Sistema de información contable: qué es, para qué sirve, beneficios ¡y más!

En este artículo te vamos a contar todo sobre el sistema de información contable: qué es, para qué sirve, qué beneficios tiene, qué características posee, por qué es una buena idea contratar uno para tu empresa y ¡mucho más! ¡Seguí leyendo!

¿Qué es un sistema de información contable y para qué sirve?

Un sistema de información contable es una herramienta en la nube que recopila, almacena y procesa los datos financieros y contables de una empresa. Algunos de los datos que incluye son ingresos, egresos, gastos, inventario, nómina, libro mayor y diferentes reportes.

Este tipo de sistema sirve para poder entender la situación económica de una compañía de forma rápida y eficaz. De esta manera, los directivos o las partes interesadas pueden tomar decisiones acertadas para potenciar el negocio.

En otras palabras, los objetivos de un sistema contable son:

• Agilizar procesos
• Automatizar la contabilidad de la empresa
• Agrupar la información financiera y contable en reportes
• Analizar los datos contables (históricos y presentes)
• Realizar el análisis económico y financiero de la organización
• Realizar presupuesto con base en información

¿Cuáles son las características de un sistema contable?

Los sistemas de información contable poseen seis características principales. A continuación, te contamos cuáles son:

1. Practicidad

Una de las principales características de los sistemas de información contable es su facilidad de uso. Gracias a ellos, se puede dejar de lado el lápiz y el papel y cargar todos los datos rápidamente. Además, esto permite que se generen menos errores ya que está todo más automatizado.

2. Flexibilidad

Los sistemas contables pueden adaptarse a la necesidad de cada organización para poder gestionar de manera más eficaz todas las operaciones y, de esta forma, tratar de utilizar la menor cantidad de recursos posibles.

3. Gestión de informes

Otra de las características de los programas de contabilidad es que genera informes de manera automática, en función de los datos y la información que hayamos incluido en él. Informes de cuentas de pérdidas y ganancias, balances y poder hacer comparativas en tiempo real, así como entre diferentes períodos. Así, podrás realizar un control exhaustivo y detallado de todas las operaciones que realices.

4. Integración

Este tipo de sistema no solo permite integrar diferentes funciones, sino que también ofrece la posibilidad de integrar el sistema con otras plataformas como, por ejemplo, Mercado Libre o Mercado Pago. De esta forma, todas las acciones se pueden realizar y actualizar desde un solo lugar.

5. Portabilidad

La mayoría de los sistemas contables se encuentran en la nube por lo que para utilizarlos solo te necesita Internet. Esto sin dudas es una gran ventaja ya que vas a poder ingresar a ver el estado financiero de tu empresa cuando quieras, donde quieras y desde el dispositivo que te sea más cómodo.

6. Seguridad

Otra de las características que tiene un sistema de información contable es que es seguro. Esto se debe a que para ingresar se necesitan claves. Por lo que solo las personas que posean esas claves van a poder ingresar.

¿Cuáles son las funciones de este tipo de sistema?

Los sistemas contables poseen varias funciones para potenciar una compañía. Entre ellas se encuentran:

Almacenamiento de datos

Una de las principales funciones de un sistema de información contable es almacenar datos para que puedas consultarlos en cualquier momento, así como modificarlos o compartirlos con quien desees.

Salida de datos

Este tipo de sistemas permite que toda esa información almacenada a lo largo del tiempo pueda plasmarse en diferentes reportes que incluyen informes de antigüedad de cuentas por cobrar basados en la información del cliente, calendarios de depreciación para activos fijos y saldos de prueba para informes financieros.

Relaciones con las áreas

Un sistema de información contable tiene la habilidad de integrar las diferentes áreas de una empresa ya que, por ejemplo, el departamento de ventas puede cargar un presupuesto que luego será revisado por el equipo de administración y enviado al área de cuentas por pagar.

Facturación

Muchos sistemas de información contable brindan la posibilidad de realizar facturas electrónicas. Por ejemplo, Xubio, una vez que cargás los datos, envía las facturas a la AFIP y luego vos podés enviarlas a tus clientes.

Contabilidad

Otros sistemas contables tienen todas las herramientas exclusivamente para que los contadores puedan realizar su trabajo con mayor rapidez y facilidad. También, hay algunos que ofrecen un espacio para que los que lo necesiten, puedan buscar un contador.

Presupuestos

La mayoría de estos sistemas permiten crear presupuestos para enviar a tus clientes y hay algunos que te dan la posibilidad de personalizarlos con tu logo.

Liquidación de sueldos

Con esta función, los softwares de información contable te permiten administrar de forma más automatizada todo lo referido a los sueldos de los empleados. Además, te dan la posibilidad liquidar sueldos desde cualquier lugar ya que vas a trabajar en la nube y vas a tener toda la información en el mismo lugar.

Inventario de Mercaderías

Los sistemas contables ofrecen la posibilidad de tener toda la información sobre tu stock en el mismo lugar. Es decir, que tenés la posibilidad de controlar la disponibilidad de los diferentes productos y su movimiento desde cualquier dispositivo.

¿Qué tipos de software contables existen?

Existen diversos tipos de softwares contables. A continuación, te mencionamos algunos de ellos:

1. Sistema contable para facturación: emite facturas, cheques y toda documentación de la actividad financiera para luego proceder a la validación y autorización.
2. Sistema para la gestión de nóminas: este tipo de software tiene por objetivo controlar y gestionar la nómina de una empresa.
3. Sistema de planificación recursos institucionales: se encarga de la compra de materiales, la elaboración de productos y gestiona y controla el stock y la distribución, además de realizar operaciones contables.
4. Sistema de gastos: Este sistema fue diseñado para ayudar a agilizar los ciclos de facturación, así como para aprobar los gastos que realiza la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un sistema contable?

A continuación, te vamos a contar cuáles son las ventajas de un sistema de información contable:

Ahorro de tiempo y dinero

Como vimos anteriormente, cuando se utiliza un software contable, se reducen muchísimo los tiempos de elaboración de registros contables ya que se automatizan muchos procesos. En consecuencia, también se reducen la cantidad de errores. Asimismo, como se utilizan menos recursos, hay un considerable ahorro de dinero.

Mejora en la gestión del negocio

Al usar un software de contabilidad las empresas no solo tienen todos sus datos unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les facilita la toma de decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la empresa.

Simplificación de los procesos administrativos

Una de las funciones que tienen los sistemas contables es la de automatizar y agilizar muchas tareas que se realizan en el día a día. Es por eso que uno de los grandes beneficios que tienen estos sistemas es la posibilidad de simplificar todos los procesos administrativos.

Mayor organización

Con un sistema contable todos los comprobantes van a estar organizados y unificados en un mismo lugar. En consecuencia, las empresas van a tener su información disponible en todo momento. De esta forma, se reducen los tiempos de búsqueda. Por otro lado, este tipo de programas se encuentran almacenados en la nube, por lo que la información se puede revisar en cualquier momento, desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. 

Se reduce la cantidad de papel

Como estos softwares emiten facturas electrónicas, las empresas pueden reducir considerablemente su consumo de papel, gastos de impresión y el impacto que tienen sus actividades en el medio ambiente.

En conclusión

Un sistema de información contable es una solución de gestión que te va a hacer ahorrar mucho tiempo y dinero. Si querés conocer más sobre este tipo de sistema o querés comenzar a utilizar uno cuanto antes, te recomendamos que ingreses a xubio.com.