En este artículo te contaremos todo sobre la nómina electrónica: qué es, quiénes están obligados a emitirla, cuándo se debe implementar, cómo se habilita desde Xubio, cuándo se deben aplicar notas de ajuste, ¡y mucho más! ¡Sigue leyendo!
La digitalización es uno de los grandes hitos de la historia que llegó para quedarse. Sin dudas, la tecnología ha evolucionado año tras año y ha cambiado nuestras vidas. Ha abierto nuevos mercados y también ha cambiado la forma de trabajar, estudiar y comunicarse.
Colombia no ha sido la excepción en el proceso de evolución tecnológica. Durante los últimos seis años, la Dirección de impuestos y aduanas nacionales – DIAN en compañía de las TIC y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo han trabajado para implementar portales electrónicos, con la finalidad de llevar un control fiscal de manera eficiente, oportuna y minimizando el margen de error en la transmisión de la información ante las entidades de vigilancia, control y de uso de interno de las compañías.
Mediante el decreto 2242 del 24 de noviembre 2015 se reglamentó el sistema de facturación electrónica. Esto fue muy importante para el sector empresarial ya que va en línea con la intención de la DIAN en apoyar la reactivación económica del país.
Actualmente en Colombia contamos con cuatro plataformas electrónicas como:
- Facturación electrónica
- Recepción de documentos electrónicos
- Nómina electrónica
- Radian / Factoring
Todos estos documentos forman parte del ecosistema digital de la DIAN, apoyando a la gestión administrativa, contable, laboral y tributaria de las empresas
Así pues, el 18 de agosto de 2021 mediante la resolución 000063 del 30 de julio de 2021, se dispuso la habilitación del documento soporte de pago de nómina electrónica / DSPNE, con un calendario de implementación del 01 de septiembre hasta diciembre del mismo año. Este documento sirve para la habilitación, generación, transmisión, liquidación, expedición, entrega y registro de acuerdo al número de empleados de la empresa.
El costo / beneficio que trae la implementación es muy grande, ¿te imaginas poder contar con más tiempo para hacer otras actividades?
¿Qué es la nómina electrónica?
Es un documento digital que sirve para soportar los costos, deducciones e impuestos descontables, provenientes de los pagos o abonos en cuenta de nómina, cuando se presenta una relación laboral o legal y reglamentaria y pagos a los pensionados.
Es decir, si en tu empresa tienes personal contratado mediante uno o varios de los 5 tipos de contratos existentes en Colombia, y además eres contribuyente del impuesto sobre la renta, tendrás que emitir el DSPNE.
Cabe aclarar que el contrato civil por prestación de servicios no cumple con los requisitos del Art 23 de CST, por lo cual no se entiende como vínculo laboral y no forma parte de la liquidación de la nómina. Para legalizar el pago, tendrás que emitir el “Documento soporte de no obligados a facturar”
¡Ten cuidado! De conformidad con lo previsto en el artículo 23 del CST el contrato laboral debe cumplir con 3 elementos
Recuerda, el documento deberá ser transmitido a la DIAN los primeros diez (10) días del mes siguiente del periodo a informar, al igual que las notas de ajuste.
¿Quiénes están obligados a emitir la nómina electrónica?
Conforme a la resolución 000013 de febrero de 2021 y las modificaciones realizadas a la resolución 000042 de mayo 05 de 2020 están obligados a emitir la nómina electrónica todas las personas jurídicas y naturales contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos sobre las ventas – IVA. que requieran soportar costos y gastos deducibles asociados a los pagos laborales y pensionados.
¿Cuál es el calendario de implementación de la nómina electrónica?
La DIAN propone 3 calendarios de implementación de nómina electrónica
De acuerdo al número de empleados
Los sujetos clasificados en el grupo 1, correspondiente al mes de septiembre de 2021, podrán generar y transmitir a más tardar el día veintinueve (29) de octubre de 2021.
Implementación permanente, para los nuevos sujetos que adquirieron la responsabilidad.
Tendrán un plazo de dos (2) meses contados a partir del primer pago o abono en cuenta, te pongo un ejemplo para ser más claros:
Eduardo es comerciante y contrató el 10/01/2022 personal para desarrollar el objeto social de la empresa.
La política de pago a empleados es de forma mensual, por lo cual el primer pago de nómina se realizó el 30/01/2022. A partir de la fecha de pago, Eduardo tendrá un plazo de dos meses (31/03/2022) para transmitir la nómina electrónica a la DIAN.
Sujetos no obligados a expedir Nómina electrónica
¿Cuáles son los pasos de habilitación de la nómina electrónica en la DIAN?
