En este artículo no solo te contaremos cuáles son los beneficios de la nómina electrónica. También te explicaremos qué es, cómo surge, cómo está compuesta, cuál es su objetivo, quiénes deben emitirla ¡y mucho más! ¡Sigue leyendo!
¿Cómo surge la nómina electrónica en Colombia?
En la actualidad, muchos países de América Latina están incorporando la nómina electrónica. Esto se debe a que, en un futuro, se espera que toda la información esté digitalizada para permitir avances en la formalización y legalidad de los contribuyentes.
En Colombia se habló por primera vez de transmisión de datos de nómina a través del decreto 358 del 05 de marzo del 2020. Aquí se adelantó que el sistema de facturación electrónica iba a ser aplicado a otras operaciones como los pagos de nómina. Sin embargo, en febrero de 2021, la DIAN publicó la resolución 13 de Nómina Electrónica en la que da a conocer tanto el anexo técnico como sus definiciones.
Desde entonces, todos los que intervienen en este ecosistema electrónico se encuentran trabajando para su implementación:
- La DIAN para garantizar los medios tecnológicos para la transmisión de dicho documento
- Los proveedores tecnológicos que deben condicionar sus servicios electrónicos para generar los documentos bajo los requisitos exigidos en el anexo técnico de dicha resolución
- Las empresas, personas naturales y demás que requieren de este documento para soportar sus costos de nómina.
¿Qué es el documento soporte de pago de nómina electrónica y cómo está compuesto?
El documento soporte de Pago de Nómina Electrónica es el documento bajo el cual se soportan los costos y deducciones que se derivan de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina de los empleados que están vinculados dentro una relación laboral legal y reglamentaria. Su objetivo es la deducción en el impuesto sobre la renta e impuesto descontable del IVA, cuando aplique.
Este documento está compuesto por los valores devengados de nómina y los valores deducidos de nómina. El valor total de la diferencia de los mismos se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN. Debe ser uno por cada para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado (Empleador).
¿Cuál es el calendario de implementación de la nómina electrónica?
El calendario de implementación de este documento ha tenido cambios en lo corrido de este año, desde la resolución 13 que se modificó con Es la resolución 37 de mayo 05 de 2021,. Es hasta la resolución 63 del 30 de julio de 2021 que se definió el calendario definitivo para la implementación de los sujetos de acuerdo con el número de empleados que tengan a cargo dentro de su empresa o como persona natural.
¿Cuál es el objetivo de la Dian con la incorporación de la nómina electrónica?
Con la Nómina electrónica la DIAN busca acelerar la legalidad de las empresas, ya que toda persona natural o jurídica que quiera deducir en su declaración de renta o conceptos derivados de Nómina deberá cumplir con este deber formal.
Los sujetos obligados a emitir este documento deben cumplir con datos exigidos por la DIAN en el anexo técnico como son los datos de identificación y localización del empleador y del trabajador. También deben ingresar otros datos como, por ejemplo:
- Fecha de ingreso
- Tipo de trabajador
- Si es dependiente o pensionado
- Tipo de contrato (por término fijo o indefinido)
- Si aplica salario integral
En temas de liquidación de nómina se debe informar los conceptos de devengos y deducciones relacionados por cada trabajador de forma independiente para el periodo acumulado del mes inmediatamente anterior.
No importa la periodicidad de pago. Si es quincenal, semanal o mensual, se toma el acumulado del mes por cada uno de los conceptos asociados que representen ingresos y descuentos al trabajador y también se informa el valor total a pagar, es decir el total de los devengos menos lo que se le retrae al trabajador, junto con la fecha y la forma de pago.
¿Qué es la Nota Ajuste del documento soporte de Nómina Electrónica?
