Cada vez con más frecuencia escuchamos hablar sobre la firma electrónica. Este es un recurso fundamental para empresas y profesionales de distintas áreas. Debido a que tiene una influencia directa en la agilización de procesos vinculados a la gestión documental. En este artículo vamos a contarte qué es y para qué sirve. ¡Seguí leyendo y conocé los detalles!
La llegada de la pandemia aceleró un proceso de digitalización que iba a tardar años en concretarse. Hoy, las empresas funcionan online y muchas de ellas incluso nacen al calor de Internet.
En este sentido, la firma electrónica es un recurso esencial para los negocios. Pero también lo es para muchos profesionales que se encargan de gestionar documentos, como pueden ser los responsables de recursos humanos, contadores o abogados, por mencionar algunos.
Por ello, es importante entender qué es y para qué sirve la firma electrónica. Hoy vamos a hablarte de esto y también a explicarte qué es la firma digital y en qué se diferencia de la electrónica. Así, vas a tener un panorama más amplio sobre este recurso y entender cómo sacarle provecho.
¿Qué es la firma electrónica?
La Ley 25.506 de firma digital promulgada en 2001 en Argentina, define a la firma electrónica como el “conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizado por el signatario como su medio de identificación, que carezca de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital”.
De esta manera, la firma electrónica en línea permite que una persona física acredite su identidad en un determinado procedimiento mediante un medio electrónico. Esta no solo deja un registro de su identidad, sino también de la fecha y hora en que se produce la misma.
Entonces, la firma electrónica es un conjunto de datos digitales que acompaña información en el mismo formato.
Existen distintos tipos de firma electrónica y cada uno de ellos cuenta con sus propios requisitos y procedimientos. Lo importante es tener en claro que esta clase de firma tiene validez jurídica, pero para ello debe cumplir los siguientes criterios:
- Constatar la identidad del firmante.
- Acreditar la voluntad de la persona a la hora de firmar el documento.
- Garantizar la inalterabilidad del documento una vez firmado.
Solo en estos casos los procesos de firma electrónica podrán utilizarse con plena validez legal en cualquier escenario donde se requiera firmar documentación de forma digital.
¿Qué tipos de firma electrónica existen?
Como mencionamos antes, no hay una única firma electrónica. No es como ocurre con la documentación en papel donde solo es posible emplear la firma a mano alzada o manuscrita. Eso queda reflejado con claridad en los distintos tipos de firma electrónica que existen. Algunos de los más utilizados son:
- Firma biométrica. Aquí podemos encontrar el ejemplo más común en la huella digital.
- Firma con un lápiz electrónico. Esto se usa con frecuencia al pagar con una tarjeta de crédito o débito en un comercio. También en los últimos tiempos muchos proveedores o empresas de correo están utilizando este medio para que los clientes firmen la recepción de pedidos.
- PDF o foto de la firma manuscrita. En algunas circunstancias las empresas reciben esta clase de firma para determinados contratos u otros documentos.
¿Para qué sirve la firma electrónica?
Se suele pensar que la firma electrónica es de uso exclusivo para documentos a distancia. Pero lo cierto es que va mucho más allá de eso. En esencia, sirve para agilizar procesos que de otro modo llevarían más tiempo.
De acuerdo con la Ley 25.506, la firma electrónica sirve para firmar certificados que no fueron emitidos por un Certificador Licenciado. Esto incluye: certificados emitidos por autoridad certificante extranjera (salvo las que cumplan los requisitos del art. 16 ley 25.506); certificados emitidos por un ente nacional, privado o público sin licencia; y certificados generados por el propio firmante con alguna aplicación informática.
La firma electrónica también puede servir para firmar documentos generados mediante las plataformas de Trámites a Distancia (TAD) y Gestión Documental Electrónica (GDE).
Por otro lado, esta clase de firma también puede emplearse para firmar:
- Documentación laboral en el área de recursos humanos.
- Pólizas o certificaciones de siniestros en compañías de seguros.
- Remitos y órdenes de entrega en el área logística.
- Recepción de correspondencia.
¿Qué beneficios tiene la firma electrónica?
Algunas beneficios que cumple este recurso para los negocios y profesionales son:
Reducir costos
La firma electrónica puede ayudar a reducir costos en un negocio al eliminar el uso de papel. Además, cuando se usa esta clase de material hay asociados otros gastos. Los más comunes suelen ser la inversión en impresoras y sus insumos, es decir, toners y tintas.
Estos costos pueden evitarse al digitalizar ciertos procesos como, en este caso, la firma de documentos de forma electrónica.
Agilizar procesos
Firmar documentos de manera online ayuda a reducir un gran número de pasos y etapas burocráticas. Esto agiliza las solicitudes y hace que un trámite pueda avanzar mucho más rápido. De esta manera, puede beneficiar tanto a las empresas como a los profesionales de diversos sectores.
Mejorar la organización
La firma electrónica implica gestionar toda la documentación de la empresa en la nube. Esto puede brindar mejoras significativas en la capacidad organizativa de un negocio.
