Errores contables que deberías evitar

Junto con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que hablaremos sobre los errores contables y todo lo que tenés que saber sobre ellos: ¿Qué son los errores contables? ¿Cuáles son los errores contables más comunes? ¿Cómo detectarlos y evitarlos? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo! 

¿Qué son los errores contables?

Los errores contables son desviaciones no intencionadas en los registros contables o financieros de una entidad. Pueden surgir por diversas razones, como problemas de data entry (entrada de datos) malentendidos o errores conceptuales, omisiones de información de forma involuntaria o incluso problemas en los sistemas de software utilizados para la contabilidad. Estos errores pueden distorsionar la imagen económico-financiera de una empresa y llevar a decisiones inadecuadas basadas en información incorrecta donde se peligre la integridad de la organización.

¿Cuáles son los errores contables más comunes?

Algunos errores contables son más comunes que otros o se dan de una forma más regular en el desarrollo de una organización. Estos errores pueden afectar tanto a pequeñas empresas como a grandes corporaciones. Entre los errores contables más comunes se incluyen:

Errores de registro

 Estos ocurren cuando los datos se ingresan incorrectamente en los libros contables. Estos tipos de errores pueden ser tipográficos, alteraciones de cifras o entradas duplicadas por error humano.

Errores de omisión

 Estos errores se producen cuando se pasan por alto transacciones, operaciones o registros en los libros contables del ente. Esto puede deberse a descuidos en la entrada de datos o a la falta de comprensión de los actores involucrados en registrar las transacciones realizadas.

Errores de principios contable aceptados

 Suceden cuando se aplica incorrectamente un principio contable normalmente aceptado o se malinterpreta una norma contable, lo que puede llevar a una presentación incorrecta de los estados financieros. Para conocer los principios contables aceptados en nuestro país podés hacer click aquí para leer la Resolución Técnica N°54 del Consejo Profesional de Ciencias Económicas.

Errores de conciliación bancaria

 Si no se concilian correctamente las cuentas bancarias, es posible que se registren transacciones que no corresponden o se omitan transacciones importantes que se tengan en cuenta en la contabilidad de las organizaciones. Aprovechamos para dejarte una nota de nuestro blog donde hablamos de Conciliaciones Bancarias y métodos efectivos para realizarlas.

Errores en el cálculo

Los errores matemáticos simples pueden tener un impacto significativo en los estados financieros. Ya sea en el cálculo de totales, impuestos o depreciación, estos errores pueden llevar a informes inexactos.

¿Cómo detectar los errores contables?

La detección temprana de los errores contables es esencial para corregirlos antes de que causen problemas mayores en la organización financiera de una compañía. A continuación, te dejamos algunas estrategias para identificar errores contables:

• Conciliaciones regulares: Realizar conciliaciones bancarias y de cuentas periódicamente ayuda a identificar desvíos entre los registros contables y las transacciones reales realizadas y proponiendo ajustes a esos desvíos.

• Análisis de comportamiento de las cuentas contables: Observar las tendencias y comparar los números a lo largo del tiempo puede ayudar a detectar diferencias inusuales o inesperadas.

• Revisión exhaustiva: Realizar revisiones regulares de los registros financieros por parte de personal capacitado puede ayudar a identificar errores antes de que se conviertan en problemas graves. Acá tienen un papel muy importante los auditores externos que pueden ayudar a encontrar los errores puertas para adentro de la organización.

• Uso de software de contabilidad: Los sistemas de software de contabilidad modernos suelen incluir funciones de detección de errores que alertan sobre discrepancias o entradas incorrectas y con el avance de la tecnología se han convertido en piezas claves para los desvíos por errores contables humanos.

• Auditorías externas: Contar con un auditor externo para revisar los estados financieros puede proporcionar una perspectiva objetiva y detectar errores que podrían haberse pasado por alto. La mirada de un profesional que está fuera de la organización es clave para respetar la integridad de la información.

¿Cómo evitar los errores contables?

Prevenir los errores contables es fundamental para mantener la integridad de la información financiera de una entidad. Aquí hay algunas prácticas recomendadas para evitar los errores contables:

• Capacitación y formación: Proporcionar capacitación adecuada al personal encargado de la contabilidad es crucial para asegurarse de que comprendan los principios contables y los procedimientos de registro adecuado para cada organización.

• Procesos y controles internos sólidos: Establecer procesos y controles internos efectivos ayuda a prevenir errores al garantizar que las transacciones se registren y procesen de manera correcta y consistente.

