¿Cómo calcular las vacaciones de tus empleados?

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En esta nota vamos a desarrollar el tema de las vacaciones: Primero haremos una breve introducción mencionando en qué consisten, los requisitos para su goce, cuántos días corresponde su otorgamiento,  el cómputo, y la época de otorgamiento. Posteriormente explicaremos cómo calcular las vacaciones y qué es el plus vacacional. ¡Seguí leyendo!

A modo introductorio, vamos a aclarar que las vacaciones se encuentran reguladas en la Ley de Contrato de Trabajo, en el capítulo I. Pero esta regulación se refiere a los trabajadores en general, porque tengamos en cuenta que hay determinados trabajadores cuya relación laboral no encuadra en la Ley de Contrato de Trabajo ya que tienen otra ley específica. Es el caso, por ejemplo, del personal de casas particulares y trabajadores agrarios. En estos casos habrá que analizar qué establece esa regulación respecto de las vacaciones, también denominadas Licencia anual ordinaria.

Las vacaciones

Las vacaciones o licencia anual ordinaria es el período de tiempo de descanso obligatorio establecido para el empleado. En el lapso de tiempo en que el trabajador se encuentra de vacaciones, no concurre a trabajar pero percibe remuneración.

Esto es obligatorio, es decir el empleador está obligado a otorgarle las vacaciones a los trabajadores y a su vez estos no pueden negarse a su goce.

Como cumplen la función reparadora de descanso para el trabajador, no son compensables en dinero, salvo que se trate de indemnización por vacaciones no gozadas en caso de extinción del contrato laboral. Este es el único supuesto en que la licencia anual puede compensarse con dinero. De lo contrario, es ilegal. Reiteramos que por tratarse de un período de tiempo en que el trabajador descansa y repone su fuerza laboral, es el motivo por el cual no pueden cobrarse.

¿Cómo calcular las vacaciones y cuál es la época de otorgamiento?

Para calcular las vacaciones hay que tener en cuenta la antigüedad del trabajador al 31 de diciembre de cada año. En el siguiente cuadro podemos ver cuántos días de vacaciones corresponden de acuerdo a la antigüedad:

DÍAS DE VACACIONESANTIGÜEDAD
14Hasta 5 años
21Mayor a 5 años y hasta 10 años
28Mayor a 10 años y hasta 20 años
35Mayor a 20 años

Siempre hablamos de días corridos.

Por ejemplo, supongamos que se trata de un trabajador que le corresponden 14 días corridos de vacaciones: toma las vacaciones a partir del lunes 28/11/2022. Debe reincorporarse a trabajar entonces, el lunes 12 de diciembre de 2022 porque se computan 14 días corridos, quedando descartados los días de feriados o fines de semana que hubiera en el lapso de esos 14 días.

Las licencias deben iniciar los días lunes o día hábil siguiente si fuera feriado.

Hay que tener especial atención con los convenios colectivos de trabajo de cada gremio. Aclaramos esto porque cada convenio puede establecer condiciones más beneficiosas para los trabajadores que la misma Ley de Contrato de Trabajo (LCT). Si fuera así, habría que regular las licencias de acuerdo a lo que establezca el convenio colectivo y no la LCT. Por ejemplo, hay convenios que establecen el cómputo de días hábiles (no corridos).

En cuanto a la época de otorgamiento, el empleador deberá conceder el goce de las mismas entre el 1ºde octubre y el 30 de abril del año siguiente, notificándolo con 45 días de anticipación.

Hay que tener en cuenta que hay empresas que suelen cesar sus actividades unos días, cierra el establecimiento, y de esta manera todos los empleados se toman las vacaciones en forma simultánea. Si esto no fuera así, y las vacaciones se otorgaran de forma rotativa a los empleados, el empleador debe otorgarlas de manera que cada empleado pueda tomarse las vacaciones al menos una vez cada tres años en época de verano.

Otra cuestión importante, es que, cuando hablamos que la antigüedad se computa al 31 de diciembre, independientemente que el trabajador se haya tomado las vacaciones antes. Es decir, si se trata de un empleado que se toma las vacaciones a partir del lunes 7/11/2022, para saber cuántos días le corresponden hay que ver la antigüedad que tiene al 31/12/2022.

Suponemos en este caso, fecha de ingreso 01/12/2012. Entonces la antigüedad al 31/12/2022 son 10 años. Por lo tanto le corresponderán 28 días corridos de vacaciones aunque las vacaciones las inicie el 7/11/2022, antes de cumplir los 10 años.

¿Pueden acumularse las vacaciones? Si, pero solo un tercio del período de vacaciones que hubiera correspondido en el período inmediato anterior.

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Requisitos para el goce de las vacaciones

Para poder acceder al goce de las vacaciones es requisito haber trabajado como mínimo la mitad de los días hábiles del año calendario.

Si el trabajador no llega a haber cumplido esa cantidad de días, se tomará vacaciones de todas formas pero la cantidad de días que se le liquidarán será 1 día por cada 20 días efectivamente trabajados.

¿Qué sucede con las vacaciones no gozadas?

El caso de extinción del contrato de trabajo, que habilita al trabajador a percibir una suma en concepto de vacaciones no gozadas, es el único caso legal en que se compensan las vacaciones con una suma de dinero.

