Buenas prácticas para realizar un ajuste de inventario

Junto con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que hablaremos sobre las buenas prácticas al realizar un ajuste de inventario y todo lo que hay que saber sobre ellos: ¿Qué es un ajuste de inventario? ¿Para qué sirve? ¿Cómo se hace? ¿Cuándo se realiza un ajuste de stock? ¿Cuándo se tiene que presentar el libro de inventarios y balances? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo! 

¿Qué es un ajuste de inventario y para qué sirve?

En el mundo económico, empresarial y comercial, el inventario es uno de los activos más importantes que posee una organización. Es indispensable para el giro normal y desarrollo diario y para el éxito financiero a largo plazo.

El inventario está compuesto de todos los bienes tangibles (que se pueden tocar y ver) que la empresa tiene en su posesión para la venta, producción o transformación.

Mantener un inventario ordenado, preciso y controlado es crucial para evitar pérdidas y maximizar ganancias y para tener un control de los bienes de cambio que posee un ente a determinada fecha. El ajuste de inventario es el proceso que permite que esto ocurra.

Pero, ¿qué es un ajuste de inventario? Es el proceso mediante el cual se revisa, controla y actualiza la cantidad de mercadería de una empresa. Su objetivo es asegurarse de que la cantidad física de bienes coincida con la cantidad indicada en los registros contables de la compañía. Además, sirve para detectar y corregir posibles errores.

En términos prácticos un ajuste de inventario es una modificación ya sea disminución o aumento de mercaderías según sus entradas y salidas del depósito o almacén.

¿Cuándo se realiza un ajuste de inventario?

Los ajustes de stock se tienen que realizar con criterio si sucede alguna de las siguientes situaciones:

Diferencias entre las existencias físicas y contables

Si luego del conteo de inventario hay desvíos entre la cantidad física de artículos en el depósito y las cantidades registradas en el sistema de inventario, se debe realizar un ajuste de inventario para corregir esas diferencias.

Cambios en la política de inventario

Si la empresa cambia su política de inventario, como puede ser la periodicidad con la que se realizan los recuentos o la forma de valorización de los artículos de inventario, se debe realizar un ajuste de inventario para reflejar los cambios.

Cambios en el personal responsable del inventario

Si hay cambios en el personal responsable del inventario, se debe realizar un control de inventario para asegurarse de que la documentación de inventario esté actualizada. En el caso de que no lo esté, se debe hacer un ajuste del stock.

Cambios en el volumen de ventas

Si hay cambios significativos en el volumen de ventas de la empresa, se debe realizar un ajuste de inventario para reflejar estos cambios y garantizar que la empresa tenga suficiente mercadería para satisfacer las demandas futuras.

Robos y roturas

Los robos y las roturas de productos hacen que haya una diferencia entre las existencias reales y las registradas. Es por eso que si ocurre alguno de estos dos factores, es necesario realizar un ajuste de stock.

Tipos de ajuste de inventario

Existen tres tipos de ajustes de stock. Entre ellos se encuentran:

Aumentar cantidad

Se realiza cuando se aumenta la cantidad de productos disponibles y se ajusta su valor total utilizando el costo promedio actual o el precio de costo que ingresa en el ajuste.

Reducir cantidad

Disminuye la cantidad del producto en la actualidad y ajusta su valor total utilizando el costro promedio actual.

Revaluación

Se realiza cuando se debe ajustar el costo promedio y el valor total del artículo. Sin embargo, en este caso no se cambia la cantidad total de productos.

¿Cómo se hace un ajuste de inventario?

A continuación te contamos cómo se hace un ajuste de inventario paso a paso.

Seleccioná un equipo de trabajo

Es clave que puedas crear un buen equipo de trabajo. Todas las personas que lo integren deben estar familiarizadas con el inventario y el proceso de control. Además, deben es un plus si tienen experiencia en el manejo de herramientas de control de stock.

Programá un control de inventario

Si no realizamos un control de inventario, no podemos hacer los ajustes necesarios ya que del control se detectan los desvíos. Es importante programar el control y comunicarlo para que haya la menor cantidad entradas y salidas de mercadería posible en ese período. Esto ayudará a que el proceso sea más eficiente y que no se interrumpa la actividad diaria.

