen diferentes herramientas para elaborar un presupuesto empresarial. Entre ellas se destacan los sistemas de gestión corporativos, que permiten controlar, planificar y automatizar todas las tareas administrativas de una compañía.
Estos softwares ayudan a reducir los costos al registrar todos los gastos de manera detallada y segura y analizar su comportamiento en el tiempo. Esto posibilita tomar mejores decisiones presupuestarias, establecer estrategias de ahorro y evitar el despilfarro y los desvíos de dinero.
Xubio, por ejemplo, es una solución de gestión en la nube que ofrece servicios de contabilidad en línea, control del stock de mercaderías, emisión de facturas electrónicas, manejo de las cuentas a cobrar, liquidación de sueldos, cálculo de los impuestos y reportes de ventas y resultados financieros.
La plataforma además envía presupuestos personalizados con el propio logo de la empresa para que luzcan más profesionales y los archiva en un solo lugar para un acceso más sencillo y un mejor control.
También realiza en forma automática el ajuste por inflación e integraciones con Mercado Pago, Mercado Libre, Mercado Shops y Tienda Nube.
En conclusión
El presupuesto empresarial es una herramienta de gestión que proyecta los gastos y los ingresos corporativos en un período determinado, con el objetivo de facilitar el control financiero, minimizar los riesgos, tomar mejores decisiones y alcanzar las metas fijadas.
Si esta información te resultó útil, no te olvides de calificarla y compartirla en tus redes sociales y con tu equipo de trabajo. Y si aún no contás con una solución de gestión en línea para tu empresa, visitá el sitio de Xubio para saber más sobre sus beneficios.
