El libro de sueldos digital propone homogeneizar y simplificar la confección de Recibos de sueldos, F. 931 y Hojas Móviles. Pero veamos cómo funciona esta nueva herramienta que exige AFIP. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es el libro de sueldos digital?
El libro de sueldos digital es una herramienta que permite que se cumplan diferentes obligaciones realizando un solo trámite.
Quienes aún no utilizan el Libro de sueldos digital AFIP actualmente deben cumplir con 3 obligaciones:
- Generar recibos de sueldos de empleados
- Presentar el F.931 a AFIP
- Confeccionar el “Libro de sueldos y jornales”
Con el surgimiento del Libro de Sueldos digital se elimina la exigencia de cargar los mismos datos en diferentes plataformas. Así es que primero deberás parametrizar los conceptos de pago con los de AFIP. Luego, tendrás que generar la liquidación de haberes y el sistema te permitirá obtener las “Hojas móviles del Libro de Sueldos y Jornales” y el F. 931. Pero atención que la obligatoriedad de llevar libros rubricados según el Art. 52 de la LCT aún subsiste. Por lo tanto, deberás estar atento a lo que establece tu jurisdicción en cuanto a rúbrica de documentación laboral.
Ahora sí, conozcamos el paso a paso y las respuestas a las principales dudas para que puedas entender cómo generar el TXT para el Libro de Sueldos Digital y así cumplir con tus obligaciones.
Pasos para cumplir con el Libro de Sueldos Digital
Si estás notificado de utilizar el Libro de Sueldos Digital recordá que contás con un período de prueba para conocer el entorno. Es decir que, solo a partir de la fecha que te indique la notificación es que regirá la obligatoriedad. Las liquidaciones de sueldos que generes en el período de prueba luego se eliminarán.
Estos son los pasos que te permitirán cumplir con el Libro de Sueldos Digital AFIP:
Paso 1. Informar la Jurisdicción en donde se rubrican los Libros
Si estás obligado a utilizar el Libro de Sueldos Digital, deberás informar la jurisdicción en donde se rubrican los libros a través del servicio de AFIP de “Simplificación Registral”.
Paso 2. Generar los conceptos
Ingresando a AFIP con clave fiscal deberás acceder al servicio: Libro de Sueldos Digital. Allí deberás:
- Asociar los conceptos fijados por AFIP con tus propios conceptos de liquidación.
- Definir a qué subsistemas está obligado a realizar aportes y contribuciones cada concepto.
Contás con dos opciones:
- Ingresar manualmente cada concepto y su comportamiento
- Realizar una carga masiva por importación de archivo.
Con un sistema como Xubio que permita liquidar sueldos podrías simplificar este paso y ahorrar tiempo en la carga de los conceptos. Para ello podés visitar: Cómo genero en Xubio el TXT de Conceptos para importar a la AFIP Libro de Sueldos Digital.
Recordá que deberás cumplimentar este requisito por primera vez y ante cada incorporación de un nuevo concepto de haberes.
Paso 3. Parametrizar la liquidación de haberes
Al realizar el recibo de sueldos es necesario que los conceptos que ingreses permitan obtener el txt con el formato que exige AFIP. Para parametrizar la liquidación de haberes podés hacerlo desde:
- Una planilla en Excel
- Un sistema de liquidación de sueldos.
Si vas a realizar este paso en Excel, podés encontrar las plantillas modelo en AFIP en la sección Libro de Sueldos Digital>Ayuda>Planillas de Cálculo.
Si elegís hacerlo a través de un sistema de liquidación de sueldos el proceso será mucho más fácil y seguro. Podés conocer más en: Cómo compatibilizo mis conceptos en Xubio con los del “Libro de Sueldos Digital” de AFIP.
Paso 4. Obtener la liquidación de haberes, el Libro de sueldos y el F. 931
Es el momento de obtener el recibo de sueldos y los archivos de importación. AFIP toma los datos de las liquidaciones de haberes, Simplificación registral y Sistema Registral en este paso para conformar el “Libro de Sueldos Digital en borrador y definitivo. Y a partir de dicha información, también permite generar el F.931.
Generá el recibo y los txt para importar desde la planilla de Excel o tu sistema. Recordá que con un sistema actualizado como Xubio podés despreocuparte de las novedades que incorpore la administración pública, porque la grilla siempre va a estar al día con la vigente en AFIP. Te puede interesar: Cómo genero el txt de conceptos para importar a la AFIP el libro de sueldos Digital
Ingresá a “Libro de Sueldos Digital” y en la pestaña de “Liquidaciones y DDJJ” podés importar el archivo con los txt.
Revisá los datos y si son correctos, confirmalos. AFIP comenzará un proceso de validaciones que si está correcto permitirá obtener el F. 931.
Libro de sueldos digital: empleadores alcanzados
En 2016 comenzó la incorporación de empleadores al Libro de Sueldos Digital. La obligatoriedad se está realizando de forma paulatina. Comenzó con un grupo de 10 empresas, se amplió luego a 20.000 y en sucesivas etapas se espera que alcance a todo el universo de empleadores.
Los criterios de selección tienen en cuenta la nómina activa, la actividad y jurisdicción. En particular, en determinadas jurisdicciones se han celebrados acuerdos para avanzar sobre determinadas actividades.
