Cada vez son más las pymes que incorporan un sistema ERP a su negocio, con el fin de optimizar sus operaciones, aumentar la flexibilidad de sus estructuras y ahorrar costos.
A continuación vamos a contarte qué es, cuáles son sus principales características, los tipos que hay y los beneficios que ofrece. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un sistema ERP?
El sistema ERP es un software de gestión empresarial que centraliza toda la información y los procesos corporativos en una única plataforma.
Su nombre deriva de las palabras en inglés “Enterprise Resource Planning”, que se traducen como Planificación de Recursos Empresariales.
A diferencia de otras herramientas, esta solución incluye dentro de sus prestaciones a todas las operaciones claves de la compañía, desde las relacionadas con la producción, la distribución y la logística, hasta las vinculadas con las finanzas, el marketing, los recursos humanos y la atención al cliente.
De esta manera, el sistema ERP no solo ayuda a automatizar las tareas administrativas y mejorar la productividad, sino que favorece el trabajo en equipo y la toma de decisiones la ofrecer una visión global del negocio.
Tipos de sistema ERP
Existen varios tipos de sistema ERP, los cuales se clasifican según su instalación y forma de acceso, el nivel de personalización, el tamaño de la empresa o el método de pago. Los más comunes son:
Según su instalación y forma de acceso
- ERP en la nube: se aloja en los servidores del proveedor y el cliente accede a través de Internet mediante un usuario y una contraseña. Sobresale por su bajo costo inicial, su escalabilidad y las actualizaciones automáticas.
- ERP local: se habilita directamente en los servidores de la empresa, lo que optimiza el control sobre la información y la seguridad. Como desventaja requiere de mantenimiento técnico propio y una inversión mayor en hardware.
- ERP híbrido: incorpora elementos de ambos modelos, ya que permite el acceso on-line a través de Internet para una mayor flexibilidad, pero resguarda algunas funciones clave en los servidores locales.
Según el nivel de personalización
- ERP estándar: es un sistema listo para usar, que cuenta con funciones predefinidas para todos los clientes y no permite hacer grandes adaptaciones o cambios. Se destaca por su precio económico y fácil implementación.
- ERP a medida: se desarrolla en forma exclusiva para una compañía, con el fin de cubrir todas sus necesidades específicas. Permite una mayor personalización, pero como contrapartida requiere de una inversión inicial más alta.
- ERP parametrizado: es un mix de los dos anteriores, ya que utiliza el sistema estándar como base, pero se adapta y configura en función de los requerimientos particulares del cliente. En este caso hay opciones de personalización, pero más limitadas.
Según el tamaño de la empresa
Las necesidades de un autónomo, una pyme o una gran corporación no son iguales. Por eso, hay sistemas EPR con más o menos funcionalidades y diferentes precios, dependiendo del tamaño de la compañía a la que está dirigido.
Según el método de pago
- ERP On-Premise: se realiza un pago único por una licencia, que permite instalar el software en los servidores locales de la empresa. Luego el mantenimiento y las actualizaciones quedan a cargo del cliente.
- ERP por suscripción: se paga una cuota anual o mensual por el uso del sistema alojado en la nube, que es mantenido y actualizado por el proveedor.
- ERP gratuito: es un modelo freemium que ofrece un servicio básico sin costo y solo se paga en caso de querer acceder a funciones extra más avanzadas.
Características de un sistema ERP
El sistema ERP cuenta con algunas características distintivas que lo diferencian de otras softwares corporativos. Las principales son:
- La integración, ya que incluye a todas las áreas del negocio en una única plataforma, lo que evita la necesidad de tener programas diferentes para cada sector.
- La escalabilidad, porque es una solución modular que permite aumentar su capacidad de forma gradual, de acuerdo a los requerimientos del cliente. Esto garantiza que pueda soportar un aumento en las transacciones o en la cantidad de usuarios a medida que la empresa crece.
- El acceso en tiempo real, pues los datos se actualizan al momento con cada operación y permite su consulta instantánea, facilitando la toma de decisiones.
- La seguridad, debido a que está protegido con la última tecnología y cuenta con mecanismos robustos de autenticación para evitar las filtraciones.
- La adaptabilidad, porque se ajusta de forma automática a los cambios en los procesos, las nuevas reglamentaciones y los requerimientos del mercado.