Preparamos para ti un instructivo de cómo habilitarse. Solo tienes que hacer clic en el enlace Paso a paso Habilitación DIAN y listo.
Además te dejamos un breve video sobre el procedimiento.
¿Cuáles son los pasos de habilitación en Xubio?
Si ya realizaste el proceso de habilitación ante la DIAN, entonces ya tienes el 80% del camino recorrido. En Xubio tendrás 3 pasos más para finalizar el proceso.
¿Cómo genero el DSPNE en Xubio?
En Xubio preparamos para ti un importador en Excel para que puedas subir todas las novedades y la liquidación de cada uno de tus empleados de forma masiva:
- Ingresa al módulo de Nómina Electrónica en Xubio
- Haz clic en el botón Importar
- Te aparecerá una ventana de importación. Allí podrás descargar el Excel dando clic en Modelo de importación
Una vez descargado el Excel, tendrás que diligenciar cada uno de los campos por cada empleado activo en nómina del mes a transmitir. - Para subir tu archivo de Excel, haz clic en el botón Importar > Seleccionar archivo. Luego, en el botón continuar. De esta manera, en la plataforma de Xubio quedarán todas las nóminas individuales (por cada empleado).
- Antes de enviarlas a la DIAN podrás visualizar el documento dando clic en el ícono de impresión, o si cometiste algún error con el ícono de Eliminar, podrás dar de baja al documento y volver a subirlo.
- Luego de validar que todo esté bien, selecciona las nóminas individuales y haz clic en el botón Enviar a la DIAN
- Por último, Xubio te permite visualizar el estado de envío de cada una de las nóminas. Si todo fue enviado correctamente podrás descargar el desprendible de pago en PDF.
¿Cuándo se deben aplicar las notas de ajuste?
Lo podemos asociar a la nota de crédito de la facturación electrónica ya que cumple una función similar a las Notas de ajuste de:
- Tipo eliminar: la cual te permite anular el DSPNE y tendrás que subir nuevamente la nómina.
- Tipo reemplazar: te permite modificar el documento DSPNE, adicionando campos o modificando valores o conceptos.
Estos documentos los deberás utilizar dentro de los 10 primeros días del mes siguiente del periodo a informar y esto sucede cuando presentas errores aritméticos o de contenido.
¿Cómo identifico si el documento ya fue validado y aceptado por la DIAN?
Cuando el documento ha sido enviado a la DIAN generará un CUNE – Código Único de Nómina Electrónica. Es una extensión de 210 caracteres que sirve para verificar que el XLM recibido es validado por la DIAN y que contiene la información tributaria correcta.
Ten presente que para que el XLM sea seguro debe contener 3 candados alfanuméricos que son:
QR > Código de respuesta rápida
CUNE > Código único de nómina electrónica
Firma Digital
De esta manera, podrás corroborar que tus nóminas ya han sido enviadas a la DIAN
¿Cómo afecta la declaración de impuesto sobre la renta y complementarios?
En la gran mayoría de las empresas colombianas, el rubro más representativo en su Estado de Resultados son los salarios, prestaciones y seguridad social.
Se informa a DIAN de los pagos de nómina cada año a través de los medios magnéticos. Ahora, le estaremos trasmitiendo a la DIAN de forma mensual los pagos por cada uno de los empleados de la empresa a través de la nómina electrónica. Este se convierte en el soporte autorizado para ser descontado en la declaración de renta y complementarios
Si implementas la nómina electrónica de acuerdo al calendario fijado por la DIAN, vas a poder tomarte todos los pagos por concepto de nómina en tu declaración de renta. Si no implementas o no transmites la nómina a tiempo, vas a perder el COSTO DE OPORTUNIDAD, el cual va a hacer que tu impuesto de a cargo aumente. Esto afectará la operación de la empresa y el flujo de caja.
En conclusión
La nómina electrónica llegó para quedarse y para facilitarle la vida a muchas empresas. Es importante que prestes atención al calendario de implementación y te capacites lo más que puedas sobre este tema. Si te ha quedado alguna duda o quieres saber más al respecto, te recomendamos que ingreses a xubio.com
¿Qué es la nómina electrónica?
Es un documento digital que sirve para soportar los costos, deducciones e impuestos descontables, provenientes de los pagos o abonos en cuenta de nómina, cuando se presenta una relación laboral o legal y reglamentaria y pagos a los pensionados.
¿Quiénes están obligados a emitir la nómina electrónica?
Están obligados a emitir la nómina electrónica todas las personas jurídicas y naturales contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos sobre las ventas – IVA que requieran soportar costos y gastos deducibles asociados a los pagos laborales y pensionados.
