La contabilidad de una pyme es vital para garantizar el control financiero y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Además, tiene una función fundamental para la toma de decisiones, al aportar información relevante sobre el negocio y el uso de los recursos disponibles.
A continuación vamos a contarte cuáles son las principales operaciones que debe registrar una compañía y enumerar algunas buenas prácticas para que esta tarea sea exitosa y eficiente. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es una pyme?
Pyme es una sigla que se utiliza para denominar a las pequeñas y medianas empresas de un país. Dentro de este grupo se incluyen a aquellas organizaciones que tienen una inversión inicial limitada, un número bajo de trabajadores y un volumen de ventas moderado.
Estas compañías son de gran importancia para el desarrollo económico, al aportar servicios básicos y generar empleo. Por lo general, poseen un modelo de negocio que opera a pequeña escala y apunta a un nicho específico del mercado.
A diferencia de las start ups, que aspiran a un desarrollo rápido y exponencial, las pymes buscan un crecimiento gradual, pero continuo. Se manejan de manera autónoma e independiente y no dependen de los grandes conglomerados económicos para subsistir.
Debido a que en la mayoría de los casos estas compañías se financian por sus propios medios, llevar una buena contabilidades clave para que puedan ser rentables a largo plazo.
¿Qué operaciones debe registrar una pyme?
La contabilidad de una pyme se encarga de examinar y controlar todas las actividades económicas del negocio. Su principal misión es optimizar la gestión de los recursos y brindar información valiosa para facilitar la planificación de las operaciones y la toma de decisiones.
Además, los datos aportados por esta disciplina juegan un rol preponderante para cumplir con las obligaciones fiscales, controlar los gastos, anticiparse a posibles problemas financieros y optimizar las inversiones.
Dentro de las operaciones que debe registrar una pyme se destacan:
- Los ingresos y los egresos de dinero: esto incluye a todas las compras y ventas de productos, bienes y servicios de la compañía, con sus respectivos montos, fechas y facturas.
- Los activos y los pasivos: los primeros engloban a todos los bienes y derechos con valor monetario, como maquinarias o inmuebles, que tienen el potencial de generar valor, tanto por su venta como por su uso o intercambio. En tanto, los segundos son los compromisos económicos que tiene la empresa como, por ejemplo, préstamos bancarios o facturas pendientes.
- Los movimientos del inventario: el control del stock es vital para optimizar los costos, reducir las pérdidas por obsolescencia y conocer el nivel real de existencias en los depósitos de la pyme. Esto permite hacer frente a la demanda de productos y ahorrar gastos de almacenamiento.
- El flujo de caja: el cash flow registra las entradas y salidas netas de dinero, para conocer los fondos reales disponibles con los que cuenta la compañía para hacer frente a sus gastos operativos.
- Las cuentas por cobrar y pagar: las primeras indican la cantidad total de efectivo que los clientes y otras empresas le deben a la pyme, mientras que las segundas marcan la deuda económica que esta tiene pendiente.
- La declaración y el pago de los impuestos: estos incluyen a todas obligaciones fiscales y tributarias de la empresa.
Por otro lado, la contabilidad de una pyme también se encarga de la elaboración de los balances y estados financieros, el registro de los movimientos bancarios, la facturación electrónica, los ajustes por inflación y la liquidación de los sueldos, entre otras tareas.
Consejos para llevar la contabilidad de una Pyme de forma eficiente
Para que la contabilidad de una pyme sea eficiente es importante separar las finanzas personales de las del negocio y mantener un registro ordenado de todas las actividades. También ayuda mucho contar con un presupuesto empresarial previo, que sirva como guía de las operaciones y facilite el control y el análisis de las principales variables económicas.
Además, para saber qué se debe pagar y los plazos con los que se cuenta, hay que conocer las obligaciones tributarias de cada tipo de emprendimiento y trabajar en la automatización de procesos. Esto último elimina las tareas manuales y repetitivas y permite conseguir información más fidedigna, que se actualice al instante con cada movimiento.
Dentro de los consejos para llevar la contabilidad de una pyme también hay que incluir las conciliaciones bancarias, que comparan los movimientos registrados en los libros contables con los extractos financieros de la compañía. Así, los contadores pueden validar los datos y detectar posibles errores y fraudes administrativos.