Para calcular las vacaciones en este caso hay que determinar la proporción de los días de vacaciones que le hubiera correspondido al trabajador en caso de haber prestado servicios en todo el año calendario completo, y calcular la proporción de acuerdo a los días efectivamente trabajados en el año.

Se hace el cálculo de la suma de dinero que le corresponde percibir por esos días y éste concepto formará parte de su liquidación final.

¿Cómo calcular las vacaciones?

Luego de haber efectuado un análisis de las vacaciones y los requisitos para su goce, analizaremos cómo se calculan.

El artículo 155 de la LCT establece que para calcular las vacaciones en el caso de empleados con remuneración mensual hay que dividir por 25 el sueldo bruto. Posteriormente se multiplica el valor así obtenido por la cantidad de días que le corresponden de vacaciones. Y así obtenemos la suma que el trabajador percibirá en concepto de vacaciones.

Este cálculo da lugar a lo que conocemos como Plus Vacacional, porque a los efectos del cálculo de vacaciones dividimos por 25 el sueldo. Sin embargo, para calcular el sueldo de los restantes días del mes en que el trabajador fue a trabajar, debemos dividir el sueldo por 30.

Podemos verlo reflejado en un caso práctico:

Se trata de un empleado, suponemos, de 6 años de antigüedad al 31/12/2022. Su sueldo mensual bruto se compone de la siguiente manera:

Sueldo básico     90.000,00
Antigüedad       5.400,00
Presentismo       7.950,00
TOTAL SUELDO BRUTO  103.350,00

Lo primero que hay que analizar es cuántos días de vacaciones le corresponden. Como su antigüedad es de 6 años, le corresponden 21 días corridos de vacaciones.

Entonces hacemos el cálculo:

Sueldo bruto total  103.350,00
Dividido 25 días       4.134,00
Mutiplicado por 21 días vacaciones     86.814,00                                            

Y así obtuvimos la suma a percibir en concepto de VACACIONES, por los 21 días de licencia que le corresponden: en este caso $86.814.

Ahora bien, nos falta calcular el sueldo que percibirá por los días del mes que efectivamente trabajó, que serán 9 días (30 días del mes menos 21 de vacaciones). Para esto dividimos el sueldo mensual por 30:

Sueldo bruto total  103.350,00
Dividido 30 días       3.445,00
Mutiplicado por 9 días trabajados     31.005,00

Entonces, el empleado recibirá una liquidación como la siguiente, el mes en que se haya tomado vacaciones, por los días trabajados más los días de licencia:

Sueldo bruto     27.000,00 
Antigüedad       1.620,00$ 31.005
Presentismo       2.385,00
Vacaciones     86.814,00
TOTAL  117.819,00

El plus vacacional surge de restar su remuneración bruta mensual, lo percibido incluidas las vacaciones:

$117.819 – $103.350 = $14.469

Que es lo mismo que calcular la diferencia entre: dividir el sueldo bruto por 30 y multiplicarlo por los días de vacaciones y dividir el sueldo bruto por 25 y multiplicarlo por los días de vacaciones. En nuestro ejemplo:

Sueldo bruto total  103.350,00Sueldo bruto total     103.350,00
Dividido 30 días       3.445,00Dividido 25 días         4.134,00
Mutiplicado por 21 días vacaciones     72.345,00Mutiplicado por 21 días vacaciones       86.814,00

Diferencia: $86.814 – $72.345 = $14.469.

Otra manera de reflejarlo en el recibo de sueldo, es liquidar el sueldo bruto mensual, descontar los días no trabajados y exponer las vacaciones. Así puede visualizarse con más claridad este plus vacacional. Siguiendo el ejemplo, la liquidación será la siguiente:

 HABERES DESCUENTOS
Sueldo básico     90.000,00
Antigüedad       5.400,00
Presentismo       7.950,00
Descuento días o trabajados       72.345,00
Licencia por vacaciones     86.814,00 
  190.164,00       72.345,00
TOTAL A COBRAR     117.819,00

Y llegamos a la misma suma a cobrar que calculamos anteriormente. Donde $72.345 surge de dividir el sueldo por 30 y multiplicarlo por los 21 días que estuvo de vacaciones, y $86.814 surge de dividir el sueldo por 25 y multiplicarlo por 21 días de vacaciones.

Simplemente son diferentes formar de exponer lo mismo.

Conclusión

Las vacaciones o licencia anual ordinaria es el período de tiempo de descanso obligatorio establecido para el empleado. En el lapso de tiempo en que el trabajador se encuentra de vacaciones, no concurre a trabajar pero percibe remuneración.

Como dijimos, su otorgamiento y goce son obligatorios, no pudiéndose compensar con sumas de dinero.

Para saber cuántos días de vacaciones corresponden hay que analizar la antigüedad del trabajador.

Para calcular las vacaciones en el caso de empleados con remuneración mensual hay que dividir por 25 el sueldo bruto. Posteriormente se multiplica el valor así obtenido por la cantidad de días que le corresponden de vacaciones. Y así obtenemos la suma que el trabajador percibirá en concepto de vacaciones.

Como siempre destacamos, es importante contar son sistema de liquidación de sueldos, como Xubio, que simplifique estos cálculos, ya que nos permiten saber con exactitud la antigüedad del empleado, su sueldo bruto, y automatizar el cálculo de las vacaciones, reduciendo margen de error. Si querés conoce más sobre esta solución de gestión, te recomendamos ingresar a xubio.com

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