¿Qué es un sistema contable y por qué deberías incorporarlo en tu pyme?

En este artículo te vamos a contar qué es un sistema contable, para qué sirve, cuáles son sus principales características, cuáles son sus ventajas y desventajas, qué funciones tiene ¡y mucho más! ¡Te invitamos a seguir leyendo!

¿Qué es un sistema contable y para qué sirve?

Un sistema contable es una herramienta que puede encontrarse en la nube y que sirve para simplificar y automatizar tareas técnicas de empresas y estudios contables. Esto se debe a que almacena, recopila y procesa datos financieros y contables.

Asimismo, reduce notablemente los márgenes de error que se suelen cometer cuando se utilizan planillas de Excel ya que, con unos pocos clics, se pueden ver los ingresos, egresos, inventario y hasta hacer el libro de sueldos digital.

Este tipo de sistema es de gran ayuda para poder entender de forma rápida y eficaz cómo está la situación financiera de una organización. Y de esta forma, es posible tomar decisiones más acertadas.

¿Cuáles son las características de un sistema contable?

A continuación te vamos a contar cuáles son las principales características de un sistema de información contable.

Simplicidad

Como ya hemos mencionado, un sistema contable simplifica tareas diarias y engorrosas. Sin embargo, no solo por eso podemos decir que la simplicidad es una de sus características. Un sistema de este tipo es simple de usar. La carga de datos se realiza rápidamente y la automatización permite realizar acciones con apenas algunos clics.

Portabilidad

La mayoría de los softwares contables se encuentran en la nube. Por lo tanto, se puede acceder a la información desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar y a cualquier hora. Lo único que se necesita es tener Internet.  Una gran ventaja, ¿no?

Seguridad

El tema de la seguridad de los datos es una de las mayores preocupaciones de las personas a la hora de elegir un software de contabilidad. No obstante, los sistemas contables son superseguros ya que van a poder acceder al sistema únicamente las personas que tengan su cuenta y usuario.

Adaptación

Si bien los sistemas contables tienen determinadas funcionalidades, se pueden ir adaptando a las necesidades de cada organización. De esta forma, podrán gestionar de la mejor manera su información.

Integración

Otra de las características que tienen los sistemas contables es que se pueden integrar con otras plataformas. Por ejemplo: Mercado Libre, Mercado Pago, Mercado Shops, entre otras. De esta manera, todas las acciones se pueden realizar desde un solo lugar.

Gestión de informes

Los sistemas de información contable generan informes automáticamente según la información que se haya incluido en el sistema. Esto permite tener un control detallado de todas las operaciones que se realizan dentro de una organización.

¿Qué funciones se pueden encontrar en un programa de contabilidad?

Si bien las funcionalidades pueden cambiar dependiendo el proveedor, a continuación te vamos a contar las que puede llegar a tener un sistema de gestión muy completo.

Liquidación de sueldos

Con esta funcionalidad vas a poder realizar liquidaciones masivas de sueldos y fórmulas personalizadas. También vas a poder generar el TXT para el libro de sueldos y para la “Declaración en línea”, entre otras cosas. En otras palabras, un sistema contable te va a permitir ocuparte de forma simplificada y automatizada todo lo relacionado al salario de los empleados.

Contabilidad

Con esta función, los contadores van a contar con todas las herramientas necesarias para poder realizar su trabajo de forma simple y rápida. Además, algunos sistemas contables también ofrecen un buscador de contadores, donde los usuarios de la plataforma pueden ofrecer sus servicios.

Inventario de mercaderías

Gracias a esta funcionalidad, toda la información sobre el stock de un negocio puede encontrarse en un mismo lugar. Además, se actualiza con cada compra y venta por lo que se puede revisar todos los movimientos de mercadería desde cualquier momento y lugar, sin mover un dedo.

Facturación

¿Puede existir un sistema tan increíble que evita que te tengas que meter a la AFIP cada vez que querés hacer una factura electrónica? La respuesta es sí. Los sistemas contables tienen la funcionalidad de facturación electrónica. Con ella, vas a poder cargar los datos de tus clientes para que queden guardados y el mismo sistema es el que se encarga de enviar las facturas electrónicas a la AFIP.

Presupuestos

La gran mayoría de los sistemas de información contable ofrecen la posibilidad de crear presupuestos personalizados con el logo de la compañía.

Reportes personalizados

No todas las organizaciones necesitan obtener la misma información. Es por eso que los sistemas contables no solo ofrecen una gran cantidad de reportes como reportes de de ventas y resultados, sino que permiten personalizarlos.

Almacenamiento de datos

Se puede decir que esta es la principal funcionalidad de un sistema contable. Gracias al almacenamiento de datos en la nube, se pueden realizar muchas tareas de forma automatizada y además, para que puedas consultarlos en cualquier momento, así como modificarlos o compartirlos con quién desees.

Salida de datos

De la mano con el punto anterior, el almacenamiento de datos es lo que hace que luego la información pueda plasmarse en reportes, gráficos, informes de antigüedad de cuentas por cobrar, saldos de pruebas para informes financieros.