La DIAN también reglamenta la Nota de Ajuste del documento soporte de Nómina Electrónica para corregir errores. La Nota de Ajuste, puede ser de tipo > Reemplazar para los casos de errores aritméticos o de contenido, o de tipo > Eliminar para los casos que se haya transmitido un documento por errores contables o de procedimiento. Esta Nómina de Ajuste debe relacionar el CUNE del Documento soporte de Nómina electrónica que dio origen a la misma, así como el tipo de Nota de Ajuste.
Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven se deberán generar y transmitir a la DIAN de manera independiente para cada uno de sus empleadores y hasta los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
Esta transmisión se hará bajo el mismo modelo de factura electrónica. Es decir, que dicho documento se va a generar en un XML y tendrá todos los requisitos de la factura electrónica, como la identificación del documento – código único de nómina electrónica (CUNE), los datos de la firma electrónica, los datos del proveedor tecnológico, los datos del software y el QR.
A su vez, los beneficiarios del pago de Nómina Electrónica podrán recibir una representación gráfica con los datos de la nómina electrónica emitida por su empleador en formato digital o impreso.
Para esto deberán contener como mínimo la información establecida en los artículos 5 o 17 de la resolución 13 del 2021, e incluir el Código de respuesta rápida -Código QR- a través del cual se podrá acceder a la consulta de los documentos validados, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la DIAN
¿Cuáles son los beneficios de la nómina electrónica?
La implementación de un sistema trae un costo monetario. Sin embargo, esto no significa que tu estado financiero o el flujo de caja se vayan a ver afectados. Por el contrario, implementar la nómina electrónica te brindará grandes beneficios a ti y a tus colaboradores. A continuación, te los contamos.
Ahorro de tiempo
Con la nómina electrónica no solo será más rápida la liquidación sino también su generación ya que todo se realizará a través de un software.
Minimiza los riesgos
Este es otro de los beneficios de la nómina electrónica. Gracias a que toda la información estará en la nube, evitarás la pérdida de los documentos físicos y no tendrás problemas a la hora de realizar la liquidación de nómina.
Colabora con el Medio Ambiente
Con la nómina electrónica no tendrás que imprimir los desprendibles de pago o las planillas de nómina para firmarlas o guardar los documentos por 10 años en un archivador.
Más espacio
Como se trabaja en la nube, podrás guardar por tiempo indefinido todos los desprendibles de pago y el XLM de cada uno de tus empleados.
Información siempre disponible
Otro de los beneficios de la nómina electrónica es que cada vez que necesite consultar sobre ella, podrás ingresar a la plataforma del software desde cualquier lugar del mundo.
Seguridad
Transmitir el documento soporte a la Dian te asegura que los costos y gastos de la nómina serán descontados en el impuesto de renta.
Y lo mejor, no tendrás problemas con la UGPP – Unidad de gestión pensional y parafiscal, seguro vas a poner más cuidado a la hora de liquidar la nómina y la seguridad social.
Por otro lado, a tus colaboradores también los beneficia. Generalmente, las entidades financieras solicitan para los estudios de créditos
- Copia de la cédula al 150%,
- Desprendibles de pago impresos por cada nómina liquidada
- Carta laboral
- Certificado 220 de ingresos y retenciones
Ahora, las entidades van a solicitar el comprobante de nómina electrónica que es el PDF y el XLM. En estos documentos va a estar consolidada la información personal y tributaria del beneficiario.
Y lo mejor es que todo va a estar a un clic, porque cada mes tus empleados van a recibir un correo electrónico con los desprendibles y el XLM. Esto sin dudas ayudará a mejorar el clima de trabajo.
El empleado no solo va a recibir en la cuenta bancaria el valor total del salario, sino que va a poder visualizar en el PDF que llega al correo personal los montos y conceptos pagados y descontados.
En conclusión
Los beneficios de la nómina electrónica son muchos y además, la digitalización de este documento llegó para quedarse. Por lo tanto, te recomendamos que comiences a capacitarte ya que te ahorrarás mucho tiempo. Si tienes alguna duda o quieres comenzar a realizar tus nóminas con Xubio, ingresa a xubio.com.