Hacé un conteo del inventario

 La fase de conteo es muy importante y por eso es fundamental hacerlo de forma integral y con criterio. Acá es donde el equipo de trabajo debe contar todos los artículos impresos previamente del sistema de stock electrónico, registrar las cantidades y verificar los resultados. La periodicidad del conteo va a depender de las necesidades de la compañía.

Analizá si hay desvíos y realizá el ajuste de inventario

Después de hacer el conteo es la hora de realizar los ajustes de inventario, de ser necesario. Recordá registar los cambios en el sistema que utilices y poner qué tipo de ajuste se realizó.

Actualizá la documentación

Después de analizar los resultados es importante actualizar la documentación de inventario de la empresa. Esto incluye actualizar los registros de inventario, informes financieros y otros documentos relevantes para reflejar las cantidades reales de existencias.

Comunicá los resultados

Es importante comunicar los resultados del ajuste de inventario a todos los usuarios y sectores que sean de interés, incluidos los de compras, ventas y finanzas. Esto ayudará a garantizar que todos estén al tanto de los cambios realizados.

5 buenas prácticas para realizar un control y ajuste de inventario

A continuación, te detallamos 5 prácticas esenciales a la hora de realizar un conteo y ajuste de inventario en una empresa.

Planificá y prepará tu control de stock

Es importante planificar y preparar el ajuste de inventario con anticipación. Esto incluye establecer objetivos claros, seleccionar un equipo de trabajo, programar el ajuste de inventario y preparar el área de trabajo para poder realizarlo de una manera efectiva y eficaz.

Utilizá de herramientas de conteo de inventario

Las herramientas de conteo de inventario, como los escáneres de códigos de barras, pueden ayudar a mejorar la precisión del conteo y reducir los errores humanos.

Realizá Verificación cruzada

Es importante realizar una verificación cruzada de los resultados del control de inventario para garantizar que no haya errores y que todas las diferencias se hayan resuelto correctamente.

Mantener registros precisos

Es importante mantener registros precisos del inventario en todo momento. Esto incluye actualizar los registros de inventario regularmente y documentar cualquier ajuste realizado en el inventario. Otro punto importante es indicar qué tipo de ajuste se realizó. Para este punto te recomendamos incorporar una solución de gestión como Xubio, que te permite tener toda la información de tu inventario en un solo lugar y lo actualiza con cada ingreso y egreso.

Comunicación

Es importante comunicar los resultados del ajuste de inventario a todos los departamentos relevantes de la empresa y tomar medidas para corregir cualquier problema identificado durante el proceso.

En conclusión

Como vimos a lo largo del artículo, el ajuste de inventario es un proceso vital para cualquier empresa que maneje un stock de mercaderías. Mantener un inventario preciso es muy importante para evitar pérdidas financieras y garantizar que la empresa tenga suficiente mercadería para satisfacer las futuras demandas de clientes.

En el momento del control, para realizar un ajuste de inventario efectivo, es importante planificar y preparar con anticipación, utilizar herramientas de conteo de inventario, como también realizar una verificación cruzada de los resultados, mantener registros precisos y comunicar los resultados a todos los departamentos relevantes de la empresa.

Es necesario hacer énfasis que el ajuste de inventario no es un proceso único. Se debe realizar de forma periódica para que el inventario se mantenga siempre actualizado. La frecuencia de los ajustes de inventario puede variar según el tipo de empresa y la cantidad de inventario que manejen o el criterio que tomen los responsables del área. Algunas empresas pueden realizar ajustes de inventario diariamente, mientras que otras pueden hacerlo mensualmente o trimestralmente según el movimiento y rotación del stock.

El ajuste de inventario puede ser un proceso tedioso y requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, es fundamental para el éxito a largo plazo de una empresa.

Siguiendo las buenas prácticas y utilizando herramientas adecuadas, las empresas pueden asegurarse de que su inventario esté actualizado en todo momento. Esto les permitirá tomar decisiones sobre la gestión del inventario y garantizar el éxito a largo plazo de la empresa.

Si te gustaría incorporar a tu día a día una solución de gestión que te permita realizar un correcto control de stock, te recomendamos que ingreses a xubio.com.

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