Gracias a ello, toda la información queda centralizada en un mismo lugar y disponible para que cualquier miembro del equipo pueda consultarla. Así, de alguna manera, la firma electrónica se constituye como una herramienta en la nube muy valiosa.
Evitar traslados
¿Cuántas veces perdemos horas de nuestro día para firmar un documento de forma presencial? A nadie le gusta hacer trámites, porque muchas veces implica que nos traslademos hasta otro punto de la ciudad simplemente para colocar nuestra firma en un papel. Al obtener la firma electrónica podemos evitar esto, ya que vamos a tener la capacidad de firmar a distancia.
Firma digital ¿qué es?
La firma digital es una solución tecnológica. A través de distintas operaciones matemáticas, esta permite crear una huella o marca única y añadirla a documentos electrónicos.
El procedimiento matemático para crear la firma digital requiere información que solo el firmante puede conocer y controlar. Esto hace que sea totalmente segura y que tenga validez legal.
De hecho, esta firma cumple las mismas exigencias que la firma manuscrita de los documentos en papel. Es decir que posee las mismas características técnicas de seguridad que esta última.
La firma digital se basa en una clave privada y una pública, el documento que recibe la firma se valida con ambas claves. Además, se compone de la información completa del firmante. Entre otros datos incluye: nombre, apellido, DNI, fecha de nacimiento y vencimiento del certificado de firma.
De acuerdo con la Ley de Firma Digital, esta debe ser susceptible de verificación por terceras partes. Para el receptor del documento o mensaje, esta firma garantiza:
- La autenticación del firmante, es decir, su identificación de forma fehaciente.
- La integridad del documento, al asegurarse de que el contenido no pudo ser modificado tras la firma sin dejar evidencia de la alteración.
- La garantía de que la firma se realizó bajo el control absoluto del firmante.
- Lo que se conoce como No Repudio, es decir, demostrar el origen de la firma y la integridad del mensaje ante terceros. De esta manera, el firmante no puede negar o repudiar su existencia o autoría.
¿Para qué sirve la firma digital?
Ya vimos para qué sirve la firma electrónica, ahora es momento de conocer para qué sirve la firma digital. En principio, sirve para firmar correos electrónicos, documentos de texto, PDF, plantillas, imágenes y cualquier tipo de documento virtual.
Sumado a ello, gracias a la tecnología utilizada en la creación e implementación de la firma digital, esta puede servir para incorporarse en transacciones electrónicas diversas, firmar formularios web y garantizar la navegación segura.
Sin dudas, entre sus principales funciones encontramos la facilidad que ofrece para el reemplazo de los documentos en papel.
Como en el caso de la firma electrónica, la firma digital también permite ahorrar costos, simplificar procedimientos y con ello, mejorar la gestión del tiempo.
Pero, sin dudas, algo que se destaca en el caso de la firma digital es la seguridad que brinda en el intercambio de la información. Recordemos que una de sus características elementales es que se basa en una clave privada y una pública, el documento se valida con ambas.
Actualmente, la firma digital es obligatoria en diferentes ámbitos. Algunos de ellos son:
- En escribanías, para dar fe pública sobre documentos que se digitalizan.
- Socios y autoridades de las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) para el contrato constitutivo, actas y libros digitales de contabilidad.
- En empresas para las operaciones de exportación e importación.
- En la Justicia, por el expediente electrónico por pandemia.
- En el Estado, en sus expedientes administrativos.
Ahora que ya sabés qué es y para qué sirven es momento de conocer en qué se diferencian la firma digital y firma electrónica.
¿En qué se diferencian la firma digital y la firma electrónica?
Por un lado, tenemos la firma electrónica que, como mencionamos antes, es aquella que utiliza el firmante de un documento para identificarse. Por otro lado, la firma digital es un conjunto de caracteres que se añaden al final de un documento o cuerpo de un mensaje para identificar a la persona que firma y certificar la veracidad del documento.
La firma electrónica no tiene la misma validez legal que la digital, en tanto es tan solo una representación de la firma manuscrita u otro procedimiento para identificarse. El firmante debe probar su autenticidad.
Por su parte, la firma digital, al utilizar método cifrado e información de exclusivo conocimiento del firmante, no necesita probar su autenticidad. Quien la denuncia como falsa debe demostrar que lo es.
Asimismo, ambas pueden tener validez jurídica, pero mientras la firma digital sirve para reemplazar a la firma manuscrita, la electrónica no.
Por otra parte, aunque cualquier persona puede tener una firma digital, para obtenerla hay que recurrir a un certificador licenciado que otorgue los certificados a las autoridades de registro. Esta, a su vez, se encargará de verificar la identidad de quien lo solicita. Como ya vimos, obtener la firma electrónica no requiere ningún procedimiento legal específico.
En conclusión
Ahora ya tenés la imagen completa sobre lo que representa la firma electrónica y digital y todas las ventajas asociadas a ambas. Con esta información vas a poder decidir qué tipo de firma te conviene incorporar en tu empresa o despacho.
Sin dudas, una de las principales funciones de este recurso es facilitar la transición hacia lo digital.
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