Garantizar la confiabilidad de las operaciones y resguardar sus activos, resulta clave para cualquier tipo de organización. No importa el tamaño o actividad, las normas de gestión de control interno se podrán adaptar a cualquier tipo de empresa para cumplir con sus objetivos.
Resguardar los recursos, verificar la información financiera y administrativa, promover la eficiencia de los procesos y la adhesión a las políticas de la gerencia, son las finalidades que persigue la implementación de un sistema de control interno. ¿Te gustaría conocer más? ¡Seguí leyendo!
¿Qué es la gestión de control interno?
El sistema de control interno se puede definir como el conjunto de normas, controles y aspectos que una organización tendrá en cuenta para evitar la comisión de fraudes y errores, y ganar seguridad y confiabilidad en su operatoria. El objetivo: salvaguardar su patrimonio y asegurar la continuidad de las operaciones. Tiene carácter preventivo y es interno a la empresa, a diferencia de una auditoría que se realiza para terceros.
¿Cómo llevar a cabo la gestión de control interno?
Al momento de implementar un sistema de gestión de control interno debemos tener en cuenta cuáles son las áreas sensibles o susceptibles al fraude o comisión de errores. Sin dudas, el área de compras y cuentas a pagar es un área sensible. El sistema de compras comprende desde la detección de la necesidad de compras hasta la recepción y control de la factura del proveedor y su registración contable.
En esta área el principio de separación de funciones, uno de los pilares de los sistemas de gestión de control interno, es clave ya que propone el control por oposición de intereses. Implica que ninguna persona tenga a su cargo la totalidad de las fases de una operación. Quien autoriza o inicia la operación no debe tener acceso a la contabilidad o el activo. De esta forma se generan incompatibilidades entre quien registra que no debe cobrar dinero y quien maneja dinero que no debe manejar bienes.
En pequeñas y medianas empresas cuando muchas de las tareas están centralizadas y parece muy difícil cumplir con este principio, se torna indispensable contar con un área de auditoría externa o al menos un área contable fuerte que pueda crear el ambiente de control necesario. Para realizar la gestión de control interno, es necesario contar con registraciones claras, adecuadas y al día permitirá realizar controles sobre las operaciones básicas como:
- Resúmenes de cuentas de proveedores deben conciliarse con las cuentas de la empresa
- Conciliación de las cuentas corrientes bancarias
- Tomas sorpresivas de arqueos de caja
El sistema de ventas comprende desde que se levanta el pedido hasta la entrega facturación, registración y control. La separación de funciones aquí también juega un papel muy importante. Pero si contamos con una estructura que no permite tal separación, deberemos hace hincapié en otro tipo de controles que permitirán asegurar la calidad de las operaciones.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP o una plataforma de gestión integrada facilita la operatoria de cualquier empresa. En la actualidad existen diversas propuestas de solución de gestión como que ofrecen seguridad y aseguran la trazabilidad de las operaciones. Por ejemplo, permitiendo importar las operaciones desde otras plataformas como Mercado Libre o Tiendanube.
A través de un sistema o solución se puede realizar una gestión de control interno, de inventarios, órdenes de compras, generar la factura que se envía a afip y la devuelve con el CAE para enviarla al cliente, remitos, etc. Todo impacta de forma automática en la contabilidad aportando calidad de procesamiento, integridad y eficiencia a las operaciones de la organización. Y de esta forma se pueden realizar controles de validación de forma totalmente informatizada: verificar la existencia del cliente, el artículo que solicita y contar con el stock suficiente.
La utilización de formularios que acompañen la documentación de respaldo, como órdenes de compra, presupuestos, o recibos, permiten realizar un seguimiento sobre la trazabilidad de las operaciones. Por ejemplo, la factura del proveedor, rendición de gastos o comprobantes de viáticos, la emisión del cheque, junto con una orden de pago, previene un posible manejo indebido de fondos. La correlatividad numérico cronológica permite el control de integridad por parte de las áreas receptoras.
Otras medidas imprescindibles en la gestión de control interno
A continuación te vamos a contar otras medidas necesarias en la gestión de control interno:
Generar un buen ambiente de control
Generar un ambiente de control donde se tenga la certeza que ninguna operación queda sin controlar es un incentivo grande para el personal y que sienta que no existe impunidad ante la violación de las normas y conductas esperadas.
Se torna necesario también evitar las zonas grises, es decir la falta de definiciones claras sobre las tareas o responsabilidades de un empleado.Establecer quién puede autorizar cada operación y los rangos de importes para los cuáles cada operación es válida también resultan indispensables. Definir quien ejerce las funciones operativas, de control y asesoramiento y evitar la dependencia entre sectores. El sector que ejerce control no debe ser el controlado.
Evitar la rotación del personal
Se propone evitar la rotación interna alta del personal por las consecuencias propias de los costos de adaptación y entrenamiento, y para que el personal pueda rendir los frutos propios de la estabilidad y especialización. Sin embargo, para áreas sensibles como compras, en organizaciones que su restructura lo permita, se recomienda la rotación del personal para evitar el deterioro en la intensidad del control.
Establecer canales de comunicación para clientes
Establecer canales de comunicación con los clientes para que manifiesten su desagrado, disconformidad o sugerencias de mejora, permite detectar inconvenientes operativos que se pueden mejorar. Para ello se puede contar con un CRM o muchos ERP lo tienen incorporado.
Contratar seguros
Como otra medida para salvaguardar el patrimonio de una organización, analizar los posibles riesgos implica evaluar la posible contratación de seguros para cubrir las contingencias que pudieran ocurrir.
En conclusión
Gestionar el control interno es fundamental para que cualquier empresa pueda sobrevivir y crecer. En la medida en que no se puedan incorporar todas las prácticas recomendadas ya se por el tamaño de la organización, por ejemplo, se deberá recurrir a reforzar otras normas como la implementación de sistemas de gestión que nos aseguren la trazabilidad e integridad de las operaciones.
Un sector de auditoría externo o contable que proporcione mayor confiabilidad a la información económico financiera que genera el ente, también contribuirá a generar este ambiente de control tan necesario.
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