En este artículo te vamos a contar todo lo que necesitas saber sobre las notas de débito, documento contable comúnmente utilizado por gran cantidad de empresas a diario, en nuestro país. ¡Seguí Leyendo!
¿Qué es? ¿Para qué sirve? ¿Cómo y cuándo se emite? ¿Cuál es su diferencia con una nota de crédito? Son algunas de las preguntas que te responderemos en el desarrollo de esta nota. No dejes de leer este artículo ¡Es tu oportunidad de entender qué es este tipo de documento contable que es tan utilizado en el ámbito comercial, contable y tributario!
Nota de débito ¿Qué es y para que sirve?
Una nota de débito es un documento comercial, contable y tributario que tiene validez ante la Administracion Federal de Ingresos públicos y es emitido por el vendedor de un bien o prestador de un servicio hacia el comprador.
Como la AFIP no permite la anulación de las facturas realizadas de forma electrónica, la única forma de poder rectificar el importe original de forma parcial o en su totalidad es mediante las notas de débito. Su finalidad es emitir y modificar una factura realizada anteriormente por el vendedor, es decir se utiliza como un ajuste a la factura original asentando una diferencia a favor del vendedor.
Por otra parte, una nota de débito también brinda información sobre una próxima factura o puede servir como recordatorio de un monto adeudado. El comprador usa la nota de débito para registrar el aumento de su deuda y el vendedor utiliza la nota de débito para registrar una transacción en su sistema contable.
Diferencias entre Nota de Débito y Nota de crédito
El término nota de crédito suele confundirse con el de nota de débito ya que tienen finalidades parecidas, pero no son iguales. A continuación, te vamos a contar cuáles son las diferencias entre una nota de crédito y una nota de débito.
Las notas de débito y crédito son de los documentos más utilizados para regularizar y ajustar diferencias en la facturación por errores, omisiones, intereses o cualquier otro factor de los antes mencionados.
La principal diferencia es que la nota de crédito tiene como finalidad modificar el importe a favor del cliente. En cambio, la nota de débito se emite para asentar una diferencia a favor del vendedor.
¿Cuándo se emite un Nota de Débito?
Como mencionamos anteriormente, las notas de débito se efectúan cuando el vendedor tiene la necesidad de rectificar el importe de una factura de forma parcial o en su totalidad. A continuación, les detallaremos en qué situaciones se debe hacer una nota de débito:
Tanto monotributistas como responsables Inscriptos, y sea por venta de bienes o presten servicios, necesitarán emitir una nota de débito si:
- Ingresaron erróneamente el importe de la factura. Es decir, si le cobraron de menos a su cliente.
- Necesitan añadirle un interés a la venta.
- Agregan gastos extra por envío.
- Aumenta el presupuesto a favor del vendedor.
- Se adicionan otros servicios o productos.
¿Cómo se confecciona una Nota de Débito?
La forma en la cual se confeccione la nota de débito, va a depender, al igual que con la emisión de facturas, de la posición frente al IVA que tengan tanto el comprador, como el que venda:
- Si este es Responsable Inscripto y la emite a otro Responsable Inscripto, llevará la letra “A”.
- Si el comprador es monotributista o exento, llevará la letra “B”.
- Por último, si el que vende es monotributista o exento, la nota de débito tendrá la letra “C”.
En resumen, tanto las notas de débito como de crédito van a llevar la misma letra de la factura que le dio origen.
Si querés conocer más sobre facturación electrónica, te recomendamos que leas nuestra nota “¿Qué es, cómo y por qué utilizarla?”.
¿Cómo se emite una nota de débito?
Una nota de débito se puede emitir de dos maneras. Una de ellas es ingresando a la página de la AFIP y la otra es a través de un software de gestión. A continuación te contamos cómo es cada proceso.
Emitir una nota de débito desde la AFIP
PASO 1
Ingresar a AFIP con CUIT y Clave Fiscal, y seleccionar la opción “Comprobantes en Línea”. Luego, hacer clic en “Generar comprobantes”.
PASO 2
En la opción de punto de venta, es importante seleccionar el mismo que se utilizó en la factura original que vas a querer corregir a tu favor.
PASO 3
En “Tipo de comprobante”, hay que indicar que se va a realizar una nota de débito. En la sección “Fecha de comprobante”, colocar la misma fecha que la factura original y en “Concepto” también debe ser igual a la factura original.
PASO 4
Para completar el rango de fecha, se deben sacar los datos del comprobante emitido (fecha de vencimiento para el pago). Hacer clic en “Continuar”.
PASO 5
Elegir la condición frente al Impuesto al Valor Agregado y completar los datos del cliente. Los mismos deben coincidir en ambos comprobantes.
PASO 6
Comprobantes asociados: es el paso más importante. Aquí se deberá escoger el mismo tipo de factura, e ingresar el número de comprobante de la factura original.
PASO 7
En los pasos siguientes, completar la descripción del producto o servicio (por ejemplo, “anulación”). En precio y cantidades, ingresar los mismos datos.
PASO 8
Continuar y confirmar la generación de la nota de débito.
Emitir una nota de débito desde un software de gestión
Antes de contarte cómo emitir una nota de débito desde un software de gestión, vamos a explicarte qué es. Un sistema de gestión es una herramienta que permite simplificar y automatizar las tareas administrativas de una empresa o estudio contable.
Algunos de estos sistemas, como Xubio, además de emitir notas de débito permiten facturar electrónicamente, controlar inventarios, generar reportes, liquidar sueldos y hacer ajustes por inflación automáticos, entre otras funcionalidades.
Ahora que ya sabés qué es un sistema de gestión, te vamos a explicar cómo se emite una nota de débito desde Xubio.
Paso 1: Ingresá al módulo de ventas y hace clic en “Comprobantes de ventas”. Luego presioná el botón “nueva venta” y completá los campos de “cliente”, “condición de pago”, “Comprobante”, “número”, “fecha” y “vencimiento de pago”.
Paso 2: Cargá los productos o servicios que hayas comprado y completá los campos “Producto/servicio”, “Cantidad”, “Precio”, “IVA”, “no gravado”
Paso 3: Hacer clic en “guardar y enviar a la AFIP”
Si querés conocer más sobre este proceso, te invitamos a leer nuestro instructivo: “¿Cómo ingreso una nueva nota de venta en Xubio Argentina?”
En conclusión
Como vimos a lo largo del artículo, las notas de débito son documentos que se utilizan de forma cotidiana en la vida contable, comercial y tributaria tanto de personas físicas como empresas para llevar las cuentas corrientes de una forma correcta. Por lo tanto, es importante conocer los motivos por los cuales se tiene que emitir y bajo qué forma hay que llevarla a cabo.
También, pudiste conocer que el proceso de emitir una nota de débito puede ser bastante engorroso si se hace desde la página de la AFIP y mucho más sencillo si se realiza desde un software de gestión, que además te permite simplificar otras tareas administrativas. Si estás interesado en incorporar uno, te recomendamos que ingreses a xubio.com y veas todas las funcionalidades que tiene para ofrecerte.
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