Otro aspecto a tener en cuenta es la planificación de una estructura de costos, que registre todos los gastos del emprendimiento. Su implementación no solo disminuye los costos innecesarios, sino que también favorece la administración de los recursos disponibles y optimiza la eficacia operativa.
Por otro lado, para mejorar la contabilidad de una pyme hay que establecer metas financieras realistas, que posibiliten un desarrollo sostenible y rentable a largo plazo. Además, hay que gestionar el flujo de caja de manera adecuada, proyectando posibles gastos y negociando condiciones favorables de pago con proveedores y clientes.
En caso de necesidad, podés buscar financiar las facturas pendientes u obtener una línea de crédito para sostenerte en los meses del año con menos movimiento en el mercado.
Buenas prácticas para llevar a cabo la contabilidad de una pyme
Gran parte del éxito de la contabilidad de una pyme dependen de la claridad y el control que se tengan sobre las principales operaciones del negocio. Por eso, es clave llevar un registro ordenado de todos los ingresos y egresos de dinero y de productos y ajustar y vigilar los tiempos de pago de los clientes y los proveedores.
Asentar toda esta información en papel o en un disco rígido implica un trabajo lento, tedioso y propenso a errores, que además dificulta la consulta de los datos. La solución ideal para evitar este problema es recurrir a un sistema de contabilidad en línea, que permita almacenar todo en la nube de una forma rápida y sencilla.
Para ello solo hay que elegir un software contable y conectarse a la plataforma desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a Internet. De esta manera, es posible actualizar toda la información económica de la pyme con cada movimiento y realizar balances, informes de resultados y evaluaciones a futuro.
Como parte de las buenas prácticas para llevar a cabo la contabilidad de una pyme, también podés utilizar las tecnologías digitales para guardar y hacer un seguimiento de facturas, recibos, comprobantes de pagos, contratos y otros documentos, manteniéndolos seguros y accesibles desde cualquier lugar.
También ayuda mucho establecer un plan de cobros que garantice la recaudación de las deudas pendientes, y la realización de cierres contables al terminar cada período –trimestral, semestral o anual-, con el objetivo de calcular los saldos finales y generar balances financieros que posibiliten su evaluación.
Por último, si la contabilidad de una pyme se vuelve muy complicada o te quita tiempo valioso para dedicar al negocio, podés buscar asesoramiento profesional para optimizar su gestión y cumplir con tus obligaciones fiscales sin que se vuelva un dolor de cabeza.
¿Cómo Xubio te ayuda a llevar la contabilidad de una pyme?
Xubio es una solución de contabilidad en la nube que además permite la emisión de facturas electrónicas, el envío de presupuestos personalizados, el control del stock de mercaderías, el manejo de las cuentas a cobrar, la liquidación de los sueldos, los ajustes por inflación automáticos, el cálculo de los impuestos y la gestión de reportes de ventas y datos financieros.
La misma tiene una interfaz muy intuitiva y no hacen falta grandes conocimientos informáticos para utilizarla. Como diferenciador incluye todos sus servicios en los pagos mensuales -sin costos adicionales ni contratos- y es posible cancelar su suscripción en todo momento cuando el usuario quiera.
Además, ofrece una prueba gratis de 14 días para cualquiera de sus planes y cuenta con una opción totalmente sin costo para pymes. Esta última no tiene límites de tiempo e incluye la emisión de 10 comprobantes de venta y de compra por mes, ajuste por inflación y la posibilidad de usar la app móvil, entre otras funcionalidades.
Por otro lado, gracias a una alianza con Interbanking, Xubio incorporó recientemente Open Finance a sus servicios, para automatizar las conciliaciones bancarias de sus clientes. Estos ahora pueden importar todos tus movimientos y conectar a más de 50 bancos de Argentina sin salir de la plataforma.
En conclusión
La contabilidad de una pyme es fundamental para mantener su situación financiera en orden, cumplir con las obligaciones legales y optimizar la eficiencia de las operaciones. Los softwares de gestión empresarial son muy útiles para facilitar esta tarea y tomar mejores decisiones a futuro basadas en datos concretos.
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