Para poder llevar a cabo una buena contabilidad y proporcionar información de calidad a los usuarios de un ente u organización no solo se necesita de una estructura idónea y de procesos que justifiquen y avalen cada movimiento financiero o económico, sino que también es de vital importancia llevar al día los registros contables en documentos físicos que muestran el avance día por día de la empresa como también así sus cambios cualitativos y cuantitativos.
Por eso, con el equipo de Xubio te acercamos este artículo en el que te contamos todo sobrelos libros contables: ¿Que son los libros contables? ¿Para qué sirven? ¿Cuáles son los tipos de libros contables? ¿Cómo rubricar un libro contable? En pocos minutos de lectura te responderemos estas preguntas y muchas más ¡Seguí leyendo!
¿Qué son los libros contables y para qué sirven?
Los libros contables, también denominados libros del comercio o libro de contabilidad, son documentos físicos que permiten a las empresas llevar una contabilidad ordenada facilitándoles el seguimiento cronológico de sus operaciones financieras y económicas.
En estos libros contables es donde se registran todos los hechos económicos que suceden en la empresa y desempeñan un papel esencial en la gestión de cualquier organización con la finalidad de proporcionar información de calidad y eficaz para la correcta toma de decisiones como también para definir aquellos ajustes necesarios para corregir el rumbo de la organización.
El formato de estos libros contables es de forma cronológica, actualizada y sin ninguna información alterada que no haya sido debidamente salvada. También debe llevarse en idioma español y en moneda nacional.
En todos los casos, los libros deben estar rubricados y validados por un escribano publico para que tengan validez legal.
¿Cuáles son las características de los libros contables?
Ahora que ya sabés qué son los libros contables, te detallaremos sus características principales.
- Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
- Registran información contable, económica y financiera cierta.
- Los registros que lo componen se denominan asientos contables y se realizan en orden cronológico.
- La información se asienta de manera ordenada y sistemática
- Tiene plena validez legal ya que están rubricados por escribanos públicos y se transforma en un instrumento privado.
- En la actualidad pueden llevarse en papel o pueden llevarse también de forma digital mediante el sistema de hojas móviles.
¿Cuáles son los libros contables obligatorios?
Los libros contables pueden ser de carácter obligatorio o de carácter voluntario.
Ambos son indispensables para llevar correctamente la contabilidad de una empresa, pero los obligatorios son requeridos por los organismos de control y los voluntarios son aquellos que auxilian y brindan más información para que los datos de la empresa tengan mayor calidad y aporten valor.
Registros contables obligatorios o indispensables:
Como su nombre lo indica, son los libros son exigidos legalmente por el Código de Comercio, Ley de Sociedades Comerciales y por diferentes resoluciones de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
El Código de Comercio en el ART. 44 establece como libros indispensables al Libro Diario y el libro de Inventario y Balance.
El libro Diario:
En este libro contable se registran todas las operaciones que la empresa realiza diariamente asentando la información de forma cronológica mediante la implementación de asientos contables.
El libro diario muestra todas las operaciones económicas y financieras que se realizan en un determinado periodo de tiempo detallando el tipo de operación.
Las cuentas se debitan y acreditan para reflejar las variaciones que los hechos económicos producen tanto cuantitativas como cualitativas.
El diseño de un libro diario consta, por lo general, de 5 columnas:
- Fecha
- Detalle
- Referencia al mayor o código de cuenta
- Debe
- Haber
El libro de Inventarios y Balances
Este libro registra los bienes, créditos y deudas de una empresa o comerciante desde el inicio hasta el final del detalle del patrimonio.
Acá se van a asentar los balances que surjan de los diferentes ejercicios. Es esencial registrar al detalle las deudas y bienes, adjuntando a fines de cada año un análisis de las deudas, los activos físicos y otros datos derivados del tipo de rubro en que se desempeñe la firma.
Registros no obligatorios
Este tipo de libros no son exigidos por ley, sino que son los que la empresa crea necesario tener dependiendo de cada actividad que se realice y de la información que quiera aportarle a los usuarios internos y externos de la misma.
- Libro Mayor: Este libro refleja el resumen de todas las operaciones que se han asentado en el libro diario permitiendo tener una visión mas global de los movimientos del ente.
