El proceso de contabilidad dentro de un ente o empresa es importante ya que comprende todas las actividades que se necesitan para proveer a los usuarios de información para tomar decisiones. A medida que se desarrollan sus actividades, se van analizando los hechos económicos que afectan a la empresa en ese período y se van registrando en documentos físicos. Por eso, con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que te contamos todo sobre registros contables: ¿Que son? ¿Para qué sirven? ¿Cuáles son? ¿Cómo hacer un registro contable? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y más. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un registro contable y para qué sirve?
Los registros contables, también denominados como libros del comercio o libro de contabilidad, son los documentos físicos donde se detallan todas las operaciones dentro de una empresa. En estos registros se realiza las anotaciones de los hechos económicos que suceden en la empresa. Una vez que hayan sido objeto de análisis, mediante el empleo de las cuentas y del método de la partida doble con la finalidad de proporcionar información financiera para la correcta toma de decisiones.
Algunos ejemplos de registros contables son: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventarios y Balances. Sus conceptos y contenidos se estarán desarrollando a lo largo de esta nota ¡seguí leyendo!
¿Cuáles son los diferentes tipos de registros contables?
Registros contables obligatorios o indispensables:
Como su nombre lo indica, son los libros obligatorios que se exigen legalmente por el Código de Comercio, Ley de Sociedades Comerciales y por diferentes resoluciones de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
El Código de Comercio en el ART. 44 establece como libros indispensables al Diario y al Inventario y Balance.
El libro Diario:
En él se registra todas las operaciones que la empresa realiza diariamente. Estos registros contables se denominan asientos y se realizan en orden cronológico según como van sucediendo.
El libro diario se caracteriza por registrar operaciones sin importar el tipo de operación. Muestra todas las operaciones económico-financieras que realiza una compañía detallando el nombre de la cuenta y su contenido.
Las cuentas se debitan y acreditan para reflejar las variaciones cuali y cuantitativas que los hechos económicos producen.
El diseño de un diario es simple. Por lo general, consta de 5 columnas:
- Fecha
- Detalle
- Referencia al mayor o código de cuenta
- Debe
- Haber
- Fecha
- Detalle
- Referencia al mayor o código de cuenta
- Debe
- Haber
El libro de Inventarios y Balances
Este libro registra los bienes, créditos y deudas de una empresa o comerciante desde el inicio hasta el final del detalle del patrimonio.
Acá se van a asentar los balances que surjan de los diferentes ejercicios. Es esencial registrar al detalle las deudas y bienes, adjuntando a fines de cada año un análisis de las deudas, los activos físicos y otros datos derivados del tipo de rubro en que se desempeñe la firma.
2. Registros no obligatorios
Este tipo de libros no son exigidos por ley, sino que son los que la empresa crea necesario tener dependiendo de cada actividad que se realice. Este tipo de registros se suelen colocar dentro del libro de inventarios y balances.
- Estado de flujos de efectivo: registra las entradas y salidas de dinero en efectivo de la empresa.
- Estado de resultados: se ocupa de registrar los ingresos de negocios y las transacciones de gastos. Su objetivo es medir la rentabilidad del negocio. La diferencia con el estado de flujos de efectivo es que este registra el estado de los clientes que no han pagado y gastos acumulados que todavía falta pagar.
- Balance general: Acá va el registro de los activos y pasivos de la empresa. Es el estado financiero más importante para tu empresa, porque te permite saber que tenés y que debés. Es un documento que te facilita visualizar información valiosa sobre tu negocio como créditos por pagar, inventarios, bienes muebles e inmuebles, el dinero que que tenés ahora y el que esperás recibir en el futuro.
¿Como hacer un registro contable?
Anteriormente vimos que los registros contables son los libros donde se registran las diferentes operaciones de una empresa. Las anotaciones que se realizan dentro de estos libros también pueden llamarse registro o asientos contables. Entonces, a través de un asiento queda reflejada la contabilidad de una compañía o comercio.
3 SIMPLES PASOS PARA REALIZAR UN ASIENTO CONTABLE
De una forma simple, mostramos el siguiente esquema para realizar los asientos contables:
- La empresa realiza una operación o se produce un hecho contable.
- Este hecho contable se tiene que registrar en el libro diario. Para hacer este registro, realizamos un asiento contable.
- Una vez realizado el asiento contable, la operación o el hecho contable aparece reflejado en el libro y sale como resumen en el Libro Mayor.
- La empresa realiza una operación o se produce un hecho contable.
- Este hecho contable se tiene que registrar en el libro diario. Para hacer este registro, realizamos un asiento contable.
- Una vez realizado el asiento contable, la operación o el hecho contable aparece reflejado en el libro y sale como resumen en el Libro Mayor.
¿Cómo se grafica un asiento contable?
Los asientos contables tienen una representación gráfica muy característica:
Para poder entender el método de la partida doble creado por el matemático italiano Luca Pacioli debemos entender conceptualmente que son el debe y el haber en la contabilidad y te lo explicaremos con algunos ejemplos básicos, ¡Seguí Leyendo!
El debe
El debe siempre se ubica en el lado izquierdo del gráfico de doble partida.
En él debe se registran los aumentos de las partidas de activo. Por ejemplo: Si yo ingreso $100 en efectivo de la caja de mi empresa, a la cuenta de banco, se verá reflejado en él debe del asiento contable:
También por el lado del debe aumentan las cuentas de gastos. Por ejemplo: Si se compran artículos de librería (gasto necesario) para nuestra empresa y se pagan en efectivo el asiento a registrar seria de la siguiente manera:
En el asiento contable hay que indicar el nombre de la cuenta contable y a la izquierda el importe. Se pueden poner varias cuentas en cada asiento.
El haber
En el haber se registran los aumentos de las partidas de pasivo. El pasivo son las obligaciones que tenemos que cumplir. Por ejemplo: Si pido un préstamo de $1.000 en un Banco este préstamo se verá reflejado en el Haber y mostrará que yo tengo una deuda con el banco por pedir dinero que ya tengo en mi cuenta bancaria.
También se registrarán en el haber ganancias que yo obtenga por alguna transacción comercial o financiera. Por ejemplo: Si pongo dinero en plazo fijo y al finalizar el mes obtengo una ganancia por ese dinero, eso se verá reflejado en el Haber de la siguiente manera:
En conclusión
Como vimos a lo largo del artículo, es muy importante para el correcto desarrollo financiero, económico y patrimonial de una empresa tener una noción certera y extensa de los registros contables, sus tipos, y su correcta ejecución dentro del sistema de la empresa. Por eso, es importante que sepas que existen soluciones de gestión como Xubio, que te permiten simplificar todos estos pasos y es completamente legal y seguro. Si querés conocer más sobre este servicio, te recomendamos que ingreses a xubio.com y resuelvas todas tus dudas. Gracias por leernos ¡Hasta el próximo artículo!
