El diagrama de flujo de procesos es una herramienta de gestión muy útil para las empresas. En este artículo vamos a contarte para qué sirve, cuáles son sus beneficios, los tipos que hay y los principales elementos que lo componen. ¡Seguí leyendo!
¿Qué es un diagrama de flujo de procesos?
El diagrama de flujo de procesos (DFP), también conocido como flujograma, es una representación gráfica que ilustra los pasos y las relaciones que existen entre los principales componentes de una actividad determinada. Se lo utiliza para crear, analizar, evaluar o mejorar tareas específicas del negocio, al ofrecer una perspectiva completa de las mismas y las distintas etapas que la integran.
Esta herramienta se utiliza en un gran número de sectores como, por ejemplo, la gestión de proyectos, la ingeniería química, el desarrollo de softwares, la manufacturación, la logística y la administración. Para representar la información emplea un sistema de símbolos específico, que facilita su diseño y la explicación visual de cada una de sus fases.
En base a la información aportada por el diagrama es posible resolver problemas, tomar acciones de mejora, optimizar al máximo los recursos disponibles y eliminar aquellos pasos que dificultan la actividad o no generan valor real para el cliente.
Para que sea efectiva, su representación gráfica debe ser clara y bien estructurada, ilustrando las interacciones y los aportes concretos de cada etapa al resultado final de la tarea en cuestión.
Origen del diagrama de flujo de procesos
El flujograma fue creado en el año 1921 por los ingenieros Frank y Lillian Gilbreth, quienes lo presentaron por primera vez en un proyecto para la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (American Society of Mechanical Engineers – ASME) de los Estados Unidos.
Este matrimonio, pionero en la optimización del trabajo a partir del análisis científico, buscó con su uso mejorar la efectividad de los procesos industriales y de maquinaria, describiendo cada una de las etapas involucradas en los mismos y reduciendo aquellas que no eran necesarias para alcanzar el resultado final.
Desde entonces los diagramas DFP se hicieron cada vez más populares, debido a su flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa. Esto es así ya que pueden modificarse con sencillez a medida que las tareas evolucionan o se producen cambios en la organización.
Para facilitar su comprensión universal y optimizar sus resultados, en 1947 la ASME estandarizó el sistema de símbolos utilizados para su representación. Más adelante, en 1970, este fue adoptado por la International Organization for Standardization (ISO), una entidad reconocida a nivel mundial por sus normativas de gestión de calidad.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo de procesos?
El diagrama de flujo de procesos puede utilizarse para diferentes propósitos. Entre los principales se destacan:
- Crear un nuevo proyecto, documentar cada uno de sus pasos y evaluar los pros y contras de su implementación.
- Mejorar las actividades ya existentes, identificando posibles problemas y eliminando las tareas duplicadas o que no generan valor real.
- Facilitar la toma de decisiones, al aportar claridad visual e información valiosa sobre las operaciones.
- Estandarizar procesos, con el fin de unificar patrones de funcionamiento, minimizar los errores y garantizar una calidad sin variaciones.
- Reducir costos, al detectar las fuentes de despilfarro, ahorrar tiempo y optimizar el uso de los recursos disponibles.
- Aportar una herramienta clara y sencilla para capacitar a los nuevos empleados sobre las actividades desarrolladas en la empresa y su funcionamiento.
- Promover la comunicación interna y el trabajo en equipo, al facilitar la comprensión global de las tareas analizadas y el aporte específico de cada una de las áreas involucradas.
De esta manera, el flujograma ofrece una visión clara y práctica sobre las operaciones, lo que ayuda a optimizar los controles de calidad y generar procesos más eficientes. Esto mejora la competitividad y la rentabilidad general del negocio, y permite descubrir cuáles son las iniciativas que tienen un mayor impacto en los resultados para poder darles prioridad.
Por otro lado, el poder gráfico y visual del diagrama de flujo de procesos hace que trascienda las barreras del idioma, facilitando su comprensión y la participación de empleados de distintos niveles en su análisis y la toma de acciones correctivas.