Beneficios de un software de contabilidad

Los sistemas de información contable poseen muchos beneficios. A continuación te contamos algunos de ellos.

Mejor relación entre áreas

Este tipo de sistemas permiten una mejor integración entre áreas ya que, al ser un sistema en la nube, todos pueden tener la misma información en el momento en el que lo deseen. Por lo tanto, si un área carga algún dato, otra área va a poder verlo fácilmente.

Reducción en la cantidad de papel utilizado

Como los sistemas de gestión ofrecen la posibilidad de hacer todos los trámites obligatorios de forma electrónica, las organizaciones y estudios contables pueden ahorrarse mucho papel de impresión, ayudando así a disminuir el impacto en el Medio Ambiente.

Mayor control

Tener un software contable se traduce en un mayor control de ganancias y pérdidas y en una contabilidad confiable que refleja el estado real de las finanzas de una organización.

Ahorro de tiempo y dinero

Gracias a la automatización de procesos se simplifican todos los procesos administrativos. Esto hace que se reduzcan considerablemente los tiempos. Este ahorro permite que se utilicen menos recursos, lo que se traduce en un ahorro de dinero.

Mejora en la gestión de la compañía

Que un software de contabilidad te simplifique una gran cantidad de tareas que llevan mucho tiempo realizarlas implica que surja mucho tiempo disponible que puede utilizar para realizar una mejor planeación estratégica para poder mejorar las ventas y tomar decisiones más acertadas.

Mayor organización

Cuando se utiliza un sistema contable de repente te encontrás con un orden que nunca te hubieras imaginado. Esto se debe a que los comprobantes se organizan y unifican todos en el mismo lugar. Esto ocasiona que los tiempo de búsqueda de información sean mucho menores.

Portabilidad

Una de las características de los sistemas de información contables también es un beneficio. Como mencionamos varias veces a lo largo del artículo, los datos se almacenan en la nube. Por lo tanto, los usuarios pueden acceder a la información desde cualquier lugar, dispositivo y en el momento en el que ellos lo deseen. Lo único que se necesita es tener Internet.

¿Cómo elegir el sistema contable perfecto para tu negocio?

Ahora que ya sabés qué es un sistema contable, para qué sirve y conociste las funcionalidades que brinda y los beneficios que ofrece, te invitamos a aprender cómo elegir el sistema contable perfecto para tu negocio.

Buscá que la interfaz sea amigable

Este es un punto que no pareciera importante, pero lo es y mucho. Si entendés lo que ves en la pantalla, ¿cómo vas a hacer para manejar el sistema? Por eso, a la hora de elegir un sistema contable es fundamental que tengas una buena experiencia de usuario al utilizarlo.

Comprobá que puedas usarlo fácilmente

Este punto va de la mano con el anterior. Existen muchos sistemas de gestión como Xubio que ofrecen la posibilidad de probar sus diferentes planes de forma gratuita durante algunos días. ¡No desaproveches esta oportunidad! Únicamente utilizando el sistema te vas a dar cuenta de si sirve o no.

Compará funcionalidades

No todos los sistemas de información contable poseen las mismas funcionalidades. Así que, a la hora de elegir uno, es necesario que pongas sobre la mesa qué es lo que necesitás para tu negocio y a partir de allí compares qué ofrecen los diferentes softwares.

Considerá tu proyección de crecimiento

Este es otro punto que no es para nada un tema menor. Las organizaciones y estudios contables crecen y el tuyo no será la excepción. Por lo tanto, es imprescindible que el programa de contabilidad que elijas, también pueda crecer con vos. Si ves que el sistema que estás investigando no hace actualizaciones constantes de sus funcionalidades, descartalo de una.

Compará precio / calidad

En los tiempos que corren es esencial que el servicio que recibimos por el precio que pagamos sea el adecuado. Para esto te aconsejamos que te fijes qué tipo de planes tienen los diferentes sistemas contables y qué brinda cada uno. Por ejemplo, Xubio tiene diferentes tipos de planes según las necesidades del usuario.

Consultá si cuenta con soporte técnico

No importa el tamaño que tenga tu empresa, merecés tener un soporte técnico cada vez que lo necesites. Es vital que alguien pueda resolver tus dudas y problemas cada vez que lo requieras. En Xubio no solo brindamos esta atención, sino que también tenemos un Centro de Ayuda y un canal de Youtube con varios videos e instructivos para resolver cualquier tipo de tema.

Revisá los comentarios

Si realmente querés saber cómo funciona un sistema de gestión, lo que tenés que hacer es buscar opiniones. Entrá a foros o redes sociales y ponete a leer todas las opiniones que haya. Será la única manera de acercarte a la verdad.

En conclusión

Un sistema contable no solo puede simplificarte la vida, sino también puede hacerte ahorrar mucho tiempo y dinero. Lo único, es fundamental que puedas elegir el adecuado para tu negocio. Si te quedó alguna duda sobre este tema o querés comenzar a utilizar un sistema contable supercompleto, te recomendamos que ingreses a xubio.com