La obligación de adhesión se notifica de forma individual a través del domicilio fiscal electrónico. En el asunto de la notificación se puede leer “Libro de Sueldos – Novedades”
De todos modos se puede adherir voluntariamente a través de la solicitud con multinota F.206 en la dependencia o a través de una presentación digital. En caso de adhesión voluntaria también se debe aguardar la notificación a través de domicilio fiscal electrónico. Es decir que, el servicio Libro de Sueldos Digital no está disponible para quienes no fueron notificados.
¿Qué sucede si me equivoco en los libros digitales AFIP?
Si ya confirmaste una liquidación, podés subir un ajuste. No tendrás que ingresar la nómica completa, si no la información complementaria al movimiento informado. Por ejemplo, si quisieras aumentar un importe, solo informarás como ajuste el incremento. Es decir, el sistema netea los movimientos que ingreses en la liquidación original y los sucesivos ajustes. Además, podrás optar por presentar ajustes por nómina o por CUIL.
¿Debo emitir un recibo de sueldos digital?
La Ley de Contrato de Trabajo establece que todo pago en concepto de salario u otra forma de remuneración debe instrumentarse mediante recibo firmado por el trabajador. Además, dispone que debe ser confeccionado en doble ejemplar haciendo entrega del duplicado al trabajador y la firma es condición esencial para todos los actos.
Es decir que, un recibo de sueldos digital requiere de una firma digital tanto del empleado, como del empleador para su validez.
El art. 4 de la RG 3781 dice “la conformidad por parte del empleador del contenido del libro a emitir por el sistema, se prestará mediante la transferencia electrónica del formulario de declaración jurada F. 8351 ‘Digesto Resumen Libro de Sueldos Digital’ -disponible en formato “pdf”-, el cual deberá contar con firma digital”.
AFIP aclara en su sitio web que “para los empleadores actualmente obligados el requisito de firma digital no es exigible”. Pero cada jurisdicción mantiene la facultad de exigir la firma digital en su proceso de rúbrica.
¿Puedo pedir prórroga para la implementación?
La respuesta es sí. Si recibiste la notificación de obligatoriedad en el uso de Libro de Sueldos Digital, podés solicitar una prórroga por única vez.
Deberás agregar el servicio de “Libro de Sueldos Digital” y acceder a la opción “Solicitud de ampliación de período de prueba”. Así, continuarás en entorno de prueba y podrás realizar la presentación del F. 931.
Se trata de un mecanismo establecido por sistema que no requiere de ninguna solicitud presencial o digital.
En el domicilio fiscal electrónico recibirás la confirmación de la nueva fecha de obligatoriedad de implementación.
Beneficios de implementar el Libro de Sueldos Digital
Para los organismos estatales algunos de los beneficios que la Administración Pública destaca son:
- Mejora en el control: la gestión electrónica de los datos facilita el control y colaboración de los distintos organismos que persiguen la informalidad laboral.
- Eficiencia: Al simplificar los procedimientos se obtiene mayor eficiencia en el uso de la información.
- Seguridad de la información: Al tratarse de un registro único e inalterable se evita el riesgo de pérdida de información.
Para el empleador estos son algunos de los beneficios que AFIP resalta:
- Eficiencia: La carga única de datos evita la duplicidad de tareas, reduce el margen de error e inconsistencia de datos.
- Seguridad de la información: Ya que se ingresa con clave fiscal y se realizan validaciones de consistencia de los datos. Además se resguarda la información de forma efectiva, y no está sujeta a la destrucción o pérdida que pueden ocasionar los libros físicos.
- Cumplimiento de la normativa laboral: Con la liquidación de los haberes se generan los archivos para presentar ante AFIP y los libros de sueldos para cumplir con la rúbrica que regula el Ministerio de Producción y Trabajo.
Cabe destacar dos observaciones:
Actualmente para el empleador se incrementó la carga administrativa, quien debe reformular en muchos casos su forma actual de liquidación para poder cumplir con lo que exige la normativa.
Además, aún no se ha simplificado el cumplimiento de la normativa laboral por que todavía depende de cada jurisdicción establecer los requisitos para la rúbrica.
Conclusión
La incorporación del Libro de Sueldos Digital está prevista para todo el universo de empleadores. La propuesta de AFIP parece ser la de simplificar la labor de los empleadores y obtener información mucho más homogénea.
No hay dudas de que la calidad de la información se ve favorecida con este nuevo requerimiento. Pero en cuanto a la simplificación de tareas, aún le resta tiempo para cumplir con su cometido.
En la práctica depende de cada jurisdicción el cumplimiento de los requisitos extra que implican la rúbrica laboral, con lo cual esta tarea aún no ha disminuido. Aunque se espera que con el tiempo avance su adhesión en las distintas jurisdicciones.
Por el momento solo se ven incrementadas las tareas de los liquidadores de sueldos que deben compatibilizar los conceptos que se liquidan con los que establece la Administración. Para este punto es muy importante contar con un buen sistema actualizado que simplifique la carga de datos. Muchos de los programas vigentes se han adaptado a estos nuevos requerimientos y otros tantos han quedado obsoletos por este motivo. Aquellos usuarios que no se resignen a manejar los datos solo en planillas de Excel podrán tomar la labor extra de generar los archivos para exportar.
Te invitamos a conocer Xubio.com donde encontrarás una propuesta amigable, flexible y fácil de usar para contadores y empresas que desean cumplir con este nuevo régimen.