- La centralización de la información, ya todos los datos se incorporan a una base única, evitando la duplicidad y los errores de carga manuales.
Dentro de las características de un sistema ERP también se destacan su flexibilidad en la implementación y su uso sencillo e intuitivo, gracias a su interfaz amigable.
Por otro lado, la mayoría de estos softwares operan en la nube, lo que facilita el acceso a través de cualquier dispositivo conectado a internet, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Beneficios de un sistema ERP
Incorporar un sistema ERP ofrece muchos beneficios para las empresas. Entre los principales se destacan:
Mejora la productividad
Al automatizar procesos este software optimiza la operatividad de la empresa y disminuye los tiempos de respuesta. También minimiza los errores y libera al personal de tareas burocráticas y repetitivas, como la carga de datos y la elaboración de planillas y reportes de resultados.
Favorece el trabajo en equipo
El sistema ERP facilita el trabajo en equipo y fomenta la comunicación interna y el intercambio de información entre las distintas áreas, al centralizar toda la información en un solo lugar.
Facilita la toma de decisiones
Al permitir el acceso a todos los datos en tiempo real y realizar cálculos, previsiones y evaluaciones automáticas, el sistema ERP mejora el análisis y la toma de decisiones.
Optimiza el control
El sistema ERP favorece el control de las operaciones, al llevar un registro ordenado y actualizado de todos los procesos. Además, muchos cuentan con funcionalidades automáticas para la detección de errores, como el ingreso de fechas equivocadas o la carga de información duplicada.
Evita multas
Al incluir herramientas integradas y actualizadas con la normativa vigente, el sistema ERP ayuda a cumplir con las regulaciones impositivas y jurídicas.Esto disminuye el riesgo de sufrir multas e infracciones.
Ofrece acceso ilimitado a la información
Con un sistema ERP los miembros del equipo tienen acceso en todo momento a las herramientas y los datos necesarios para hacer sus trabajos, sin importar los dispositivos que utilicen ni el lugar donde se encuentren. Esto les da una mayor autonomía y favorece el teletrabajo.
Mejora la relación con los clientes y los proveedores
Al optimizar la operatoria y los tiempos de respuesta, esta herramienta mejora la gestión de los proveedores y la satisfacción de los clientes, permitiendo un seguimiento ordenado de cada caso.
Protege los datos
Esta solución es segura y evita la pérdida de información valiosa, ya que todo queda almacenado en la nube. Esto disminuye los riesgos frente a ataques, virus o falta de back ups.
Simplifica la estructura
El sistema ERP permite tercerizar la contabilidad, la contratación de personal, el manejo de las finanzas, la infraestructura informática y el servicio técnico, entre otras actividades. De esta manera, ayuda a simplificar la estructura interna y hace que los empleados dediquen la mayor parte de su tiempo al negocio en sí.
Facilita el acceso a la tecnología
Al contratar el sistema ERP como SaaS (Software as a Service) no es necesario adquirir licencias o mantener ningún tipo de infraestructura para acceder a la última tecnología disponible en el mercado, ya que el proveedor se encarga de todo.
¿Cómo elegir un sistema ERP?
Al momento de escoger un sistema ERP hay que tener en cuenta algunos parámetros esenciales. El principal, además del precio, es evaluar las funcionalidades ofrecidas, para garantizar que cuenta con todo lo que la empresa necesita.
Otro aspecto a considerar es la escalabilidad, ya que la mayoría de estas soluciones incluye actualizaciones constantes y distintos módulos que se adaptan al momento específico de cada compañía.
También es importante que sea fácil de usar y tenga una interfaz amigable. Para ello, muchos softwares ofrecen planes gratuitos, que permiten familiarizarse con la herramienta antes de comenzar a pagar.
Por último, hay que considerar el tiempo de implementación del sistema y si el proveedor ofrece planes diferenciados, soporte técnico las 24 horas, canales de capacitación y centros de ayuda.
En conclusión
El sistema ERP es una herramienta fundamental para la gestión empresarial, que permite optimizar la productividad y la competitividad. Entre otros beneficios su uso facilita las tareas de los empleados, disminuye los errores y mejora los tiempos de respuesta.
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