• Revisión cruzada: Implementar revisiones cruzadas entre diferentes miembros del equipo contable puede ayudar a identificar y corregir errores antes de que lleguen a los informes financieros.

• Automatización: Utilizar software de contabilidad que automatice procesos puede reducir el riesgo de errores humanos al minimizar la entrada manual de datos y realizar cálculos precisos.

• Actualizaciones constantes: Mantenerse al día con los cambios en los principios contables y las normativas fiscales es esencial para asegurarse de que los registros estén en conformidad y sean precisos.

Pasos para corregir errores contables

En el caso de que los errores contables no se puedan evitar o ya el desvío ya esté realizado, será necesario corregir esos errores contables. Poder realizar los ajustes a tiempo es esencial para mantener la integridad de los registros financieros y evitar complicaciones a largo plazo. A continuación te dejamos algunos pasos que podés seguir para corregir errores de manera eficiente:

Identificación y Evaluación

El primer paso es identificar y evaluar el error. Esto implica revisar los registros financieros, identificar la naturaleza y la causa del error, y determinar su impacto en los estados financieros y en las decisiones comerciales.

Documentación Detallada

Es importante documentar de manera detallada el error identificado. Esto incluye describir cómo se produjo el error, cuándo se detectó, qué transacciones o cuentas se vieron afectadas y cualquier otra información relevante.

Corrección de los Registros

Una vez que se comprenda completamente el error, se deben tomar medidas para corregirlo en los registros contables. Esto puede incluir ajustar los montos, revertir registros contables incorrectas o realizar nuevas entradas para reflejar la información precisa.

Seguimiento de la Corrección

Después de realizar las correcciones, es fundamental hacer un seguimiento exhaustivo para asegurarse de que los registros financieros reflejen con precisión la situación corregida. Esto implica verificar nuevamente los números y realizar reconciliaciones para asegurarse de que todo esté en orden.

Comunicación Interna y Externa

Dependiendo de la gravedad del error, puede ser necesario comunicar la corrección a partes internas y externas interesadas. Esto podría incluir a los gerentes, el equipo contable, los accionistas, los inversores y auditores externos.

Medidas Preventivas

Una vez que el error se haya corregido, es esencial implementar medidas preventivas para evitar que se repita en el futuro. Esto puede implicar revisar y mejorar los procesos internos, proporcionar capacitación adicional al personal involucrado y fortalecer los controles internos.

Los 8 errores contables más comunes

1. No guardar los recibos o registros contables o tener un mal sistema de archivo
2. No hacer un seguimiento de los gastos operativos, de gestión y superiores del ente.
3. No clasificar de forma eficaz de las partidas de gastos o ingresos.
4. No realizar conciliaciones bancarias o de cuentas de forma periódica
5. No tener una copia de seguridad en papel.
6. No tener caja chica para gastos comunes
7. Clasificar de forma errónea de registros, o sub/sobre categorización.
8. Tratar de hacerlo sin ayuda de un profesional

En conclusión

Como vimos a lo largo del artículo, los errores contables son desvíos no intencionados de la precisión en los registros contables y financieros que pueden tener consecuencias significativas para una entidad. Identificar, prevenir y solucionar estos errores son aspectos esenciales de la gestión financiera efectiva. Al mantener procesos sólidos, contar con personal capacitado y utilizar herramientas tecnológicas, las empresas pueden minimizar la incidencia de errores contables y garantizar la integridad de su información financiera.

Los procedimientos adecuados para identificar, corregir y prevenir errores contables son esenciales para mantener el orden financiero y la integridad de cualquier empresa o entidad. La transparencia, la responsabilidad y la mejora continua son pilares en este proceso, asegurando que los errores sean tratados como oportunidades de aprendizaje y mejora en lugar de obstáculos insuperables.

Por último, un factor importante para minimizar los errores contables es acceder a un software de gestión que pueda automatizar la registración contable como también analizar y ajustar los desvíos que ocurran evitando así, graves errores humanos.

Por eso, aprovechamos a comentarte que existe una solución de gestión en la nube que ofrece varias funcionalidades para simplificar tu día a día como: emisión de facturas electrónicas, liquidación de sueldos, Si querés conocer más sobre este servicio, te recomendamos que ingreses a xubio.com  y resuelvas todas tus dudas.

Por último, si te gustó este artículo sobre errores contables, te invitamos a calificarlo y compartirlo en tus redes sociales.