- Libros auxiliares: estos se diferencian de los anteriores porque son opcionales y se emplean según las necesidades y las políticas de las empresas que lo requieran. Son registros alternativos que facilitan la gestión financiera de la organización en cuestión.
- Estado de flujos de efectivo: registra las entradas y salidas de dinero en efectivo de la empresa y es opcional para que la empresa tenga más información sobre el origen de los fondos y como se aplican los mismos.
¿Cómo hacer la rúbrica y copiado de los libros contables?
Los libros contables en los que se van a asentar las operaciones del ente tienen la obligación de estar rubricados ante el Registro Público de Comercio de la jurisdicción donde la empresa tiene su domicilio legal.
En el caso de la Ciudad de Buenos Aires, el Registro Público de Comercio es llevado por la Inspección General de Justicia (IGJ), organismo dependiente del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la nación.
En la práctica, la rúbrica de un libro contable se trata de una oblea que se coloca en la primera hoja del libro donde consta: el número que identifica al libro, la denominación de la empresa, el nombre del libro, el número del libro y la cantidad de folios.
Los libros deben estar encuadernados y cumplir con ciertos requisitos para que las operaciones de la empresa sean consideradas válidas. Cuando se llevan en legal forma, se presupone que la información que llevan los libros es cierta y pueden ser prueba favorable para la empresa ante, por ejemplo, un posible juicio.
En cuanto a la forma de llevarlos, la registración debe ser cronológica, actualizada y sin alteraciones que no se hubieran salvado. Deben llevarse en idioma y moneda nacional y pueden ser impresos en una imprenta o llevados a mano de puño y letra.
¿Cómo anular una hoja de un libro contable?
Cuando se presente la situación de que una hoja de un libro contable se necesite anular por error, omisión o cualquier defecto que tenga su contenido, se podrá anular mediante el trazado de una línea diagonal a lo largo de toda la hoja, y se deberá constatar el error con una salvedad adjuntando la firma de las autoridades de la sociedad dando fe a la anulación de la página del libro que se quiera anular.
En conclusión
Como vimos a lo largo del artículo, los libros contables son esenciales para documentar cada movimiento, operación económica-financiera del ente y para darle orden y sentido a la información que pueda surgir de la operatoria del ente.
Es muy importante para el correcto desarrollo financiero, económico y patrimonial de una empresa llevar estos libros contables en legal forma y con personas idóneas que puedan manipularlos de forma efectiva.
Por otro lado, es un plus contar un software de gestión ya que este tipo de sistemas pueden guardar una gran cantidad de información en la nube, que se actualiza constantemente. Además, permite automatizar muchos cálculos lo que hace que se reduzca notablemente el error humano.
Entonces, a la hora de constatar la información de los libros contables, los sistemas de gestión pueden servir como un respaldo muy fiable. Si querés conocer más sobre los softwares de gestión, te recomendamos que ingreses a xubio.com y vea todas las funcionalidades que tiene para ofrecerte.
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¿Qué son los libros contables?
Los libros contables, también denominados libros del comercio o libro de contabilidad, son documentos físicos que permiten a las empresas llevar una contabilidad ordenada facilitándoles el seguimiento cronológico de sus operaciones financieras y económicas.
¿Cuáles son las características de los libros contables?
- Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.
- Registran información contable, económica y financiera cierta.
- Los registros que lo componen se denominan asientos contables y se realizan en orden cronológico.
- La información se asienta de manera ordenada y sistemática
- Tiene plena validez legal ya que están rubricados por escribanos públicos y se transforma en un instrumento privado.
- En la actualidad pueden llevarse en papel o pueden llevarse también de forma digital mediante el sistema de hojas móviles.
¿Qué tipos de libros contables?
- Registros contables obligatorios o indispensables
- El libro Diario
- El libro de Inventarios y Balances
- Libro Mayor
- Libros auxiliares
- Estado de flujos de efectivo
¿Cómo anular una hoja de un libro contable?
Una hoja de un libro contable se anula mediante el trazado de una línea diagonal a lo largo de toda la hoja, y se deberá constatar el error con una salvedad adjuntando la firma de las autoridades de la sociedad dando fe a la anulación de la página del libro que se quiera anular.