Tipos de diagramas de flujo de procesos
De acuerdo a su funcionalidad y uso, existen diferentes tipos de diagramas de flujo de procesos. Entre los más utilizados se encuentran:
- El diagrama de flujo general, que realiza una descripción simple de las actividades analizadas, proporcionando una visión macro de las mismas, sin entrar en detalles técnicos. Se emplea para conocer sus principales pasos y detectar los problemas más generales.
- El diagrama de flujo lógico, usado para descubrir errores de funcionamiento, cuellos de botella y otros inconvenientes que pueden causar problemas o interrupciones en el proceso.
- El diagrama de flujo estándar, que se emplea para definir el paso a paso de un proceso y definir una norma para ejecutar las tareas que sirva como guía a futuro.
- El diagrama de flujo de decisiones, utilizado para justificar una medida determinada y anticipar las posibles consecuencias de su adopción.
- El diagrama de flujo de documentos, que muestra cómo se generan, almacenan y procesan los registros dentro de la organización. Es el más utilizado por áreas administrativas para entender el manejo de reportes y formularios de la empresa.
- El diagrama de flujo de productos, que ilustra todas las etapas que atraviesa un artículo, desde su fabricación hasta su venta.
- El diagrama de flujo de sistema, que grafica la interacción entre los distintos componentes de una red. Se emplea por ejemplo en entornos tecnológicos para desarrollar programas, diseñar algoritmos o mostrar la relación entre softwares, hardware y usuarios.
Elementos de un diagrama de flujo de procesos
Los flujogramas utilizan símbolos estándar que facilitan su rápido diseño y comprensión, cada uno de los cuales tiene un significado específico. Entre los principales elementos de un diagrama de flujo de procesos se encuentran:
- El óvalo: indica el inicio o el fin de una secuencia, o una interrupción programada de la misma.
- El rectángulo: implica acción y se usa para describir cualquier actividad o etapa.
- El diamante: marca una decisión que hay que tomar, tras lo cual suelen abrirse dos caminos en función de la elección realizada.
- La flecha: conecta a dos bloques y señala el orden de las operaciones y la dirección de flujo.
- El paralelogramo: indica la entrada o salida de información.
- El círculo: es un conector que se utiliza para reemplazar líneas largas.
- El pentágono: es otro conector empleado para unir objetos que están en páginas diferentes.
- El triángulo invertido: señala que un documento fue archivado o integrado al expediente.
- El rectángulo con doble lateral: muestra un proceso que ya ha sido predefinido en otro lugar.
De acuerdo con el estándar occidental, los diagramas de flujo de procesos se leen de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.
Consejos para diseñar un diagrama de flujo de procesos
Antes de iniciar un flujograma es necesario identificar la actividad a analizar, definir el propósito de su representación y establecer las distintas etapas que lo componen. Para ello, es importante consultar a todas las áreas involucradas y definir un orden cronológico de cada una de las tareas asociadas.
A continuación, en función de los objetivos fijados, hay que delimitar el alcance del DFP. Por ejemplo, para algunas evaluaciones es mejor graficar el ciclo completo, mientras que para otras conviene centrarse en una secuencia determinada.
Tené en cuenta que mientras menos abarques y más sencillo sea el diseño, más fácil será comprender el funcionamiento del proceso y detectar errores y problemas. Por el contrario, si el mismo está muy cargado de información, quedará confuso y no cumplirá su propósito.
Una vez definidos los límites, podés comenzar a crear el diagrama, asignando los símbolos específicos para cada uno de los pasos identificados. El diseño puede ser hecho a mano o mediante el uso de softwares o plantillas específicas para esta tarea. Lo ideal es que la figura entre toda en una sola página para simplificar su visualización y facilitar la lectura.
Una vez que el flujograma está listo, podés compartirlo con tu equipo y el resto de los sectores involucrados para perfeccionarlo, evaluarlo, estandarizar su funcionamiento o implementar acciones correctivas. Por último, no te olvides que los procesos cambian constantemente, por lo que es importante mantener el DFP actualizado con revisiones periódicas.
En conclusión
El diagrama de flujo de procesos es una herramienta de gestión empresarial muy útil para analizar las operaciones, evaluar sus resultados y detectar oportunidades de mejora. Su uso ayuda a optimizar la eficiencia, reducir costos y eliminar posibles problemas y errores de funcionamiento. Además, sirve para estandarizar tareas y capacitar a los empleados.
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